Работник на семинаре
Сотрудник будет проходить обучение на семинаре в течение трех дней, включая выходные. Как оформить его отсутствие в рабочие дни, что ставить в табеле, какие выплаты ему положены, нужно ли предоставлять дополнительные дни отдыха и как учесть затраты — об этом в статье.
Часть 1 статьи 196 ТК РФ позволяет работодателю самостоятельно определять необходимость профессиональной подготовки и переподготовки кадров для собственных нужд, а также формы такой подготовки. В частности, подготовка может проводиться в форме разовых лекций, семинаров и других видов обучения продолжительностью менее 72 часов (письмо Роструда от 12.05.2011 N 1277-6-1).
Гарантии и компенсации работникам, обучающимся на лекциях и семинарах
По мнению Роструда, изложенному в письме от 12.05.2011 N 1277-6-1, формы обучения, определяемые работодателем, продолжительность которых составляет менее 72 часов, можно считать повышением квалификации. К этим формам подготовки должны применяться гарантии и компенсации, предусмотренные в статье 187 ТК РФ. Такой вывод специалисты Роструда делают на основании части 5 статьи 196 ТК РФ. В ней предусмотрена обязанность работодателя предоставлять работникам, проходящим профессиональную подготовку:
— необходимые условия для совмещения работы с обучением;
— гарантии, установленные трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором.
Примечание. Повышение квалификации
Повышение квалификации — обновление теоретических и практических знаний специалистов в связи с повышением требований к уровню квалификации и необходимостью освоения современных методов решения профессиональных задач. Проводится на основе договоров, заключаемых с образовательными учреждениями (п. 7 Типового положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26.06.95 N 610).
Следовательно, работникам, направляемым работодателем для повышения квалификации с отрывом от работы, в том числе на семинар, гарантируется сохранение:
— места работы (должности);
— средней заработной платы по основному месту работы.
Например, в коллективный договор может быть включено такое положение: «На время участия в совещаниях, заседаниях, семинарах за работником сохраняется средний заработок».
Как оформить отсутствие работника на рабочем месте
В табеле учета рабочего времени (унифицированные формы N Т-12 и N Т-13) дни отсутствия работника на рабочем месте в связи с направлением на обучающий или консультационный семинар обозначаются буквенным кодом ПК или цифровым 07 (повышение квалификации с отрывом от работы). Если семинар выездной, работодатель может использовать следующие коды:
— буквенный код ПМ или цифровой 08 — если работник направлен на повышение квалификации с отрывом от работы в другую местность. Этим же кодом отмечаются выходные дни, в которые работник находится на семинаре;
— буквенный код К или цифровой 06 — если направление на выездной семинар оформлено командировкой.
Примечание. Унифицированные формы N Т-12 и N Т-13 утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Работодатель не может заставить работника проходить обучение в выходной день
Определение времени отдыха дано в статье 106 ТК РФ. Это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению. Выходные дни относятся к видам времени отдыха (ст. 107 ТК РФ).
Следовательно, без согласия работника работодатель не может направить его на семинар в выходные для работника дни.
Но если работодатель предупредил работника о направлении на семинар под роспись, последний не вправе отказаться от участия в семинаре в выходной день.
Примечание. Время обучения на семинаре входит в специальный стаж для пенсии
Время нахождения застрахованного лица на семинарах включается в специальный стаж, дающий право на досрочное назначение трудовой пенсии (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 31.05.2011 по делу N А31-7590/2010).
Нужно ли предоставлять дополнительные дни отдыха за участие в семинаре в выходной день?
За участие в семинаре в выходной день работодатель не обязан предоставить работнику дополнительные дни отдыха, это трудовым законодательством не предусмотрено.
Работодатель вправе заключить с сотрудником, направляемым на семинар, проводимый организаторами в том числе в выходной день, дополнительное соглашение о предоставлении работнику дополнительных выходных дней.
Примечание. Когда работнику положены дополнительные дни отдыха
Работодатель обязан предоставить дополнительный выходной день:
— ежемесячно женщинам, работающим в сельской местности (ч. 2 ст. 262 ТК РФ);
— ежемесячно одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), работающему в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеющему ребенка в возрасте до 16 лет (ст. 319 ТК РФ);
— работникам-донорам после каждого дня сдачи крови и ее компонентов, а также в случаях, когда они вышли на работу в день сдачи крови или сдали кровь в период ежегодного оплачиваемого отпуска, в выходной или нерабочий праздничный день (ч. 2, 3 и 4 ст. 186 ТК РФ).
