Положение об аттестации — проверяем работников на соответствие должности
Всем известно, что для проверки работников на соответствие занимаемой должности необходимо провести аттестацию. Но как это правильно сделать? Ведь итогом такой проверки может стать даже увольнение работника, следовательно, возможны трудовые споры и разбирательства в суде. Зачем проводить аттестацию работников, как к ней подготовиться, какие документы оформить — расскажем в данной статье.
Зачем нужна аттестация?
Предположим, работодатель принял решение об изменениях, по итогам которых должны измениться условия трудовых договоров с работниками организации. Один из методов выявления работников, которые могли бы претендовать на иные, более высокие должности, — аттестация.
Аттестация актуальна и при проведении мероприятий по сокращению. В частности, для соблюдения требований ст. 179 ТК РФ в части, касающейся преимущественного права оставления на работе, аттестация даст возможность определить уровень квалификации того или иного работника.
При усовершенствовании производства и внедрении новых механизмов аттестация помогает определить уровень знаний и практических навыков, которые позволили бы работникам трудиться на новейших агрегатах. Если в ходе данной процедуры была установлена недостаточная квалификация работников, работодатель может принять решение о ее повышении либо о профессиональной подготовке или переподготовке как непосредственно на производстве, так и в иных образовательных учреждениях различного уровня.
Также аттестацию можно использовать как мотивационный инструмент, если по ее итогам наградить наиболее ответственных, инициативных и знающих свое дело работников.
Решение о введении системы аттестации должно основываться на задачах, которые можно решить в организации с помощью этого инструмента: работодатель сможет создать кадровый резерв, выявить потребность в обучении, принять решение о переводе, перемещении или увольнении аттестуемого.
Сложность аттестации персонала состоит в том, что работодателю необходимо разработать стандарты выполнения работы на конкретном рабочем месте или по конкретной должности, профессии, специальности.
Обязан ли работодатель проводить аттестацию?
Несмотря на то, что результаты аттестации напрямую затрагивают отдельные трудовые права и гарантии работников, до настоящего времени процедура ее проведения не имеет должной нормативно-правовой регламентации. Напрямую обязанность проведения аттестации персонала Трудовым кодексом не установлена, хотя определена специальными федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами. Назовем некоторые из них.
| Норма | Категории персонала, подлежащие аттестации |
| Федеральный закон от 10.01.2003 N 17-ФЗ «О железнодорожном транспорте в Российской Федерации» | Работники, чья деятельность связана с движением поездов и маневровой работой на железнодорожных путях общего пользования |
| Федеральный закон от 21.07.1997 N 116-ФЗ «О промышленной безопасности опасных производственных объектов» | Работники опасных производственных объектов |
| Федеральный закон от 02.05.1997 N 76-ФЗ «Об уничтожении химического оружия» | Работники, работающие на объектах по хранению химического оружия и объектах по уничтожению химического оружия |
| Федеральный закон от 09.01.1996 N 3-ФЗ «О радиационной безопасности населения» | Работники, выполняющие работы с источниками ионизирующего излучения |
| Федеральный закон от 29.12.1994 N 78-ФЗ «О библиотечном деле» | Работники библиотек |
| Закон РФ от 20.08.1993 N 5663-I «О космической деятельности» | Персонал объектов космической инфраструктуры |
| Приказ Минздрава РФ от 09.08.2001 N 314 «О порядке получения квалификационных категорий» | Специалисты медицинских учреждений |
Документы по аттестации, которые должны быть у каждого работодателя
Поскольку нет единого нормативного акта, регламентирующего вопросы проведения и оформления аттестации работников, исходя из практики, назовем локальные нормативные акты, регулирующие этот процесс в организации:
— положение о проведении аттестации;
— приказ о проведении аттестации;
— график аттестации;
— приказ об утверждении аттестационной комиссии;
— положение о работе комиссии;
— протокол заседания аттестационной комиссии;
— документация по экспертизе различных качеств работника.
Информация о других необходимых документах (аттестационного листа, уведомлении работника о начале аттестации и пр.) может содержаться в Положении о проведении аттестации.
Обратите внимание! При возникновении трудового спора по итогам аттестации компетентные органы первым делом будут проверять локальные нормативные акты и порядок их принятия и утверждения.
