Уволенный работник в связи с утерей трудовой книжки обратился с заявлением о выдаче ему дубликата. В настоящее время он нигде не работает. Должны ли мы это сделать и каким образом?

В соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Согласно ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Оформление дубликата трудовой книжки регламентируется Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее — Инструкция) и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее — Правила).

Согласно п. 31 Правил лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

При оформлении дубликата трудовой книжки в соответствии с Правилами в него вносятся сведения:

— об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

— о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения (п. 32 Правил).

Инструкцией регламентирован порядок выдачи дубликата в случае, если записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу впоследствии были признаны недействительными (абз. 4 п. 1.2).

Таким образом, независимо от того, сколько времени прошло с даты увольнения работника, если ваша организация является последним местом его работы, то вы должны выдать ему дубликат на основании предоставленных с прежних мест работы документов, подтверждающих его стаж работы. Таковыми могут быть справки, выписки из приказов, личных дел, личных карточек, лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы, а также удостоверения, трудовые договоры и др.

Документы, представляемые для подтверждения трудового стажа, должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены оттиском печати. С представленных документов, подтверждающих стаж работы, кадровая служба снимает копии, заверяет их в установленном порядке и оставляет на хранение, а оригиналы документов возвращаются их владельцу (п. 7.2 Инструкции).

В соответствии с п. 7.2 Инструкции при заполнении дубликата трудовой книжки в третьей графе раздела "Сведения о работе" первая запись должна содержать сведения об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления работника к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого именно работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом данный сотрудник. А затем в раздел "Сведения о работе" в установленном порядке вписывают отдельные периоды работы. В графе 3 приводится наименование организации, после чего необходимо указать следующие данные:

— в графе 1 — порядковый номер записи;

— в графе2 — дату приема на работу;

— в графе 3 — данные о приеме на работу с указанием структурного подразделения, должности, специальности, профессии (с указанием квалификации), на которую работник был принят;

— в графе 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведена запись о приеме на работу.

Если представленными документами подтверждается, что сотрудник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то запись о переводе делается в том же порядке.

После заполнения этих граф по общим правилам вносится запись об увольнении.

В заключение не забудьте сделать запись о выдаче дубликата и снятии с учета ранее зарегистрированной трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек.