Нормативно-правовые акты в кадровой службе
Начинаем разговор о нормативно-правовых актах, необходимых кадровику в его деятельности. В этом номере рассмотрим общегосударственные законодательные нормативные акты.
Работнику службы кадров в первую очередь необходимо знать законодательно-правовые акты, регулирующие вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника.
Первый из них — Конституция РФ, ст. 37 которой посвящена праву гражданина на труд и отдых; в этой же статье запрещен принудительный труд, провозглашаются права:
— на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены;
— на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда;
— на защиту от безработицы; каждому работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск.
Безусловно, основной законодательный акт, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба, — это Трудовой кодекс РФ.
Однако в соответствии с ТК РФ организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого находится организация, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.
Так, Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 «О государственной тайне» определяет состав информации, относящейся к государственной тайне (ст. 5 содержит сведения, которые могут ее представлять); Указ Президента РФ от 30.11.1995 N 1203 утвердил Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне (последняя редакция от 26.09.2013).
Указом Президента РФ N 188 от 6 марта 1997 г. утвержден Перечень сведений конфиденциального характера (последняя редакция от 23.09.2005), к числу которых относятся «сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные) за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях» (п. 1).
Вопросам защиты персональных данных посвящена специальная глава Трудового кодекса РФ (глава 14 — «Защита персональных данных работника»), а также Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» (последняя редакция от 23.07.2013).
В ст. 11 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в редакции от 11.07.2011) урегулирован вопрос конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений; его положения обязательно учитываются при оформлении на должность, предполагающую работу с конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» N 149-ФЗ от 27.07.2006 (последняя редакция от 29.12.2013) определяет важные для любого кадровика, использующего информационные технологии в работе с кадровыми документами, понятия:
— информация;
— информационные технологии;
— информационная система;
— информационно-телекоммуникационная сеть;
— обладатель информации;
— доступ к информации;
— конфиденциальность информации;
— предоставление информации;
— распространение информации;
— электронное сообщение;
— документированная информация;
— оператор информационной системы.
Для организаций, имеющих право помещать изображение герба на бланках и печатях, важен Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», а также Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (редакция от 14.12.2006).
К важнейшим законодательным актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (последняя редакция от 02.07.2013) и Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» (последняя редакция от 02.07.2013), которые регулируют использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов. Напомним, что ст. 68 Конституции РФ устанавливает: «государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык».
Учитывая, что службе кадров приходится иметь дело с обращениями граждан, надо руководствоваться Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (последняя редакция от 02.07.2013), в котором определяется, что следует понимать под обращением, предложением, заявлением, жалобой; излагаются требования к содержанию письменного обращения: наименование адресата (государственного органа или органа местного самоуправления) либо должность или должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата.
В зависимости от организационно-правовой формы предприятия, ведомственной принадлежности, местонахождения при оформлении кадровых документов учитываются особые условия, установленные в соответствующих законодательно-правовых актах, которые обязательно должны быть у работника, ведущего кадровое делопроизводство.
Свои особенности имеет организация труда работников транспорта, сезонных рабочих, сотрудников, работающих вахтовым методом, и т. д.
Для кадровых служб, обслуживающих государственных и муниципальных служащих, состав необходимых для работы законодательных правовых актов еще шире.
Любой работник, оформляющий трудовые правоотношения, должен иметь возможность ознакомиться с упомянутыми выше нормативно-правовыми актами, а также с законодательством о социальном страховании, пенсионным законодательством и т. п. Поэтому пакет из них (в бумажной либо электронной форме) должен быть в каждой кадровой службе.
Методические нормативные акты
Каждая служба кадров в своей деятельности руководствуется, помимо законодательных актов, также методическими нормативными документами, регламентирующими процедуру выполнения отдельных действий (операций, записей и т. п.).