Лицам, осуществляющим уход за детьми-инвалидами, предоставляется четыре выходных дня в месяц (ч. 1 ст. 262 ТК РФ).
Оплачивается ли работнику участие в семинаре в выходной день?
Трудовой кодекс этот вопрос никак не регулирует.
Давайте порассуждаем. Работник участвует в семинаре в выходной день, то есть без отрыва от работы, значит, гарантия о сохранении среднего заработка по основному месту работы на него не распространяется.
Работник участвует в семинаре в рамках трудовых отношений, но в то же время период обучения не является рабочим временем (ч. 1 ст. 91 ТК РФ), следовательно, нет оснований применять положения статьи 153 ТК РФ «Оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни».
Для оплаты участия в семинаре в выходной день работодатель может заключить с работником соглашение о прохождении обучения в выходной день и включить в него условие об оплате или предоставлении дополнительных выходных дней. Например, в соглашении может быть прописано: «Участие в семинаре в выходной для работника день оплачивается в размере среднего заработка или по желанию работника компенсируется предоставлением дополнительного дня отдыха».
Примечание. Дополнительные гарантии работникам, направляемым па семинар в выходной день, могут быть установлены в коллективном договоре, локальных нормативных актах организации.
Виды семинаров
От того, на какой семинар направлен работник, будет зависеть его документальное оформление и порядок учета расходов. Вид семинара указывается в договоре, заключенном работодателем с компанией — организатором семинара.
Семинары бывают двух видов: обучающие и консультационные. Они могут быть как выездными, так и невыездными.
Обучающий семинар
В настоящее время образовательная деятельность, осуществляемая путем проведения разовых занятий различных видов, в том числе лекций, стажировок, семинаров, не лицензируется (абз. 3 п. 4 Положения о лицензировании образовательной деятельности, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16.03.2011 N 174), если по ее итогам не проводится аттестация, не выдаются документы об образовании. Сразу скажем, что отсутствие лицензии не позволит работодателю учесть расходы при налогообложении прибыли.
Примечание. Как правило, по итогам обучающего семинара участникам выдается сертификат по форме, самостоятельно разработанной обучающей организацией. В нем указывают Ф. И.О. участника, тему семинара, количество часов и другие сведения.
Для участия работника в обучающем семинаре работодатель должен заключить с компанией-организатором договор на его обучение. В этом случае в приказе о направлении работника на обучающий семинар он должен указать, что работник направляется на семинар для повышения квалификации.
Примечание. Отсутствие лицензии не позволяет компаниям на УСН включить затраты на обучение работника на семинаре в состав расходов на подготовку и переподготовку кадров (подп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Информационно-консультационный семинар
От обучающего семинара консультационный отличается тем, что работник имеет возможность прямого общения с лектором, может задавать интересующие вопросы как в ходе семинара, так и по его окончании.
В договоре с компанией — организатором семинара будет указано, что он заключен на оказание информационно-консультационных услуг. В приказе о направлении работника на семинар работодателю нужно указать, что работник направляется, например, на семинар для выяснения вопросов по расчету пособий в 2013 году.
Примечание. Может ли работодатель заключить с работником ученический договор?
Как правило, ученический договор заключается в случае, когда работник получает конкретную профессию, специальность или приобретает квалификацию (ч. 1 ст. 199 ТК РФ). Согласно части 1 статьи 200 ТК РФ он заключается на срок, необходимый для обучения данной профессии, специальности, квалификации.
В случае направления сотрудника на семинар заключение ученического договора неоправданно, так как в процессе семинара работник не получает ни новую профессию, ни специальность.
Выездной семинар
Выездным считается семинар, проходящий в другой местности. Выездным может быть как обучающий, так и консультационный семинар. При направлении работника на семинар с отрывом от работы в другую местность выезд на такой семинар работодатель оформляет командировкой.
В этом случае работодатель должен оплатить работнику командировочные расходы в порядке и размерах, которые предусмотрены для лиц, направляемых в служебные командировки.
Если в договоре с организатором семинара указана только оплата обучения, а проезд, проживание и питание работника оплачивает организация, данные затраты будут учитываться как командировочные расходы.
