Как бухгалтеру перестать имитировать активность и начать работать

Не секрет, что часто в офисах царит непродуктивная хаотичная активность. Она вызывает стресс и сталкивает сотрудников лбами. Но ее можно победить, если знать, как и почему она возникает. Жить без тревог и суеты можно научиться. Автор описывает приемы, позволяющие бухгалтерам вырваться из плена постоянной нервной озабоченности.

Спешка, стресс, стремление все успеть — часть жизни офисного работника. В этой бесконечной суете проходит большая часть рабочего времени. Суетятся все. Внезапные совещания, планерки, "горящие" проекты, которые всегда сдаются не в срок, внеплановые задания — все это ежедневная реальность менеджера.

Однако для сотрудника бухгалтерии суета, как ни странно, тоже постоянный атрибут рабочего дня. Хотя должно быть наоборот. Бухгалтер обязан работать спокойно и размеренно, ведь его деятельность строго регламентирована. Свободы действий в бухгалтерии мало, в отличие от, например, менеджера по продажам, который должен проявлять инициативу постоянно, а значит, скорее нарушать, чем соблюдать правила. В сфере продаж или закупок нервная беготня оправдана в силу специфики: там работа строится по принципу "волка ноги кормят", но в бухгалтерии нужно анализировать информацию, работать не спеша, поскольку ошибка может дорого стоить.

Последствия ненужной суеты очевидны. Во-первых, такая деятельность неэффективна — результат не соответствует затраченным силам. Во-вторых, непродуктивная хаотичная активность вызывает нервное напряжение. Суетливые люди, совершающие массу ненужных движений, как правило, постоянно находятся в тревоге, в вечном цейтноте, а результат — разрушенное здоровье и психосоматические заболевания.

Пример1

К психотерапевту обратилась женщина. Она жаловалась на постоянную тревогу и бессонницу. Появились странности в режиме питания. К примеру, то ей ничего не хотелось есть по нескольку дней, то нападал зверский аппетит, когда она накидывалась на любую пищу и наедалась досыта. Доктор стал выяснять, как живет пациентка. Оказалось, что ее интересы свелись только к работе. По профессии она бухгалтер, работает главбухом в строительной компании. На работе вынуждена долго засиживаться, частенько задания приходится брать на дом. Постоянный аврал, времени ни на что не хватает. В общем, довольно распространенная картина в современной коммерческой организации. После беседы психотерапевт сделал заключение, что женщина физически и психически здорова, просто очень не организована и поэтому не может структурировать свою деятельность. Лечебное воздействие свелось не столько к лечению, сколько к обучению навыкам эффективной работы.

Но это еще не все. Третье и самое главное следствие суеты заключается в том, что человеку, постоянно хватающемуся то за одно, то за другое дело, ничего не успевающему, начинает казаться, что это и есть его настоящая работа.

Пример 2

Василий В., коммерческий директор торговой компании, приходит на работу и с самого утра начинает хаотическую активность: например, он без целей вызывает к себе менеджеров, требует от отделов писать планы, после согласования просит их переписать, потом опять согласовывает. Все сопровождается криком, переходящим в истерику. Сотрудники нервничают, вытирают со лба пот. Рвутся документы, бросаются трубки. После утренней "зарядки" наступает небольшой перерыв "на обед", а потом все повторяется.

Однажды в компанию пригласили консультанта по бизнес-процессам, чтобы он оценил ситуацию и дал рекомендации. Первое, что он отметил, — повышенный агрессивный эмоциональный фон общения и множество ненужных действий как у руководства, так и у менеджеров-исполнителей. Консультант предложил снизить уровень напряженности и предложил сотрудникам небольшую методику. В нее были включены рекомендации и упражнения по планированию работы, саморегуляции и другие приемы, помогающие упорядочить работу и сделать ее более осмысленной и спокойной.

Василий В. и его подчиненные стали следовать советам. Атмосфера разрядилась, и проблемы начали решаться менее эмоционально. Но вскоре это наскучило. На совещаниях все чаще стали слышны крики и обвинения, сотрудники привычно напряглись и встревожились. А потом все вернулось на круги своя. Стиль работы стал нервно-хаотичным.

Суета становится наркотиком. Люди настолько привыкают к нездоровому стрессу, что уже не могут без него обходиться. И это неудивительно. Когда человек находится в состоянии стресса, в кровь выбрасываются различные химические вещества. Одно из них — адреналин, вырабатываемый корой надпочечников. Он заставляет сердце биться быстрее, стимулирует нервную систему и приводит весь организм в состояние повышенной боевой готовности. Еще в организме при возникновении угрозы 70 вырабатывается гормон кортизол, который приводит к взрыву энергии, но имеет существенный минус — он разрушает мышечную ткань.

