Сколько платить работнику за использование имущества

Каким образом лучше оформить использование имущества работника? При каком способе затраты для компании будут минимальны? Какие налоговые последствия ожидают компанию?

Оформить использование имущества работника в интересах работодателя можно разными способами, в частности:

— компенсировать работнику расходы, связанные с использованием его имущества;

— по договору аренды;

— по договору ссуды (безвозмездное использование).

Рассмотрим и сравним эти варианты с точки зрения документального оформления, бухгалтерского учета, налогообложения.

Компенсация работнику за использование его имущества

Распространенным вариантом при использовании имущества работника в производственных целях с ведома и согласия работодателя является выплата работнику компенсации, а также возмещение расходов, связанных с его использованием.

В этом случае имущество остается в распоряжении у его собственника. Он его использует в интересах работодателя без передачи другим работникам.

Компенсации — денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ч. 2 ст. 164 и ст. 188 ТК РФ).

Документальное оформление

Прежде чем начать выплачивать сотруднику компенсацию за использование личного имущества, нужно оформить ряд документов.

1. Документы, подтверждающие производственную необходимость использования имущества. К таким документам могут быть отнесены:

— должностная инструкция;

— бухгалтерские справки с расчетами экономической обоснованности использования.

2. Дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором должны быть отражены:

— вид используемого имущества и его характеристики (состояние на момент заключения данного соглашения, технические характеристики, регистрационные данные и т. п.);

— срок использования;

— порядок, размер и сроки выплаты компенсации (в фиксированной или переменной сумме), метод расчета;

— условия обслуживания;

— порядок возмещения расходов, связанных с эксплуатацией имущества в интересах работодателя, и подтверждения данных расходов.

Желательно приложить к данному соглашению документы, подтверждающие право собственности работника на имущество, которое будет использовано в интересах компании (например, договор купли-продажи, технический паспорт, товарный чек).

В российском законодательстве вы не найдете определения того, что считать личным имуществом. Так, из материалов постановления ФАС Уральского округа от 29.05.2013 N Ф09-4358/13 усматривается, что судьи определяют личное имущество работника как имущество, принадлежащее ему на любом законном основании.

Вопрос действительно спорный, ведь не всегда право на владение имуществом, например ноутбуком, можно подтвердить документально.

3. Акт. Этот документ подтверждает фактическое использование имущества. Его составляют в произвольной форме. Акт подписывают руководитель компании и работник.

4. Приказ о выплате компенсации работнику. Приказ служит основанием для перечисления компенсации работнику.

Как посчитать размер компенсации

Размер компенсации за использование личного имущества работника в интересах работодателя законодательно не установлен. Конкретный размер и порядок выплаты компенсаций устанавливает работодатель по согласованию с работником в письменном соглашении.

Для того чтобы размер компенсации был экономически обоснован, целесообразно оформить бухгалтерскую справку с расчетом суммы (письмо Минфина России от 25.10.2012 N 03-04-06/9-305).

Как правило, компенсацию выплачивают в пределах суммы износа (амортизации), рассчитанной исходя из официально установленных норм, если это основное средство.

Чтобы обосновать размер компенсации за использование личного имущества, нужно воспользоваться Классификацией основных средств, включаемых в амортизационные группы, утвержденной постановлением Правительства РФ от 01.01.2002 N 1 (далее — Классификация основных средств).

В бухгалтерском учете сумма компенсации относится к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ N 10/99). Ее отражают по дебету счетов учета затрат: 20, 25, 26, 44.

Пример 1. Бухгалтер Г. Б. Славина для выполнения своих служебных обязанностей использует личный ноутбук. Рыночная стоимость на дату начала его эксплуатации в компании составляет 24 700 руб.

Необходимо рассчитать размер ежемесячной компенсации за использование личного имущества.

Решение. Согласно Классификации основных средств ноутбук включен во вторую амортизационную группу (код 14 302000) со сроком полезного использования от двух до трех лет (п. 3 ст. 258 НК РФ).

Предположим, что согласно учетной политике для основных средств, включенных во вторую амортизационную группу, срок полезного использования составляет 25 месяцев.

Ежемесячная норма амортизации равна 4% . Ежемесячная сумма компенсации, подлежащая выплате Г. Б. Славиной, составит 988 руб. (24 700 руб. х 4%).

В бухучете необходимо сделать запись:

Дебет 26 Кредит 73

— 988 руб. — начислена компенсация за пользование ноутбуком;

Дебет 73 Кредит 50

— 988 руб. — выплачена компенсация за пользование ноутбуком.