Вместо приказа о направлении работника на семинар будет приказ о направлении работника в командировку. В служебном задании работодатель укажет, что работник направлен в командировку для участия в семинаре. Вид семинара (обучающий или информационно-консультационный) должен соответствовать формулировке договора.
Отметки в командировочном удостоверении работника сделает компания — организатор семинара.
Документальное подтверждение расходов на участие в семинаре
Вне зависимости от вида семинара для признания расходов в целях налогообложения прибыли работодателю понадобятся следующие документы (письма Минфина России от 28.02.2007 N 03-03-06/1/137 и УФНС России по г. Москве от 28.06.2007 N 20-12/060987):
— договор с компанией — организатором семинара;
— приказ руководителя о направлении сотрудника на семинар в связи с производственной необходимостью;
— учебная программа семинара с указанием количества часов посещений (план семинара);
— акт об оказании услуг;
— счет-фактура.
Примечание. Содержание указанных документов должно подтверждать экономическую обоснованность затрат, а именно их связь с получением организацией дохода.
Если семинар был обучающим, к документам нужно добавить сертификат или иной документ, подтверждающий, что сотрудник участвовал в семинаре.
Если консультационные услуги оказаны в форме устной консультации, в отчете нужно подробно указать перечень вопросов, которым была посвящена консультация.
Если семинар выездной, к общему перечню документов нужно приложить документы, подтверждающие командировочные расходы.
Как учесть расходы на семинар
Затраты на участие работника в семинаре учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (ст. 264 НК РФ). На основании какой нормы указанной статьи работодатель сможет учесть затраты, зависит от формулировки договора с компанией — организатором семинара и наличия у нее лицензии на образовательную деятельность.
Обучающий семинар. Стоимость участия в семинаре работодатель может включить в расходы на обучение по основным и дополнительным профессиональным образовательным программам, профессиональную подготовку и переподготовку работников (подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ), если соблюдаются условия, перечисленные в пункте 3 статьи 264 НК РФ, а именно:
— семинар проводит российское образовательное учреждение, получившее государственную аккредитацию (соответствующую лицензию), или иностранное образовательное учреждение, имеющее соответствующий статус;
— в семинаре участвуют работники, состоящие в штате организации;
— программа семинара способствует повышению квалификации и более эффективному использованию работника в этой организации в рамках ее деятельности.
При этом расходы на семинар, связанные с организацией развлечения, отдыха или лечения, при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются (п. 43 ст. 270 НК РФ). На это указал Минфин России в письме от 28.02.2007 N 03-03-06/1/137.
Если у компании — организатора семинара нет лицензии на образовательную деятельность, договор лучше заключить на оказание информационно-консультационных услуг.
Информационно-консультационный семинар. Расходы на участие сотрудников в информационно-консультационном семинаре уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль как расходы на консультационные и иные аналогичные услуги на основании подпункта 15 пункта 1 статьи 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Нередко налоговые органы при проверке приходят к выводу, что организация неправомерно уменьшила налоговую базу по налогу на прибыль, а также необоснованно применила вычет по НДС, так как расходы организации по договору на оказание консультационных услуг должным образом не подтверждены, нецелесообразны и экономически неоправданны. Например, в первичных документах отсутствует такой реквизит, как объем оказанных услуг в часах и часовая ставка, соответствующая прейскуранту консультанта.
Правда, суды встают на сторону налогоплательщиков, указывая, что налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности. Налогоплательщик самостоятельно определяет целесообразность несения таких расходов, поэтому обоснованность расходов не может оцениваться с точки зрения их целесообразности (постановления ФАС Московского округа от 22.02.2013 по делу N А40-12064/11-107-51 и ФАС Центрального округа от 16.02.2009 по делу N А54-1345/2008-С8).
Примечание. Как избежать претензий налоговых органов
Инспекторы могут отказать в признании расходов на оказание информационно-консультационных услуг, если:
— тема семинара не соответствует профилю работника;
— семинар проводится за рубежом при наличии аналогичных семинаров в России;
— к организации семинара привлекается туристическая фирма (например, семинар на круизном лайнере);
— стоимость семинара неоправданно высока по сравнению с аналогичными семинарами.
Выездной семинар. Стоимость семинара работодатель будет учитывать в зависимости от вида семинара — обучающий или информационно-консультационный.
А как учитываются стоимость проезда работника к месту проведения семинара и обратно, стоимость проживания во время семинара и суточные?