Люди порой специально впадают в суетливое состояние, чтобы в крови были эти химические вещества. Сотрудники частенько подмечают, что шеф бывает не в духе по утрам (кстати, утром уровень кортизола повышен), а после "разрядки" становится спокойным и уравновешенным. Некоторые менеджеры приходят на работу и начинают ругаться с коллегами, требовать от них отчеты, документы, какие-нибудь планы. Так что суетливость — это метод самовозбуждения, способ хорошенько встряхнуться. Но это нездоровый механизм, поскольку организм быстро изнашивается. Лучше пробежаться трусцой или прокатиться на велосипеде, поскольку это более полезный способ зарядиться с утра.

Немного теории

Посмотрим, из каких действий состоит суета и как она возникает.

"Проскакивание"

Человек выполняет действие, "не присутствуя" в нем. Например, когда не хочется что-то делать. Кажется, что если сделаешь быстро, то будет не так неприятно.

Пример 3

Для Виктории В., сотрудницы бухгалтерии, самое ужасное — требовать от менеджеров по продажам отчетную документацию. Поэтому она старается сделать это очень быстро. Обычно по утрам она спешно обзванивает менеджеров, тараторит и не слушает, что ей отвечают. Часто возникают ситуации, когда сотрудник уже передал документы или передаст их на следующей неделе, а иногда запрашивает у бухгалтера дополнительную информацию, без которой контрагенты не предоставляют нужные бумаги. Но Виктория этого не слышит. Быстренько обзвонив коллег из других отделов, она приступает к своим делам. Из-за спешки отчетность формируется не вовремя, главный бухгалтер недовольна ее работой и даже несколько раз депремировала ее.

"Проскакивание" приводит к суете. В результате мы не делаем свою работу так, как надо, и постоянно к ней возвращаемся.

Одновременное выполнение двух и более задач

Народная мудрость гласит: "За двумя зайцами погонишься — ни одного не поймаешь". Тем не менее мы стремимся к тому, чтобы выполнить сразу два, а то и больше дел. Как правило, офисные сотрудники часто объединяют такие дела:

— разговор по телефону и проверку электронной почты; 71

— переписку по электронной почте и присутствие на совещании;

— разговор по телефону и обед;

— составление плана на месяц и параллельно — отчета за прошлый квартал и т. д.

Человек не может сосредотачиваться на нескольких задачах одновременно, но под нажимом обстоятельств иногда берется это делать. Основная причина — страх не выполнить все в срок. К сожалению, рациональное понимание того, что спешка ни к чему не приводит, помогает мало. Действовать последовательно и по плану могут психологически зрелые люди, понимающие, что от лишних движений результат не улучшится.

Постоянное переключение от одной задачи к другой

Это тоже распространенная ошибка офисных сотрудников. Стремясь все успеть, они перескакивают с одного дела на другое, причем ничем не занимаются достаточно долго.

Пример 4

Менеджер по продажам Рустам Х. ничего не успевает. Он начинает составлять отчет, несколько минут концентрируется на нем, затем вспоминает, что не позвонил важному клиенту, и хватается за телефон. После разговора он опять возвращается к работе, несколько минут тратит на то, чтобы вникнуть в суть дела. И тут его "осеняет", что он не отправил коммерческое предложение потенциальному покупателю. Он начинает злиться, сосредоточиться на цифрах становится все сложнее, и он переносит составление отчета на завтра. На другой день картина повторяется.

Эмоциональность

Чрезмерно оценочное отношение к работе вредит. К сожалению, иногда офисы по характеру и уровню шума напоминают собачьи приюты, так как там постоянно "лают".

Пример 5

В торговой розничной компании обсуждения напоминают театральную постановку. Сотрудников, не выполнивших то или иное задание, называют предателями. Затянувших со сроками — лжецами. Директор любит "отчитывать" подчиненных откинувшись на спинку кресла, четко и громко произнося слова: "Если. Я. Сказал. Задание. Должно. Быть. Выполнено. В срок!!!" Удар кулаком по столу. "Все. Кто. Не согласен. Могут. Валить. Отсюда!" Удар кулаком по столу.

После такого "заряда" подчиненные долго приходят в себя и полдня тратят на приведение нервной системы в рабочее состояние.

Законы суеты

В непродуктивном хаотичном поведении есть определенные закономерности.