При подготовке локальных нормативных актов по аттестации за основу можно взять Положение о порядке проведения аттестации руководящих, инженерно-технических работников и других специалистов предприятий и организаций промышленности, строительства, сельского хозяйства, транспорта и связи, утвержденное Постановлением ГКНТ СССР и Госкомтруда СССР от 05.10.1973 N 470/267 (далее — Постановление N 470/267). Но не стоит забывать об иных нормативных актах. Возможно, для сферы деятельности вашей организации разработано типовое положение об аттестации, нормы которого необходимо учитывать при разработке своего Положения. Так, Приказом Минтранса РФ и Минтруда РФ от 11.03.1994 N 13/11 утверждено положение о порядке аттестации лиц, занимающих должности исполнительных руководителей и специалистов организаций и их подразделений, осуществляющих перевозку пассажиров и грузов, а Приказом Минобрнауки РФ от 24.03.2010 N 209 — порядок аттестации педагогических работников.
На что обратить внимание при составлении Положения об аттестации работников?
Часть 2 ст. 81 ТК РФ гласит, что порядок проведения аттестации устанавливается в том числе локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения представительного органа работников. Поскольку положение об аттестации работников является локальным нормативным актом, при его разработке необходимо учитывать мнение профсоюза (при его наличии) в порядке, определенном ст. 373 ТК РФ.
В первую очередь, в Положении указываются цели и задачи аттестации, например:
— изменение организационной структуры;
— установление потребности в повышении квалификации работников;
— изменение системы оплаты труда и премирования.
Далее сообщается, какие категории персонала подлежат аттестации. В Трудовом кодексе нет такого перечня, его нужно зафиксировать именно в локальном нормативном акте. При этом помните, что Постановление N 470/267 устанавливает ряд ограничений в отношении некоторых работников, в частности, не проходят очередную аттестацию:
— лица, проработавшие в занимаемой должности менее одного года;
— беременные женщины;
— женщины, имеющие детей в возрасте до года.
Данный перечень можно дополнить — включить в него работников, с которыми заключен срочный трудовой договор на определенный период (например, до одного года), если аттестация проводится один раз в несколько лет, или находящихся в отпусках по уходу за ребенком и пр. В этом случае аттестацию можно провести по окончании такого отпуска.
Как быть с работниками, которые еще и совмещают должности? В таком случае желательно указать, что лица, принятые на работу по внутреннему совместительству, проходят аттестацию и по основному месту работы, и по совместительству. Например, если работник является и юрисконсультом, и делопроизводителем, он будет аттестовываться по обеим должностям.
Еще одна категория работников, на которую нужно обратить внимание, — молодые специалисты. В Постановлении N 470/267 уточняется, что они не подлежат аттестации в период срока обязательной работы по назначению после окончания учебного заведения.
Поскольку такой практики сейчас почти нет, то вопрос об аттестации вчерашних студентов работодатель решает по своему усмотрению.
Также в Положении нужно установить сроки проведения аттестации. Постановление N 470/267 рекомендует проводить ее раз в три или пять лет. Однако можно установить и иные сроки, например, ежегодную аттестацию или не чаще одного раза в два года, но не реже одного раза в четыре года.
Примечание. В зависимости от сроков проведения аттестация может быть очередной (проводиться через определенные промежутки времени (раз в полгода или раз в год, три, пять лет и т. д.), например, для установления соответствия квалификации работника выполняемой работе) и внеочередной (при выявлении факта изготовления бракованной продукции, частых жалобах на поведение специалиста или при подаче руководителем подразделения в аттестационную комиссию служебной записки о несоответствии работника требованиям, предъявляемым к занимаемой им должности).
С учетом отраслевых особенностей могут устанавливаться причины досрочного проведения аттестации. Так, в упомянутом выше положении о проведении аттестации лиц, осуществляющих перевозку пассажиров и грузов, определено, что досрочная аттестация проводится при выявлении грубых нарушений норм и правил, регулирующих безопасную эксплуатацию транспортных средств, или в случае транспортных происшествий с тяжелыми последствиями.
В Положении об аттестации работников организации нужно предусмотреть раздел об аттестационной комиссии, в котором указывается ее состав и распределяются полномочия между ее членами. Обычно в комиссию входят председатель, заместитель председателя, секретарь, а в соответствии с требованиями ст. 82 ТК РФ необходимо включить в состав представителя профсоюзной организации (при ее наличии). Помимо указанных лиц в комиссию могут входить:
— эксперты из числа высококвалифицированных работников;
— руководители структурных подразделений;
— независимые эксперты.
В Положении также желательно указать количество членов комиссии (включая экспертов, присутствие которых обязательно для признания результатов аттестации правомерными).
Если в организации есть филиалы, представительства или иные обособленные подразделения, рекомендуем аттестационные комиссии создавать по месту нахождения этих подразделений, иначе членов комиссии придется направлять в командировку, а это может негативно сказаться на производственном процессе, да и увеличит финансовые затраты. Поэтому при наличии отдаленных структурных подразделений в Положении об аттестации стоит разъяснить, как в филиале (представительстве) создается комиссия, предусмотреть права должностных лиц по формированию такой комиссии, порядок передачи итоговых сведений и пр.
Обратите внимание! Поскольку члены аттестационной комиссии также могут подлежать аттестации, в Положение необходимо включить условие, что работник освобождается от членства в комиссии на срок проведения его аттестации или не участвует в голосовании.
Отметим, что в данном разделе можно более подробно регламентировать процесс принятия решения по аттестации. Например, определить вид голосования (открытое, закрытое, в присутствии работника и пр.), кто будет подписывать протокол заседания комиссии, в какие сроки комиссия должна представить руководителю организации результаты аттестации для принятия окончательного решения по конкретному работнику, количество голосов членов комиссии, при котором работник считается успешно прошедшим аттестацию (например, 2/3 или половина членов комиссии).
Далее в положении нужно прописать все этапы подготовки к аттестации. Самое важное на данном этапе — определить ответственных за подготовку и передачу материалов в комиссию, то есть документационное обеспечение, лиц (структурное подразделение). Они:
— подготовят списки работников, подлежащих аттестации;
— напомнят руководителям структурных подразделений о необходимости предоставления характеристики на аттестуемого (рекомендуем уточнить, какие сведения должна содержать характеристика);
— соберут нужные для аттестации материалы, касающиеся трудовой деятельности работника (отзывы, характеристики, копии жалоб или положительных отзывов, отчеты о проделанной работе, акты о браке, копии приказов о поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности и др.);
— составят график проведения аттестации;
— подготовят проекты приказов, например, о формировании состава аттестационной комиссии или об установлении сроков ознакомления работников с результатами аттестации.
Отдельно остановимся на вопросе составления графика проведения аттестации. Графики могут составляться как по всей организации в целом, так и по отдельным подразделениям, а также по категориям должностей (руководящий состав, специалисты, рабочие, технические исполнители). В приложении к Положению можно утвердить форму графика, которая будет применяться во всех подразделениях организации.
Обязательно следует описать порядок доведения информации о сроках проведения аттестации до членов аттестационной комиссии и работников, подлежащих аттестации.
Также обязательно определить сроки утверждения графика аттестации и порядок внесения в него изменений при наличии определенных обстоятельств (болезнь, командировка и т. д.). Руководитель организации (уполномоченное лицо) может утвердить непосредственно график или издать об этом отдельный документ (приказ, распоряжение). Способ утверждения графика целесообразно закрепить в Положении.
А как быть, если уже после утверждения графика проведения аттестации возникает необходимость ее переноса, например, из-за производственной аварии или иного чрезвычайного происшествия? Мы рекомендуем в Положении об аттестации работников отметить возможность ее переноса и определить, как это делается (например, новые сроки аттестации определяются приказом работодателя).
Основным и, пожалуй, самым трудным для разработки является раздел Положения, в котором зафиксированы критерии оценки уровня квалификации работников. Для установления этих критериев первым делом нужно воспользоваться Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37, и едиными квалификационными справочниками по отраслям. Приведенные в них квалификационные характеристики принимаются за стандарт и работник оценивается исходя из него.
Если для разных категорий работников в организации установлены различные критерии оценки (отдельно для рабочих, руководителей, специалистов), желательно оформить это в виде приложения.