Указанные затраты учитываются в полном объеме также в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, но как расходы на командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, подп. «б» п. 1 постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 93).
Датой признания данных расходов будет дата утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Расходы на питание. Указанные расходы могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ), при выполнении следующих условий (письмо Минфина России от 13.08.2012 N 03-03-06/1/406):
— предоставление питания включено в стоимость договора на участие в семинаре;
— затраты соответствуют критериям, установленным в главе 25 НК РФ для включения их в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.
Страховые взносы
Оплата обучения работника, проводимого по инициативе работодателя, с целью более эффективного выполнения работником трудовых обязанностей вне зависимости от формы такого обучения не облагается страховыми взносами. На это указал ФСС РФ в письме от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985, ссылаясь:
— на статью 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (далее — Закон N 212-ФЗ);
— статью 20.2 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ (далее — Закон N 125-ФЗ).
Причем страховыми взносами не облагаются:
— оплата расходов на семинар — на основании пункта 12 части 1 статьи 9 Закона N 212-ФЗ и подпункта 13 пункта 1 статьи 20.2 Закона N 125-ФЗ;
— суммы компенсации расходов, связанных с семинаром (например, на проезд к месту проведения семинара и обратно), — на основании подпункта «е» пункта 2 части 1 статьи 9 Закона N 212-ФЗ и подпункта 2 пункта 1 статьи 20.2 Закона N 125-ФЗ.
Примечание. Средний заработок, сохраняемый на время семинара, облагается страховыми взносами
Средняя заработная плата, сохраняемая за работником при направлении его работодателем для повышения квалификации с отрывом от работы, не является компенсационной выплатой, связанной с возмещением расходов на повышение квалификации, и, следовательно, подлежит обложению страховыми взносами (письмо Минздравсоцразвития России от 07.05.2010 N 10-4/325233-19).
НДФЛ
НДФЛ со стоимости семинара. Если организация оплачивает обучение работника в его интересах, такая оплата относится к доходам, полученным работником в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Вместе с тем от обложения НДФЛ освобождены все виды законодательно установленных компенсационных выплат, связанных, в частности, с возмещением расходов на повышение профессионального уровня работников (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Оплата организацией за своих работников стоимости семинара подпадает под действие пункта 3 статьи 217 НК РФ и не облагается НДФЛ (письмо УФНС России по г. Москве от 19.12.2007 N 18-11/3/212690@).
Нередко налоговые органы считают, что оплата организацией стоимости проживания работника в период прохождения семинара является его доходом, облагаемым НДФЛ. Но суды их не поддерживают, выражая мнение о том, что участвующие в семинаре работники никакого дохода не получили, были направлены в командировку с целью повышения квалификации, поэтому НДФЛ инспекцией начислен необоснованно (постановления ФАС Уральского округа от 19.01.2010 N Ф09-10766/09-С2 по делу N А07-633/2009 и ФАС Московского округа от 03.06.2009 N КА-А40/4697-09-2 по делу N А40-34897/08-117-96).
НДФЛ с суммы суточных при направлении в командировку на семинар. Суммы суточных, выплаченные сотрудникам, направленным в командировку на семинар, не являются их доходом, в связи с чем не должны учитываться при определении облагаемой базы по НДФЛ при наличии документов, подтверждающих производственный характер командировки (постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.09.2009 по делу N А56-12088/2009).
При этом согласно положениям абзаца 10 пункта 3 статьи 217 НК РФ не облагаются НДФЛ суммы суточных, выплаченные в размере не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке.
Кофе-пауза — доход работника, облагаемый НДФЛ? В договоре на участие работника в семинаре для слушателей могут быть предусмотрены кофе-паузы, завтраки или обеды, стоимость которых отдельно не выделена и входит в общую стоимость семинара.
Несмотря на то что стоимость такого питания образует у работника доход в натуральной форме, объекта обложения НДФЛ не возникает, поскольку нет документального подтверждения размера этого дохода (письмо Минфина России от 30.08.2012 N 03-04-06/6-262).
Примечание. НДС по товарам (работам, услугам), приобретаемым для организации обедов и кофе-пауз, стоимость которых включена в стоимость услуг по проведению семинаров, облагаемых НДС, может подлежать вычету (письмо Минфина России от 13.08.2012 N 03-03-06/1/406).