Важнейшее место среди таких документов занимают нормативные акты, касающиеся работы с трудовыми книжками, бланками трудовых книжек (ч. 2 ст. 66 ТК РФ):
Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (в ред. Постановления Правительства РФ от 25.03.2013);
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
Оформление основных кадровых документов до недавнего времени было унифицировано, и все российские кадровики в своей деятельности были обязаны использовать формы первичной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. В настоящее время такая обязательность законом не предусмотрена, однако во избежание ошибок и нареканий при проверках их целесообразно использовать, предварительно утвердив отдельным приказом руководителя или приложением к учетной политике организации (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет общие правила составления и оформления документов в унифицированной системе организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов; распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000). Со всеми этими видами документов работают в службе кадров.
Вопросы хранения, комплектования, учета и использования архивных документов регламентированы Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также «Основными правилами работы архивов организаций» (одобренными решением коллегии Росархива от 06.02.2002). В Основных правилах освещаются делопроизводственные вопросы (требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения, порядок формирования дел в делопроизводстве); организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве; порядок выделения документов к уничтожению; подготовка дел к передаче в архив — оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки, составление описей, передача в архив), а также вопросы работы с документами в архиве.
Для кадровых служб коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, этот документ незаменим для организации архива.
Служба кадров акционерного общества должна также иметь Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 N 03-33/пс (в соответствии со ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).
Поскольку кадровикам нередко приходится вести переписку как с организациями, так и с частными лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления и т. п., рекомендуется иметь текст Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221. В них изложен порядок адресования корреспонденции, а также допустимые размеры и вес писем и бандеролей. Важно также и знание правил вручения корреспонденции (иногда адресат по какой-либо причине пытается уклониться от получения), а также порядка отправки писем с уведомлением о вручении.
Кадровику целесообразно иметь представление о нормах времени или выработки, предусмотренных для этих видов работ.
Существует большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые сотрудниками управленческого аппарата, разработанных Центральным бюро нормативов по труду (Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утв. Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25.11.1994 N 72; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. М., 1991; и др.). Они рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности; в них указываются виды работ с определением норм времени на их выполнение, описывается содержание работы, освещаются вопросы организации труда, режима труда и отдыха, рационального оборудования рабочих мест, санитарные нормы.
Внутренние организационно-правовые документы организации
Помимо законодательных и нормативно-методических документов, кадровые службы любого предприятия руководствуются в своей работе организационно-правовыми документами, разрабатываемыми самим предприятием. Главный из них — устав организации.
Согласно гражданскому законодательству под уставом как организационным документом понимается свод правил, регулирующих деятельность юридических лиц, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере, хозяйственной или иной деятельности. Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.
Кадровая служба должна точно представлять себе задачи организации, записанные в уставе; главная цель любого кадровика — обеспечение организации высококвалифицированными работниками для наилучшего выполнения этих задач.
Помимо этого, уставы регламентируют процедуру назначения (выбора) руководителей и другие вопросы, связанные с подбором и расстановкой кадров. Один из экземпляров устава обязательно должен храниться в отделе кадров.
Трудовым законодательством РФ предусмотрено наличие в организации документов, регулирующих социально-трудовые отношения. Прежде всего, к таким документам относится коллективный договор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (ст. 40 ТК РФ). Он может заключаться как на уровне организации в целом, так и на уровне ее обособленных структурных подразделений (филиалов и представительств, которые территориально отделены).
Содержание и структура коллективного договора определяются заключающими его сторонами самостоятельно; в ст. 41 ТК РФ дан лишь примерный перечень вопросов, которые могут быть включены в коллективный договор:
Формы, системы и размеры оплаты труда;
Выплата пособий, компенсаций;
Механизм регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором;
Занятость, переобучение, условия высвобождения работников;
Рабочее время и время отдыха, включая вопросы предоставления и продолжительности отпусков;
Улучшение условий и охраны труда работников, в том числе женщин и молодежи;
Соблюдение интересов работников при приватизации государственного и муниципального имущества;
Экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве;
Гарантии и льготы работникам, совмещающим работу с обучением;
Оздоровление и отдых работников и членов их семей;
Частичная или полная оплата питания работников;
Контроль выполнения коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, обеспечение нормальных условий деятельности представителей работников, порядок информирования персонала о выполнении коллективного договора;
Отказ от забастовок при выполнении соответствующих условий коллективного договора;
Другие вопросы, определенные сторонами.
