Составляем график отпусков

График отпусков является обязательным документом, который должен присутствовать в любой организации.

В нем отображается распределение ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации на календарный год по месяцам. График составляется работодателем в соответствии с требованиями законодательства и на основании потребности производственного процесса. При разработке графика работодатель должен учитывать пожелания работников.

Порядок разработки графика и правил предоставления отпусков отражается в локальных нормативных актах организации. Если данный документ отсутствует, то его необходимо разработать и утвердить.

При его разработке необходимо определить:

• Лицо, ответственное за разработку графика отпусков;
• Срок подачи работниками своих пожеланий относительно даты отпуска;
• Сроки согласования графика с руководителями структурных подразделений;
• Срок подачи графика на утверждение работодателю.

Графиком отпусков рекомендуется составлять по форме Т-7, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако, работодателем может быть разработана самостоятельная форма графика.

Подготовка графика отпусков

Перед составление графика рекомендуются проверить:

• Историю предоставления отпусков за последние годы;
• Присутствие в штате льготные категории работников.

Некоторые категории работников вправе потребовать отпуск в другое, подходящее для них время:

• Сотрудница перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
• Муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• Совместитель, если он уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ);
• Работник, являющийся родителем (опекуном, попечителем) ребенка в возрасте до 18 лет, для сопровождения несовершеннолетнего, поступающего в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования, расположенные в другой местности.

Также стоит не забывать, что продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). А для некоторых категорий работников должен быть предоставлен ежегодный дополнительный отпуск (ст. 116 ТК РФ).

Проект графика отпусков рекомендуется передавать руководителям структурных подразделений. Которые в свою очередь возвращают его после проведения корректировок, связанных с производственной необходимостью и пожеланиями работников.

На основании подданных сведений кадровая служба готовит сводный график отпусков организации и передает его на утверждение работодателя.

Заполнение графика отпусков

В большинстве случаев график заполняется кадровым работником.

В нем указывается:

• Полное и сокращение наименование организации;
• Наименование структурных подразделения и должностей в соответствии со штатным расписанием;
• Фамилии, имена, отчества и табельные номера работников (без сокращений);
• Продолжительность отпуска в календарных днях (если отпуск состоит из нескольких частей, то информация о продолжительности каждой части указывается отдельной строкой);
• Дату начала отпуска.

Примечание: в графике должна быть предусмотрен графа для проставлении отметок о дате фактического окончания отпуска, причинах его переноса.

После составления график подписывается руководителем кадровой службы и подается на утверждение работодателю.

Рекомендуется ознакомить работников с график отпусков под роспись (во избежание трудовых споров).

Это можно сделать включив в график соответствующею графу, заведя специальный журнал и т.п.

Кроме того, рекомендуется выдать копию графиков отпусков руководителям структурных подразделений, бухгалтерии и т.п. Оригинал графика должен хранится в кадровой службе в течении года.