Обратите внимание! Работники, подлежащие аттестации, обязательно должны быть ознакомлены с критериями оценки заранее, до проведения аттестационной процедуры.
При установлении критериев оценки учитывают сложность выполняемой работы, разнообразие задач, степень ответственности и результативность, а также возложенные на работника обязанности. Иногда необходимо учитывать положения иных нормативных правовых актов, регламентирующих порядок аттестации отдельных категорий работников: в них также могут содержаться определенные критерии.
Помните, что если аттестуемому были заданы вопросы, не имеющие отношения к выполняемой им работе, неправильные ответы на них не могут служить основанием для признания работника не соответствующим занимаемой должности.
Отметим, что определить соответствие квалификации выполняемой работе можно, только если в трудовом договоре функции, выполняемые работником, описаны максимально четко. Если работник признан не соответствующим занимаемой должности, а его должностные обязанности при этом документально не закреплены, могут возникнуть споры.
К сведению. В соответствии с п. 700, 701 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных качеств, возможностей работников должны храниться постоянно.
Порядок проведения аттестации должен регламентироваться четко и подробно. Здесь можно описать:
— порядок ведения протокола заседания аттестационной комиссии, его форму, порядок утверждения протокола и ознакомления работников с решением комиссии. На каждом заседании комиссии ведется один протокол, в который вносятся данные по каждому аттестуемому;
— порядок приглашения работника для прохождения аттестации;
— действия комиссии в случае неявки работника на аттестацию;
— перечень причин, пропуск аттестации по которым считается неуважительным, и ответственность за такой пропуск;
— срок, в течение которого аттестуемый должен сообщить аттестационной комиссии либо в подразделение, ответственное за подготовку аттестации, о неявке на аттестацию;
— порядок обсуждения материалов, представленных в аттестационную комиссию, результатов тестов.
По результатам аттестации члены комиссии выносят решение. Желательно закрепить в Положении формулировки таких решений. Они могут быть следующими:
— аттестуемый соответствует занимаемой должности;
— соответствует занимаемой должности и рекомендуется к включению в установленном порядке в кадровый резерв;
— соответствует занимаемой должности при условии успешного прохождения профессиональной переподготовки или повышения квалификации;
— не соответствует занимаемой должности.
После принятия решения комиссия фиксирует его в протоколе. Как правило, результаты аттестации объявляются работникам непосредственно после подведения итогов голосования.
В положении нужно закрепить срок, в который работодатель должен выполнить рекомендации аттестационной комиссии, то есть определяется конкретный промежуток времени для принятия окончательного решения работодателем. Обычно это месяц или два.
Например, если комиссией принято решение о соответствии занимаемой должности при условии успешного прохождения повышения квалификации руководитель должен в течение установленного срока:
— направить конкретного работника на курсы повышения квалификации;
— предложить другую работу, соответствующую квалификации.
Принимая решение по итогам аттестации, руководителю следует помнить, что есть категории персонала, которых нельзя уволить из-за несоответствия занимаемой должности или выполняемой работе, а именно (ст. 261 ТК РФ):
— беременные женщины;
— женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
— одинокие матери, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет);
— другие лица, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет) без матери.
Нередко в Положении об аттестации персонала в числе мер воздействия на работников предусматриваются дисциплинарные взыскания. Это недопустимо, так как несоответствие занимаемой должности не предполагает вины работника в отсутствии у него достаточной квалификации, и при возникновении спора и рассмотрении его в суде действия работодателя по привлечению работников к дисциплинарной ответственности будут признаны неправомерными, а положения локального нормативного акта об аттестации персонала — недействительными (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).
Помимо мер, которые могут быть приняты в соответствии с решением комиссии, в Положении следует указать право работника обжаловать ее итоги.
Как утвердить Положение об аттестации?
Как известно, для придания документу юридической силы необходимо правильно его оформить и утвердить. Обратимся к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» , в соответствии с которым локальный нормативный акт утверждается должностным лицом (директором или иным уполномоченным лицом) непосредственно или путем издания специального документа (приказа). В первом случае в правом верхнем углу первой страницы документа проставляется гриф УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, инициалы, фамилия и дата утверждения.
В силу ст. 68 ТК РФ с утвержденным Положением работников (в том числе вновь принимаемых) следует ознакомить под роспись.
