Использование личного имущества работника

«Своя рубашка ближе к телу» — так гласит пословица. Не потому ли некоторые работодатели не против, если сотрудники используют свое личное имущество в служебных целях? Казалось бы, и овцы целы, и волки сыты: у компании снижаются расходы на приобретение основных средств, сотрудник может использовать для работы привычные вещи, о состоянии которых он осведомлен лучше кого бы то ни было. Но так ли все просто?

Может ли работодатель использовать личное имущество работников в производственных целях? Нужно ли получать согласие сотрудника на использование его имущества? Что следует знать работнику, когда он соглашается на то, чтобы его автомобиль или оргтехника участвовали в «общем деле» фирмы? Как правильно рассчитать компенсацию такому сотруднику? Как видите, в столь простом, на первый взгляд, деле руководство компании может столкнуться с множеством сложностей и нюансов. Как же быть?
Прежде всего, разберемся в следующих вопросах: что, зачем и почём? А именно:
какое имущество может быть использовано в производственных целях;
для чего это делается;
какие компенсации предусмотрены сотрудникам за то, что их личное имущество «работает» на организацию;
во что может обойтись работодателю нарушение прав сотрудника.

Что?

Чаще всего, конечно, сотрудник «жертвует» фирме свой личный автомобиль или иное транспортное средство (например, мотоцикл). На следующем месте — мобильный телефон и различная оргтехника (принтер, сканер, факс или МФУ), что особенно актуально для удаленных сотрудников. Но важно не забывать, что используемое личное имущество должно быть непосредственно связано с функциональными обязанностями работника, указанными в его должностной инструкции или трудовом договоре.

Зачем?

Очевидно, что не для всех организаций экономически целесообразно приобретать основные средства: появится необходимость их технического обслуживания, возможно, потребуется включение в штат технического специалиста для выполнения ремонтных работ, приобретение расходных материалов и запасных частей. Далеко не всегда нужное оборудование можно арендовать или взять в лизинг по приемлемой цене. Также не следует забывать и о риске выхода оборудования из строя и прерывания производственного процесса по этой причине. Что же делать? Вполне логичным выходом может стать передача такого риска сотруднику с соответствующей компенсацией. В этом случае наличие исправного оборудования на рабочем месте перестает быть вопросом работодателя. А сотрудник получает возможность использовать уже имеющееся у него и хорошо знакомое устройство с пользой для организации и для себя. Если личное имущество работника по своему функциональному предназначению не может быть применено в производственной деятельности, то выплаты работнику за использование такого имущества с включением этих сумм в себестоимость могут повлечь за собой штрафные санкции со стороны государственных органов.

Почём?

Если проанализировать ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ, можно сделать вывод, что для законного использования личного имущества работника и выплаты за это компенсаций необходимо выполнение следующих существенных условий:
1. Согласие работодателя на использование личного имущества сотрудника.
2. Наличие соглашения между сторонами, заключенного в письменной форме.
Расходы работнику за использование его имущества можно возместить только при наличии письменного соглашения. С учетом этого утверждения логично предположить следующее: законодатель в неявном виде рассчитывал, что это соглашение и будет выражать осведомленность работодателя и его согласие на выплату возмещения.
Однако даже имеющееся письменное соглашение и осведомленность работодателя не означают, что сотруднику автоматически компенсируют затраты.

Справка. Статья 188 ТК РФ: «При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме».

На практике. Суд отказал работнику в праве на возмещение расходов за использование личного автомобиля. Истец обратился в суд с требованиями к ответчику о погашении задолженности по зарплате, взыскании пособия по временной нетрудоспособности, компенсации за неиспользованный отпуск, компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях с начислением процентов за просрочку выплаты указанной суммы, а также о компенсации морального вреда. Согласно материалам дела, между истцом и ответчиком заключен трудовой договор, предусматривающий, что истец при исполнении трудовых обязанностей, связанных со служебными разъездами, использует принадлежащий ему автомобиль, и ему выплачивается компенсация за использование и износ автомобиля (согласно путевым листам). Представитель работодателя, возражая против присуждения истцу такой компенсации, ссылался на отсутствие тех самых путевых листов. Суд, лишенный возможности проверить заявленную истцом сумму компенсации за использование личного автомобиля, т.к. путевые листы и другие соответствующие доказательства суду не были представлены, данное требование оставил без удовлетворения (Заднепровский районный суд города Смоленска в решении по делу N 2-2019/2013 ~ М-1688/2013 от 30 июля 2013 г.).

