В нашей организации есть филиалы, находящиеся в других городах. Трудовые книжки всех работников хранятся в головном офисе. Как нам поступать, чтобы работник мог вовремя получить трудовую книжку? Обычным путем это сделать невозможно. Должны ли мы вызывать работников для получения трудовых книжек или высылать их по почте?

В данной ситуации, конечно, работники филиалов не смогут получить трудовые книжки в последний день работы, ведь согласно п. 10 Правил записи об увольнении делаются непосредственно в день увольнения. Кроме этого, если, например, работник увольняется по собственному желанию, то в силу ст. 80 ТК РФ он может отозвать свое заявление об увольнении в течение двухнедельного срока уведомления работодателя. Таким образом, внести запись в трудовую книжку заранее работодатель не имеет права в любом случае.

Кадровику в первую очередь необходимо выяснить, каким образом работник планирует получить трудовую книжку. Некоторые специалисты считают, что предлагать работнику получить трудовую книжку по почте работодатель имеет право только в силу ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ: в случаях, когда трудовую книжку работнику выдать невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения. Но мы считаем, что при нахождении работника в другом городе законодательство не запрещает направить туда запрос с просьбой указать, каким образом работник хочет получить трудовую книжку: лично в отделе кадров или по почте на какой-либо адрес. Согласно же ст. 84.1 ТК РФ работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки со дня направления уведомления. Как правило, обмен документами в таких случаях осуществляется посредством факсимильной связи или электронной почты. При этом следует направить и оригиналы документов по почте.

Что касается трудовой книжки, направляется она, как правило, ценным письмом с описью вложения.