В течение месяца работник может заболеть, пойти в отпуск и не использовать данное имущество в работе. За время, когда работник не эксплуатирует имущество, компенсация не выплачивается. Данные разъяснения приведены в письме Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87.

При составлении акта в конце месяца в нем указывают фактическое количество дней использования имущества и размер компенсации.

Пример 2. Воспользуемся условием примера 1. В ноябре 2013 года она была:

— с 1 по 7 ноября на больничном;

— 8 ноября находилась в отпуске без сохранения заработной платы.

В ноябре 2013 года — 20 рабочих дней. В каком размере Г. Б. Славина получит компенсацию за ноябрь 2013 года?

Решение. Сумма компенсации за ноябрь 2013 года, подлежащая выплате Г. Б. Славиной, составит 741 руб. (988 руб. : 20 раб. дн. х 15 раб. дн.)

Оформим следующие проводки:

Дебет 26 Кредит 73

— 741 руб. — начислена компенсация за пользование ноутбуком.

Дебет 73 Кредит 50

— 741 руб. — выплачена компенсация за пользование ноутбуком.

Что касается дополнительных расходов, которые несет компания при использовании имущества работника, то их возмещают отдельно в размере фактически понесенных затрат на основании подтверждающих документов.

Пример 3. Продолжим предыдущий пример. В процессе использования ноутбука пришла в негодность одна из кнопок клавиатуры. Стоимость ремонта составила 570 руб. (без НДС).

Можно ли принять данные расходы? Как их отразить в бухгалтерском учете?

Решение. Работница представила авансовый отчет, акт о ремонте ноутбука и кассовый чек. Эти расходы экономически обоснованны, они оформлены записью в бухгалтерском учете:

Дебет 26 Кредит 71

— 570 руб. — отнесена на расходы стоимость ремонта ноутбука.

Облагается ли страховыми взносами и НДФЛ компенсация

Сумма компенсации за использование личного имущества в производственных целях не является доходом работника. Согласно статье 188 Трудового кодекса размер компенсации должен быть прописан в дополнительном соглашении. Сумма компенсации в пределах, указанных в этом соглашении, а также суммы возмещенных расходов, связанных с эксплуатацией данного имущества, не облагаются:

— НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);

— взносами на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ);

— взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ).

Налог на прибыль

В налоговом учете затраты на выплату компенсации признаны прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса. При этом, как разъясняет Минфин России, данные расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (письма от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150 и от 11.03.2008 N 03-04-06-02/28).

Такими подтверждающими и обосновывающими документами являются дополнительное соглашение к трудовому договору, расчет суммы компенсации, акт и приказ руководителя.

Аренда имущества работника

Помимо выплаты компенсаций, есть еще вариант оформления использования имущества, принадлежащего работнику, в служебных целях — заключить гражданско-правовой договор аренды и безвозмездного пользования.

Суть данных договоров одна: работник предоставляет свое имущество работодателю во временное пользование. При этом он лично может не использовать его для выполнения своих трудовых обязанностей в отличие от варианта с выплатой компенсации.

Предоставление в пользование за плату

Арендные отношения между работником или компанией регулируются главой 34 Гражданского кодекса. Договор аренды должен быть заключен в письменной форме (п. 1 ст. 609 ГК РФ).

В статье 606 Гражданского кодекса по договору аренды арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

При составлении договора аренды указывают: объект арендуемого имущества, его характеристики, порядок использования, как распределяются обязанности сторон по его содержанию, срок аренды, размер арендной платы и порядок ее выплаты.

В данном случае работнику выплачивается арендная плата. Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды (п. 1 ст. 614 ГК РФ). Арендатор обязан своевременно вносить плату за пользование имуществом.

Арендатор обязан поддерживать имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на содержание имущества, если иное не установлено законом или договором аренды (п. 2 ст. 616 ГК РФ).

Бухгалтерский учет

Имущество, арендованное у работника, принимают по акту приема-передачи и учитывают на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» по стоимости, установленной договором аренды (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).

Арендную плату отражают по дебету счетов учета затрат: 20, 25, 26, 44.

Пример 4. С работницей заключен договор аренды. Объект аренды — ноутбук. Стоимость ноутбука по соглашению сторон составила 24 700 руб. Ежемесячная арендная плата — 988 руб.

Решение. В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:

Дебет 001

— 24 700 руб. — учтена на забалансовом счете стоимость арендованного ноутбука (на основании акта приема-передачи);

Дебет 26 Кредит 73

— 988 руб. — начислена арендная плата. Данная проводка оформляется ежемесячно в течение срока действия договора аренды.