Это надо знать. Министерство финансов России в своих письмах от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 и от 30.11.2012 N 03-03-07/51 по вопросу о документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых сотрудниками для выполнения служебных обязанностей, разъясняло следующее: в соответствии со ст. 9 «Первичные учетные документы» Федерального закона «О бухгалтерском учете» (ранее действовал Закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ, с 01.01.2013 действующим является Закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ) для подтверждения факта использования транспортного средства должны быть оформлены первичные учетные документы — путевые листы.
Для федеральных государственных гражданских служащих правила и размер компенсации за использование личного транспорта определены Постановлением Правительства от 02.07.2013 N 563.

И таких примеров немало, но почему? Казалось бы, если в трудовом договоре указано, что работник для выполнения своих основных функций использует личное имущество, в частности автомобиль, и получает за это компенсацию, то почему суды отказывают истцам во взыскании невыплаченных компенсаций с работодателей?
В основном причина заключается в отсутствии письменного соглашения или других документов, наличие которых предусматривает это соглашение.
При заключении соглашения об использовании личного имущества между работодателем и сотрудником в него следует включить:
точное наименование личного имущества;
его отличительные признаки, например, серийный номер;
стоимость имущества на дату заключения соглашения;
основания права собственности на имущество (это не всегда возможно в отношении мелкого производственного инструмента, но в таком случае будет достаточно указания в соглашении права собственности работника).
В соглашении (см. приложение) следует определить не только объект компенсации (выплата за использование или платежи за износ), но и какие конкретно расходы включаются в сумму выплаты (например, на замену расходных материалов и комплектующих, ремонт имущества и т.д.). Необходимо явно указать размер выплаты компенсации, сроки, основание и порядок расчетов, а также срок действия данного соглашения.
Если сотрудники используют личные мобильные телефоны для ведения служебных разговоров, то размер компенсации может быть установлен приказом по организации, как свидетельствует судебная практика по спорам с Пенсионным фондом и Фондом социального страхования. Однако соглашение сторон об использовании сотрудниками своего мобильного телефона должно быть закреплено отдельным документом. Это может быть трудовой договор или приложение к нему. Также не следует забывать, что компенсация за использование личного имущества не может осуществляться при нахождении сотрудника в отпуске или его отсутствии на рабочем месте по болезни (см. Письмо Министерства финансов от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87).
Есть особенности в оформлении использования личного имущества руководителей организаций или лиц, исполняющих их обязанности. Использование личного имущества руководителя предприятия им самим ограничено положением п. 3 ст. 182 ГК РФ: «Представитель не может совершать сделки от имени представляемого в отношении себя лично» (см. решение Новгородского районного суда Новгородской обл. по делу N 2-1650/13). То есть, например, директор предприятия не может использовать свой личный автомобиль в представительских целях и при этом сам находиться за рулем.
Возмещение конкурсному управляющему использования своего личного имущества при осуществлении им деятельности в рамках дела о несостоятельности (банкротстве) возможно только при наличии согласия собрания кредиторов, что следует, например, из постановления 6-го арбитражного апелляционного суда г. Хабаровска от 29.01.2014 N 06АП-7180/2013.
Важно учитывать, что размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. Об этом говорится в ряде нормативно-правовых актов, в том числе в Письме Фонда социального страхования от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985 «Обзор ответов на вопросы по применению положений Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» и Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».
Необходимо отметить, что Трудовой кодекс в частности и трудовое законодательство в целом не ограничивают стороны соглашения в определении размера возмещения расходов за использование имущества работника, но все же существует ряд ограничений, связанных с особенностями налогового законодательства (см. пример).

Пример
Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» устанавливает размер компенсации за легковые автомобили с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно в размере 1200 рублей, свыше 2000 куб. см. — 1500 рублей, на мотоциклы — 800 рублей. Однако данное ограничение направлено не на ущемление прав участников соглашения — оно вытекает из подп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации от 05.08.2000 N 117-ФЗ, п. 3 ст. 217 НК РФ и п. 25 ст. 255 НК РФ, регулирующих исчисление налога на прибыль организации и относящихся исключительно к вопросам налогообложения.