Суета… идет по нарастающей

Непродуктивная активность сама по себе не проходит. Нужно прилагать определенные усилия, чтобы ее нивелировать. Если человек начал суетиться, то суета захватит всю его деятельность. Например, во время завтрака такой торопыга обязательно обольет брюки, или опрокинет вазочку с вареньем, или заденет локтем цветок. На работе последует продолжение: заклинит принтер, пропадут нужные сведения, клиент не сможет дозвониться и уйдет к конкуренту.

… заразна

Люди копируют поведение друг друга. Если начальник чешет бровь или поправляет галстук, когда волнуется, то его подчиненный будет делать то же самое. Если в компании "принято" махать руками, краснеть и морщить лоб, когда что-то не получается, то так будут делать все без исключения. Если, наоборот, руководитель приветствует спокойный разговор, без перехода на личности, такого стиля будут придерживаться все сотрудники.

В этом смысле мы, к сожалению, не ушли далеко от наших животных сородичей — обезьян.

… забирает энергию

Непродуктивная активность опасна и коварна. Человек может настроиться на результативный рабочий день, прийти на работу в бодром состоянии духа. Но стоит поддаться суете — и он начнет слабеть, погрязнув в ненужных хлопотах и собственном недовольстве. В конце концов его охватит ощущение бессилия. Самые безразличные на работе — те, кто постоянно кружится в бесконечном колесе бесполезных забот.

Принципы остановки непродуктивной активности

Рассмотрим приемы, которые позволяют избавиться от суеты.

Каждому делу — свое время

Офисный мир не любит флегматиков. Считается, что деловой мир принадлежит холерикам и сангвиникам. Они легко переключаются и общительны. Им все дается легко. Они поверхностные экстраверты. И чаще всего именно они — основные "производители" суеты.

Пример 6

Точный литературный образ суетливого менеджера приведен в романе Ильи Ильфа и Евгения Петрова "Двенадцать стульев": "Виктор Михайлович Полесов был не только гениальным слесарем, но и гениальным лентяем. Среди кустарей с мотором, которыми изобиловал Старгород, он был самым непроворным и наиболее часто попадавшим впросак. Причиной к этому служила его чрезмерно кипучая натура. Это был кипучий лентяй. Он постоянно пенился".

Напротив, для людей флегматического темперамента весь мир поделен на промежутки времени, в каждом из которых — одно занятие. Если флегматик принялся мыть окно, то в данный момент он будет только мыть окно и ничего больше. Он не может быть суетливым, потому что неторопливое начало работы и основательность — особенности его психики.

Чтобы преодолеть нервный хаос повседневности, нам надо учиться у флегматиков. Нужно заставлять себя делать только одно дело в каждый конкретный период времени.

Упражнение 1. Только одно и только сейчас

Иногда нам кажется, что мы занимаемся чем-то одним, на самом деле наше внимание сосредоточено на нескольких вещах. Например, мы едим и слушаем радио или готовим пищу и говорим по телефону. Лучше начинать тренировки, когда рядом никого нет. Нужно по возможности исключить раздражающие и отвлекающие факторы: отключить телефон, телевизор, радио. Начните что-то делать, например, гладьте рубашку. Сосредоточьтесь на этом действии. В какой-то момент возникнет импульс сделать что-то еще — поставить телефон на зарядку, открыть или закрыть окно. Просто продолжайте заниматься тем, чем занимаетесь.

Не надо спешить переносить навык в рабочую жизнь. Внезапная неторопливость и размеренность могут вызвать напряжение у коллег. Сначала надо "потренироваться" дома, чтобы новое умение закрепилось и выглядело естественным.

Несмотря на кажущуюся легкость, упражнение может и не получиться с первого раза. Некоторые люди не выдерживают конфликта импульсов и начинают переключаться с одного дела на другое. В этом тоже нет ничего страшного. Если у вас произошло именно так, просто вернитесь к своему основному занятию.

Со временем упражнение будет получаться все лучше. По мере развития умения психика "переключится" в новое спокойное состояние и в работе появится сосредоточенность. Выполнять каждодневные дела станет интереснее, суетливость постепенно исчезнет.

Выбрать темп и ритм

Психологи рекомендуют водителям слушать в машине музыку в среднем темпе. Слишком быстрая провоцирует на опасную езду, а медленная "усыпляет". Почему так происходит? Человек подстраивается под определенную скорость внешних событий.

Слушая звуковые или воспринимая визуальные раздражители, организм начинает жить в соответствии с темпом, который они задают. Соответствующим становится и настроение. Если перед утренним совещанием послушать песню Stay CleaN рок-группы Motor Head, то во время обсуждения захочется говорить быстро, агрессивно, пропуская замечания коллег мимо ушей. Можно сделать наоборот: насладиться произведением Дебюсси "Лунный свет" — и тогда вряд ли захочется фонтанировать эмоциями, бить себя в грудь и нападать на людей.

Почему мы воспринимаем одно действие как медленное, а другое как быстрое, ведь скорость — это относительное понятие? Самый важный ритм человеческого организма — биение сердца. Обычно мы не замечаем, как оно прокачивает кровь по нашему организму, но постоянно бессознательно сверяем скорость событий с сердцебиением. Если внешний раздражитель быстрее по темпу, то он как бы "подстегивает" нас. Сердце начинает биться чуть-чуть быстрее, как во время опасности. Организм мобилизуется, переходит в состояние "повышенной боеготовности", когда нужно либо атаковать, либо убегать. Раздражителем может быть не только музыка, но и любые звуковые и даже визуальные стимулы. Например, мобилизующее воздействие оказывает быстрая речь. Фильм или книга, где события постоянно чередуются, — это тоже раздражитель, заставляющий двигаться быстрее. Даже у картины может быть "высокий" и "низкий" темпы. Японская живопись в стиле дзен успокаивает, а картина-эпоха Ильи Глазунова с множеством исторических лиц будит воображение, заставляет лихорадочно думать, искать ассоциации.

Разным бывает и ритм. Он может быть постоянным, способствующим спокойному восприятию событий, а может быть "рваным" — то быстрее, то медленнее.

Чтобы научиться останавливать суету, нужно окружать себя спокойными ритмичными вещами. Слушать соответствующую музыку, смотреть фильмы с последовательным сюжетом, читать книги и дружить со спокойными жизнерадостными людьми. Неспешный бег трусцой или езда на велосипеде также помогают приобрести ровное состояние духа, поскольку создают нужный ритм.

Учиться отвлекаться на "ненужное"

Мы слишком целесообразны. Взрослые говорят детям, что надо и что не надо делать. К примеру, ребенок хочет постоять и поглазеть на ящерицу в траве, а родители заставляют его учить уроки. Конечно, ведь рассматривание земноводных не поможет сделать карьеру. Мы с раннего детства приучены к тому, чтобы каждое наше действие производило экономический эффект. Но это делает нас уязвимыми. Мы тревожимся, когда остаемся без дела, и стараемся занять себя чем-либо "полезным". Чтобы обрести спокойствие, надо учиться делать "бесполезные" вещи — есть, пить, любоваться закатом, слушать, как течет вода, как играют дети.

Упражнение 2. Остановись, мгновение!

Выберите время, которое вы готовы посвятить себе, заранее запланируйте "бесполезное" занятие — поедание мороженого, наблюдение за фонтаном, игру в дартс. Промежуток времени должен быть достаточным, например, один час. Отключите мобильный телефон, позаботьтесь, чтобы вас не отвлекали посторонние звуки и события. Займитесь вашим "бесполезным" делом.

В процессе выполнения упражнения появятся "рациональные" мысли о том, что все это не нужно, что лучше заняться чем-то "целесообразным" — позвонить по телефону, почитать новости в Интернете, проверить электронную почту. Занятие, которому вы посвятили этот час, может внезапно показаться скучным. Так же, как и при выполнении первого упражнения, просто продолжайте делать свое дело.

Постоянно практикуясь, со временем можно обнаружить, что чувство вины в ответ на "приступы созерцательного настроения" испарилось и появилось более спокойное восприятие реальности.

Замедление

И, наконец, самая "страшная" для офисного сотрудника рекомендация. Делайте все медленно. Конечно, не нужно предлагать начальству "не спешить" с зарабатыванием прибыли или объяснять свое опоздание новой привычкой медлить. Не надо никого агитировать следовать своему пути.

Упражнение 3. Антисуета

Выполняя рабочее задание, представьте, что вы стали флегматиком. Не спеша ознакомьтесь с содержанием, подумайте, какие есть варианты выполнения. Затем составьте план. Приступите к заданию и сделайте его настолько медленно, насколько возможно.

Интересно, что многие люди, начавшие работать по-новому, обнаруживают, что им стало интереснее заниматься своими обязанностями, а время их выполнения нисколько не увеличилось. Так и должно быть, ведь они теперь более эффективны, потому что ушли нервотрепка и спешка.