Какие налоги начисляются на арендную плату

Полученный работником доход от сдачи имущества в аренду облагается НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208 и п. 1 ст. 209 НК РФ). Исчисление налога производится по ставке 13 или 30% в зависимости от того, является работник налоговым резидентом РФ или нет (ст. 224 НК РФ).

Если собственник имущества не является индивидуальным предпринимателем, арендатор, выплачивающий доход, признается налоговым агентом. Он обязан исчислить, удержать и уплатить в бюджет сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 1 и 4 ст. 226 НК РФ).

Выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование работодателя, не облагаются:

— взносами на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ);

— взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (ст. 5 Федерального закона от 24.07.98 N 125-ФЗ).

Пример 5. Воспользуемся условием примера 4. Объект аренды — ноутбук. Ежемесячная арендная плата — 988 руб.

Стандартные вычеты по НДФЛ работнице не предоставляются. Необходимо начислить и удержать НДФЛ.

Решение. В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:

Дебет 73 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

— 128 руб. (988 руб. x 13%) — удержан НДФЛ;

Дебет 73 Кредит 50

— 860 руб. (988 руб. — 128 руб.) — выплачена арендная плата работнице за использование ноутбука в служебных целях.

Налог на прибыль

Сумму арендных платежей компания относит к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание: для подтверждения расходов в виде арендных платежей составлять ежемесячный акт не требуется (письма Минфина России от 13.10.2011 N 03-03-06/4/118 и УФНС России по г. Москве от 17.10.2011 N 16-15/100085). Основанием для признания данных расходов являются договор аренды и акт приема-передачи.

Расходы арендатора на ремонт (как на текущий, так и на капитальный) арендуемого имущества признаются в налоговом учете при условии, что договором (дополнительным соглашением) между арендатором и арендодателем эти расходы не возложены на арендодателя (п. 1 и 2 ст. 260 НК РФ, письмо Минфина России от 29.05.2008 N 03-03-06/1/339).

Безвозмездное пользование

Вместо соглашения об использовании личного имущества или договора аренды с работником можно заключить договор безвозмездного пользования.

Нужно ли оформлять договор?

Да, нужно. Договор безвозмездного пользования имуществом (договор ссуды) регламентируется главой 36 Гражданского кодекса.

В соответствии с пунктом 1 статьи 689 Гражданского кодекса по договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю). По окончании действия договора ссудополучатель обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком он ее получил, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором.

По своему характеру договор ссуды схож с договором аренды (п. 2 ст. 689 ГК РФ). Совпадает цель указанных договоров — передача имущества во временное пользование. Между сторонами возникают правоотношения, схожие с обязательствами по договору аренды, только без условия об арендной плате. Чаще такая форма договора применяется, когда между сторонами существует лично-доверительные отношения. Ведь при передаче имущества ссудодатель не извлекает никаких материальных выгод.

Договор безвозмездного пользования между работником и компанией должен быть заключен в простой письменной форме (п. 1 ст. 161 ГК РФ).

Бухгалтерский учет

К договору безвозмездного пользования применяются те же правила, что предусмотрены для договора аренды (п. 2 ст. 689 ГК РФ). В связи с этим получение имущества по договору ссуды отражается в бухгалтерском учете в том же порядке, что и при аренде.

В бухгалтерском учете полученные в безвозмездное пользование основные средства учитываются на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре ссуды. Безвозмездную передачу имущества подтверждают актом о приеме-передаче.

Пример 6. С работником заключен договор безвозмездного пользования имуществом. Этим договором установлена стоимость ноутбука по соглашению сторон — 24 700 руб. Как отразить в бухгалтерском учете обратную передачу имущества владельцу по окончании договора?

Решение. В момент передачи по акту приема-передачи в бухгалтерском учете сделана следующая проводка:

Кредит 001

— 24 700 руб. — отражен возврат ноутбука.

Налог на прибыль

При получении имущества по договору ссуды у компании появляется право бесплатно пользоваться данным имуществом. По мнению налоговиков, в данном случае образуется экономическая выгода от данной операции.

Согласно пункту 8 статьи 250 Налогового кодекса к внереализационным доходам налогоплательщика относится безвозмездно полученное имущество или имущественные права. Исключение составляют случаи, указанные в статье 251 Налогового кодекса.

Размер дохода определяется исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества с учетом положений статьи 105.3 Налогового кодекса (письма Минфина России от 30.08.2012 N 03-03-06/1/444 и от 12.05.2012 N 03-03-06/1/243).

В связи с использованием имущества, полученного безвозмездно, при осуществлении деятельности, направленной на получение дохода, учитываются для целей налогообложения прибыли расходы, связанные с использованием и содержанием такого имущества, при условии их соответствия критериям, установленным в статье 252 Налогового кодекса.

Пример 7. С работником заключен договор безвозмездного пользования имуществом. Этим договором установлена стоимость ноутбука по соглашению сторон в размере 24 700 руб.

В процессе использования ноутбука пришла в негодность одна из кнопок клавиатуры. Стоимость ремонта составила 570 руб. (без НДС).

Как рассчитать налог на прибыль?

Решение. Вначале нужно определить сумму внереализационного дохода от безвозмездного использования имущества за месяц. Ее можно приравнять к величине ежемесячных амортизационных отчислений.

Согласно Классификации основных средств ноутбук включен во вторую амортизационную группу (код 14 302000) со сроком полезного использования от двух до трех лет (п. 3 ст. 258 НК РФ).

Предположим, что согласно учетной политике для основных средств, включенных во вторую амортизационную группу, срок полезного использования составляет 25 месяцев.

Ежемесячная норма амортизации равна 4% . Ежемесячная сумма амортизации — 988 руб. (24 700 руб. х 4%).

Расчет суммы внереализационного дохода бухгалтер описал в бухгалтерской справке. В справке он указал:

— рыночную стоимость ноутбука — 24 700 руб.;

— расчет суммы внереализационного дохода за месяц в зависимости от величины ежемесячных амортизационных отчислений — 988 руб.

В составе расходов можно учесть стоимость ремонта ноутбука — 570 руб. Это следует из пунктов 1 и 2 статьи 260 Налогового кодекса.

Таким образом, сумма внереализационного дохода за месяц равна 988 руб.

Сумма налога на прибыль от операции по безвозмездному использованию имущества — 198 руб. (988 руб. х 20%). В месяце проведения ремонта ноутбука сумма налога на прибыль будет меньше и составит 84 руб. .

Какой вариант выбрать?

Итак, мы с вами разобрали три возможных варианта использования личного имущества работника. Каждый имеет свои плюсы и минусы. Поэтому, прежде чем воспользоваться тем или иным вариантом, обязательно продумайте все детали применительно к вашему конкретному случаю. Вы сможете сами проанализировать, какой способ вам больше подходит, используя таблицу.

Таблица

Сравнение вариантов оформления используемого имущества работника в интересах работодателя

Варианты оформления используемого имущества работника в интересах работодателя	Компенсация	Аренда	Безвозмездное пользование
Формы документов	Документальное оформление
Виды документов о назначении выплат	Дополнительное соглашение к трудовому договору	Договор аренды	Договор ссуды
Акт приема-передачи	+	+	+
Акт о размере выплаты	Ежемесячно	—	—
Первичные документы о дополнительных расходах	+	+	+
Стоимостные показатели	Расчет налоговой нагрузки (на примерах из текста статьи)
Стоимость на дату начала эксплуатации у работодателя	24 700 руб.
Ежемесячная плата (общий случай)	988 руб.	988 руб.	0 руб.
Ежемесячная плата в месяце, когда владелец имущества болел, находился в командировке или по другим причинам не использовал в производственны целях собственное имущество	741 руб.	988 руб.	0 руб.
НДФЛ	Не облагается	128 руб.	Х
Взносы на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование	Не облагается	Не облагается	Х
Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний
Сумма, которую получает работник, за вычетом НДФЛ	988 руб. (или 741 руб.)	860 руб.	0 руб.
Дополнительные расходы (например, ремонт)	570 руб. уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль
Налог на прибыль	Компенсация и сумма возмещения расходов на эксплуатацию уменьшают облагаемую базу	Арендная плата уменьшает облагаемую базу	Внереализационный доход увеличивает облагаемую базу 198 руб. (или 84 руб.)

Проанализировав таблицу, составленную на основании рассмотренных примеров, можно было бы выбрать договор ссуды. Но все же не забывайте, что налоговики обращают внимание на такие договоры, видя в них уход от уплаты налогов. Поэтому целесообразно оформить компенсацию за использование имущества, возможно, в меньшей сумме, если на это согласен работник. В этом случае не будет начисления зарплатных налогов. А сама сумма компенсации уменьшает облагаемую базу по налогу на прибыль. Да и для работника, как нам кажется, это более выгодный вариант, так как он получит полную сумму компенсации без удержания НДФЛ.