Этот перечень носит рекомендательный характер и не является исчерпывающим. Однако в ТК РФ есть и ряд обязательных требований к содержанию коллективного договора. Так, в соответствии со ст. 9 ТК РФ коллективные договоры не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работникам, предусмотренный законодательством о труде. Наоборот, коллективный договор должен устанавливать дополнительные льготы и преимущества, более благоприятные условия труда. Требования к порядку разработки, принятия и реализации коллективного договора содержатся в главе 7 ТК РФ.
На организацию может распространяться действие и такого документа, как соглашение. Это правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений, заключаемый между полномочными представителями работников и работодателей в пределах их компетенции (ст. 45 ТК РФ). В отличие от коллективного договора, соглашение заключается на разных уровнях социального партнерства — федеральном, межрегиональном, региональном, территориальном, отраслевом (межотраслевом), т. е. соглашение заключается работодателями, объединенными в рамках отрасли, региона, территории. Интересы работодателей на переговорах по заключению соглашения представляет объединение работодателей, а интересы персонала обычно представляют профсоюзы и их объединения.
На федеральном уровне общие принципы регулирования социально-трудовых и связанных с ними экономических отношений устанавливает генеральное соглашение. Например, «Генеральное соглашение между общероссийскими объединениями профсоюзов, общероссийскими объединениями работодателей и Правительством Российской Федерации на 2011-2013 годы» (заключено 29.12.2010, протокол N 11 заседания Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений).
Региональное соглашение устанавливает общие принципы регулирования социально-трудовых и связанных с ними экономических отношений на уровне субъекта Российской Федерации. Оно заключается между действующими в этом регионе объединениями работников, работодателей и органами исполнительной власти.
Отраслевое (межотраслевое) соглашение определяет общие условия оплаты труда, гарантии, компенсации и льготы работникам отрасли (отраслей). Территориальное соглашение устанавливает общие условия труда, гарантии, компенсации и льготы работникам на территории соответствующего муниципального образования.
При заключении соглашений стороны сами определяют вопросы, регулируемые в этом документе. В ст. 46 ТК РФ дан лишь примерный перечень вопросов, которые могут войти в соглашение:
Оплата труда;
Условия и охрана труда;
Режим труда и отдыха;
Развитие социального партнерства;
Иные вопросы, определенные сторонами.
Аналогично коллективным договорам соглашения не могут понижать уровень прав и гарантий работников, предусмотренный законодательством о труде. Сроки действия соглашений, как и коллективных договоров, не могут превышать трех лет, и стороны имеют право один раз продлить их действие не более чем на три года.
Важно знать, что соглашение распространяется на «всех работодателей, являющихся членами объединения работодателей, заключившего соглашение. Прекращение членства в объединении работодателей не освобождает работодателя от выполнения соглашения, заключенного в период его членства. Работодатель, вступивший в объединение работодателей в период действия соглашения, обязан выполнять обязательства, предусмотренные этим соглашением».
В тех случаях, когда на работников в установленном порядке одновременно распространяется действие нескольких соглашений, действуют наиболее благоприятные для них условия соглашений.
Коллективный договор и соглашение подлежат регистрации. В течение семи дней со дня их подписания эти документы направляются работодателем, представителем работодателя (работодателей) на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду. Отраслевые (межотраслевые) соглашения, заключенные на федеральном уровне социального партнерства, межрегиональные соглашения регистрируются соответствующими органами исполнительной власти субъектов РФ, уполномоченными на проведение федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, коллективных договоров, региональных и территориальных соглашений. Законами субъектов Российской Федерации может быть предусмотрена возможность наделения органов местного самоуправления полномочиями по регистрации коллективных договоров и территориальных соглашений (ст. 50 ТК РФ).