Соответственно, нужно иметь в виду, что превышение законодательно закрепленных ограничений в размере компенсации за использование личного имущества работников повлечет за собой увеличение налоговой нагрузки на предприятие.
Существенное условие для заключения соглашения об использовании личного имущества работника — наличие необходимых полномочий у лица, дающего разрешение на использование имущества. Таким лицом может быть: начальник цеха, мастер участка, сестра-хозяйка, начальник учебной части школы. Организация определяет это сама, исходя из своей структуры и способов выполнения бизнес-процессов. На предприятиях, где работают 10 000 сотрудников, этих людей может быть несколько, а там, где 100, — один человек. Государственных нормативных актов, указывающих, кто не может быть назначен таким лицом по уровню должности или ее названию, — не существует.
В качестве документа, подтверждающего данные полномочия непосредственного или прямого руководителя, следует рассматривать локальный нормативный акт организации или доверенность, выданную надлежащим лицом. Необходимо включить в этот документ прямую формулировку, указывающую на то, что должностное лицо от имени работодателя имеет право давать разрешение сотруднику использовать личное имущество в производственной деятельности. Отсутствие такого документа может повлечь возникновение спора: так, например, исходя из отсутствия по должностным обязанностям необходимых полномочий у старшей медсестры, суд отказал истице в удовлетворении требований о взыскании денежных средств, затраченных на приобретение спецодежды (дело N 2-238/2013 ~ М-204/2013, решение Заларинского районного суда Иркутской области РФ от 12 июля 2013 г.).
Также примечательны судебные решения по вопросам компенсации использования личного имущества работника, в которых суд основывается на условиях труда и особенностях служебной деятельности работника, закрепленных в трудовом договоре или должностной инструкции.

На практике
Пример 1. Няганский городской суд Ханты-Мансийского автономного округа в решении от 23 апреля 2012 г. отказал работнику пожарной части в возмещении расходов на использование личного транспортного средства. Основанием для отказа стало следующее обстоятельство: выплаты производятся в случаях, если работа сотрудника по роду производственной деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями, однако, согласно имевшейся должностной инструкции, работа пожарного разъездной не являлась, т.к. в случае возникновения пожара доставка пожарных к месту тушения осуществляется на пожарном автомобиле.
Пример 2. При рассмотрении спора в Симоновском районном суде г. Москвы от 28 июня 2010 г., подтвержденного определением по делу от 30 ноября 2010 г. N 33-37107 судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда, суд также исходил из фактических обстоятельств дела, основываясь на том, что, согласно должностной инструкции регионального торгового представителя, последний должен иметь специальные навыки по вождению автомобиля и иметь права категории «В», кроме того, согласно должностной инструкции, работник был обязан регулярно лично посещать каждого клиента согласно маршруту, а также вести постоянный поиск новых клиентов. Несмотря на то что материалами дела установлено, что соглашение о возмещении истцу расходов в связи с использованием личного транспорта в служебных целях между сторонами в письменном виде не заключалось, суд принял решение о взыскании компенсации в счет возмещения расходов на бензин, мобильную связь, амортизацию транспортного средства.

Это надо знать. В соответствии с положениями раздела XI ТК РФ основными элементами, необходимыми для принятия решения о выплате компенсации за повреждение или уничтожение личного имущества работника, являются:
1. Наличие вины работодателя в уничтожении или повреждении указанного имущества и, разумеется, отсутствие вины сотрудника.
2. Наличие причинно-следственной связи между причинением вреда и противоправными действиями работодателя.
3. Возмещение ущерба должно производиться независимо от того, возмещались или нет расходы, связанные с пользованием уничтоженного или поврежденного имущества.
Согласно смыслу ст. 235 ТК РФ отсутствие письменного соглашения об использовании имущества не является основанием для отказа в компенсации.

Во избежание возникновения неоднозначных ситуаций и, как следствие, судебных споров при отсутствии отдельного соглашения или отсутствии условий об использовании личного имущества работника непосредственно в самом трудовом договоре работодателям необходимо быть предельно конкретными и внимательными в формулировках и требованиях, указываемых в локальных нормативных актах, определяющих функциональные обязанности сотрудника.
Помимо уже рассмотренной категории вопросов, следует выделить ситуации, связанные не с компенсациями за использование личного имущества, а с возмещением вреда, причиненного уничтожением или повреждением собственного имущества работника.

На практике. Согласно решению Мещанского районного суда г. Москвы от 22 декабря 2009 г. и определению судебной коллегии по гражданским делам Московского городского суда по делу от 3 августа 2010 г. N 33-22649 работнику было отказано в удовлетворении требований к работодателю о возмещении ущерба, вызванного пропажей денежных средств. Истец подал исковое заявление о возмещении ущерба, ссылаясь на то, что при выполнении своих трудовых обязанностей в помещении работодателя при возвращении на свое рабочее место он обнаружил, что выдвижные ящики тумбочки вскрыты, и денежные средства отсутствуют. Он направил работодателю заказным письмом докладную записку об обнаружении данного факта, однако работодатель в возмещении денежных средств отказал. Суд, принимая решение, основывался на том, что главным условием возмещения ущерба является факт его причинения работнику при исполнении им трудовых обязанностей или в связи с трудовыми отношениями.

Таким образом, во избежание необоснованных претензий со стороны работников по компенсациям за уничтоженное или поврежденное личное имущество разумнее всего включить описание правил хранения личного имущества персонала на территории работодателя в локальные нормативные акты. Таким документом могут стать Правила внутреннего трудового распорядка организации (см. пример), с которыми, естественно, каждый сотрудник должен быть ознакомлен под подпись.

