Обязательно ли издавать приказ о назначении лица, ответственного за ведение и хранение трудовых книжек, или достаточно указать эти обязанности в должностной инструкции? Может ли государственный инспектор труда привлечь к ответственности за отсутствие такого приказа?

Правила ведения трудовых книжек являются актом трудового законодательства и устанавливают комплекс обязанностей работодателя по ведению трудовых книжек. Так, в соответствии с ч. 1 п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Частью 2 п. 45 Правил установлено, что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Считаем, что хотя должностная инструкция работника, фактически ведущего трудовые книжки, подтверждает его полномочия, приказ о назначении его ответственным за ведение трудовых книжек все равно нужен. Может быть, в отделе кадров применяется должностная инструкция инспектора по кадрам, а работников, занимающих такую должность, несколько. Кроме этого, не в каждой организации существуют должностные инструкции. Поэтому считаем, что издание приказа о возложении работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним на определенного работника обязательно. При этом можно сразу указать, кому эти обязанности могут передаваться в случае отсутствия уполномоченного работника. А также не следует забывать издать новый приказ в случае увольнения с работы уполномоченного лица. При смене уполномоченного лица трудовые книжки нужно передать по акту приема-передачи.

Что касается проверки организации ГИТ, в силу ст. 357 ТК РФ государственные инспекторы труда при осуществлении федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, могут привлечь работодателя к ответственности за отсутствие такого приказа, поскольку имеют право:

— беспрепятственно в любое время суток при наличии удостоверений установленного образца посещать в целях проведения проверки организации всех организационно-правовых форм и форм собственности;

— запрашивать у работодателей и их представителей, органов исполнительной власти и органов местного самоуправления и безвозмездно получать от них документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций;

— предъявлять работодателям и их представителям обязательные для исполнения предписания об устранении нарушений трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, о восстановлении нарушенных прав работников, привлечении виновных в указанных нарушениях к дисциплинарной ответственности или об отстранении их от должности в установленном порядке;

— составлять протоколы и рассматривать дела об административных правонарушениях в пределах полномочий, подготавливать и направлять в правоохранительные органы и в суд другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности согласно федеральным законам и иным нормативным правовым актам РФ.