Вступление коллективного договора, соглашения в силу не зависит от факта их уведомительной регистрации.
При регистрации коллективного договора, соглашения соответствующий орган по труду выявляет условия, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным в трудовом законодательстве и иных нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права, и сообщает об этом представителям сторон, подписавшим коллективный договор, соглашение, а также в соответствующую государственную инспекцию труда. Условия коллективного договора, соглашения, ухудшающие положение работников, недействительны и не подлежат применению.
Контроль выполнения коллективных договоров и соглашений осуществляют сами стороны социального партнерства, предоставляя друг другу информацию о выполнении условий договорных документов. Кроме того, контроль выполнения коллективных договоров и соглашений ведут органы по труду, проводя плановые проверки и выявляя случаи нарушения условий, установленных в этих документах.
Коллективными договорами и соглашениями, а также локальными нормативными актами, принимаемыми работодателем в пределах его компетенции, устанавливаются правила поведения сотрудников во время их совместной деятельности.
К локальным нормативным актам в первую очередь относятся правила внутреннего трудового распорядка, которые обычно являются приложением к коллективному договору. Однако они могут утверждаться и как отдельный документ. Ст. 189 ТК РФ определяет Правила внутреннего трудового распорядка как локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.
Организации разрабатывают Правила внутреннего трудового распорядка исходя из своей специфики. В качестве образца можно взять Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные Постановлением Госкомтруда СССР по согласованию с ВЦСПС от 20.07.1984. Они продолжают действовать в части, не противоречащей законодательству Российской Федерации.
Как и в коллективном договоре и соглашениях, в Правилах внутреннего трудового распорядка не могут содержаться условия, ухудшающие положение работающих по сравнению с установленным Конституцией РФ, международными актами, федеральными и региональными законами, иными нормативными правовыми актами, соглашениями, коллективным договором.
В ст. 189 Трудового кодекса РФ указывается также, что для отдельных категорий работников действуют уставы и положения о дисциплине, устанавливаемые федеральными законами. Например, Положение о дисциплине работников железнодорожного транспорта РФ (утв. Постановлением Правительства РФ от 25.08.1992 N 621, в ред. от 07.07.2003) распространяется на весь персонал организаций железнодорожного транспорта независимо от их организационно-правовой формы. В нем предъявлены более высокие требования к трудовой дисциплине, обусловленные тем, что нарушение работниками установленных правил может привести к тяжелым последствиям для других граждан.
Такие уставы и положения учитываются во всех организациях, подпадающих под сферу их действия.
Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем, вывешиваются на видном месте, и с ними должны быть ознакомлены все работники организации (ст. 190 ТК РФ).
Организационно-распорядительным документом, разрабатываемым в организации, в котором закрепляется весь ее должностной и численный состав, является штатное расписание. Как вид документа оно представляет собой перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов. Его цель — нормирование численности штатного персонала организации и соотношения количества специалистов.
В штатном расписании устанавливаются: структурные подразделения (наименования и код), профессии (должности), число штатных единиц, оклады (тарифные ставки), надбавки, месячный фонд заработной платы. Таким образом, все должности структурных подразделений и их количество закрепляются в штатном расписании организации. Подписывается оно руководителем кадровой службы, главным бухгалтером и утверждается распорядительным документом (чаще всего приказом).
Штатное расписание — документ долговременного действия, однако при необходимости оно может изменяться и дополняться. Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор работников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует мероприятия по повышению квалификации кадров.
Кроме того, на предприятии уставом (положением) об организации предусматривается составление такого документа, как «Структура и штатная численность». В нем закрепляются состав подразделений (отделов), штатная численность каждого отдела и всей организации в целом. Обычно этот документ утверждается на год, и если в течение года в него вносятся изменения, то они проводятся приказом руководителя. Содержание документа несложно: в нем перечисляются названия структурных подразделений (отделов) с их кодами и указывается штатная численность. Форма его может быть свободной.