Пример

Правила внутреннего трудового распорядка

5. Основные права и обязанности Работодателя.
…
5.5. Материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами. Каждая из сторон трудового договора обязана доказать размер причиненного ей ущерба.
5.6. За имущество, принадлежащее работнику и используемое им в рабочих целях без ведома работодателя, работодатель ответственности не несет.
…

Вопросы, связанные с компенсациями работникам за используемое в производственной деятельности личное имущество, достаточно часто обсуждаются в периодических изданиях для бухгалтерских и финансовых подразделений, попадая в поле зрения работников служб персонала и отделов кадров. Но необходимо помнить и о второй стороне вопроса, связанного с личным имуществом работников, — если оно повреждено или уничтожено по вине работодателя, то придется выплатить компенсацию сотруднику, причем такая выплата должна быть произведена из прибыли предприятия.

Приложение

Соглашение N 1
об использовании личного имущества

г. Москва 1 февраля 2014 года

ООО «Весна», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Сидорова Валерия Игоревича, действующего на основании устава, с одной стороны и гражданин РФ Иванов Павел Степанович, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны заключили настоящее соглашение о нижеследующем:
1. Предмет соглашения.
1.1. Работник использует по поручению Работодателя личный автомобиль марки «Шевроле-лачетти», государственный регистрационный знак У167КВ177, идентификационный номер (VIN) XUUNA345J70000 234, год выпуска 2007, двигатель N 909 111К, кузов (коляска) N XUUNA345J70000234, цвет Бежевый, паспорт транспортного средства (ПТС) — серия 22 ТС N 222 222, свидетельство о регистрации транспортного средства — серия 33 TY N 333 333, в служебных целях на основании служебных заданий.
2. Обязанности сторон.
2.1. Работодатель обязуется:
2.1.1. Поручать Работнику выполнение заданий с использованием личного автомобиля.
2.1.2. Выплачивать Работнику компенсационные выплаты за использование личного автомобиля для служебных нужд, покрывающие платежи за износ автомобиля, расходы на текущий ремонт и техническое обслуживание, на приобретение горюче-смазочных материалов из расчета не более 1500 (одной тысячи пятисот) рублей 00 копеек в месяц пропорционально отработанному времени в течение месяца на основании учета служебных поездок.
2.2. Работник обязуется:
2.2.1. Использовать личный автомобиль в течение рабочей недели на основании выданных Работодателем служебных заданий.
2.2.2. Не допускать неэффективного применения автомобиля при использовании его в служебных целях.
2.2.3. Предоставлять Работодателю документы, подтверждающие расходы, связанные с использованием личного автомобиля в служебных целях, согласно листу учета служебных поездок на личном транспорте, прилагаемому к настоящему соглашению.
3. Порядок расчетов.
3.1. При использовании автомобиля в служебных целях Работник самостоятельно за собственный счет обеспечивает закупку горюче-смазочных материалов и заправку автомобиля, а также оплачивает другие расходы. Для получения компенсационной выплаты, указанной в п. 2.1.2 настоящего соглашения, Работник предоставляет в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля и ведет учет служебных поездок.
3.2. Работодатель осуществляет компенсационные выплаты Работнику дополнительно к должностному окладу в сроки, определенные для выплаты заработной платы за месяц.
3.3. Выплата, указанная в п. 2.1.2 настоящего соглашения, не выплачивается за время нахождения Работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется.
3.4. Основанием для компенсационной выплаты является приказ Генерального директора.
4. Ответственность сторон.
4.5. Работник самостоятельно несет ответственность за соблюдение правил дорожного движения, а также за ущерб, нанесенный третьим лицам вследствие нарушения правил дорожного движения.
4.6. За неисполнение или ненадлежащее исполнение условий настоящего соглашения виновная сторона несет ответственность согласно действующему законодательству.
5. Срок действия соглашения.
5.1. Настоящее соглашение вступает в силу 1 февраля 2014 года и может быть прекращено по письменному согласию обеих сторон, требованию Работодателя в случае, если надобность в использовании личного автотранспорта отпала, или в случае невозможности использования Работником личного автотранспортного средства в служебных целях, а также может быть расторгнуто в судебном порядке по требованию одной из сторон, в том числе при невыполнении другой стороной условий настоящего соглашения. соглашение прекращается также при расторжении трудового договора между сторонами (независимо от причин).
6. Прочие условия.
6.7. Настоящее соглашение составлено в двух подлинных экземплярах — по одному для каждой из сторон.
6.8. В случаях, не предусмотренных настоящим соглашением, стороны руководствуются действующим законодательством РФ.
7. Адреса, реквизиты и подписи сторон.