Документы, предоставляемые работнику работодателем

В процессе трудовой деятельности, а также после увольнения у сотрудника может возникнуть необходимость в документах, подтверждающих его трудовой стаж, заработок или иные факты работы. Законодательство обязывает работодателя предоставлять такие документы по запросу работника. В этом руководстве мы подробно разберем, какие документы подлежат выдаче, в какие сроки и как их правильно оформить.

Перечень документов, подлежащих выдаче работнику

Работодатель обязан выдавать только те документы, которые связаны с трудовой деятельностью сотрудника. Отказ в выдаче документов, предусмотренных законом, влечет административную ответственность.

1. Документы, выдаваемые в обязательном порядке (в силу закона):

• Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему (статья 67 Трудового кодекса Российской Федерации). Один экземпляр передается работнику при заключении договора.
• Копии приказов, связанных с трудовой деятельностью (статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации):
  • О приеме на работу.
  • О переводах.
  • Об увольнении.
  • Важно: Копия приказа об увольнении выдается в день увольнения без заявления.
• Справка о доходах по форме 2-НДФЛ (статья 230 Налогового кодекса Российской Федерации).
• Справка о среднем заработке для службы занятости (за последние 3 месяца).
• Справка о сумме заработка за два календарных года для расчета пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам (по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н).
• Копия трудовой книжки или заверенная выписка из нее (пункт 7 Правил ведения трудовых книжек). Выдается по письменному заявлению работника.
• Расчетные листки (статья 136 Трудового кодекса Российской Федерации). Выдаются при каждой выплате заработной платы.

2. Документы, выдаваемые по письменному заявлению работника:

Работник вправе запросить и другие документы, касающиеся его трудовой деятельности:

• Копии приказов о поощрении, предоставлении отпуска, наложении дисциплинарного взыскания.
• Справки с места работы (например, для получения визы, кредита).
• Характеристики.
• Выписки из локальных нормативных актов (например, выписка из штатного расписания о должности и окладе).

Запрещено выдавать документы, содержащие персональные данные других сотрудников или сведения, составляющие государственную или коммерческую тайну.

Сроки выдачи документов

Законодательство устанавливает четкие сроки для предоставления документов работнику:

• 3 рабочих дня — общий срок для выдачи копий документов, справок и выписок по письменному заявлению работника (статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации).
• В день увольнения — выдаются трудовая книжка, копия приказа об увольнении и иные документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника.
• Не позднее 15 марта года, следующего за отчетным — срок выдачи справки 2-НДФЛ (если она не была выдана при увольнении).

Правила оформления копий и выписок

Чтобы копия документа имела юридическую силу, она должна быть надлежащим образом заверена.

Порядок заверения копий:

1. На документе проставляется отметка «Копия верна» или «Верно».
2. Указывается должность лица, заверившего копию.
3. Проставляется его личная подпись с расшифровкой (Фамилия И.О.).
4. Указывается дата заверения.
5. Проставляется оттиск печати организации (при ее наличии).
6. Делается отметка о месте хранения подлинника: «Подлинник документа находится в ООО «Все о кадрах» в деле № 15/к за 2024 год».

Если копия состоит из нескольких листов, их необходимо пронумеровать, прошить и заверить на месте скрепления.

Образец заявления на выдачу документов

Генеральному директору
ООО «Все о кадрах»
И.И. Петрову
от менеджера по продажам
А.С. Сидорова

ЗАЯВЛЕНИЕ
о выдаче документов, связанных с работой

Прошу выдать мне следующие документы, связанные с моей трудовой деятельностью в ООО «Все о кадрах»:
1. Заверенную копию приказа о приеме на работу от 15.05.2020 № 45-к.
2. Заверенную копию трудовой книжки.
3. Справку о доходах по форме 2-НДФЛ за 2024 год.

Документы прошу выдать на руки.

20 января 2025 года _______________________ /А.С. Сидоров/

Образец заверенной копии приказа

Общество с ограниченной ответственностью «Все о кадрах»
(ООО «Все о кадрах»)

ПРИКАЗ
15 мая 2020 года № 45-к
г. Москва

О приеме на работу

Принять на работу Сидорова Алексея Сергеевича на должность менеджера по продажам с 18 мая 2020 года с окладом 60 000 (шестьдесят тысяч) рублей в месяц.

Основание: трудовой договор от 15.05.2020 № 45.

Генеральный директор _______________________ /И.И. Петров/

Копия верна.
Начальник отдела кадров _______________________ /А.И. Сидорова/
20 января 2025 года
М.П.
Подлинник документа находится в ООО «Все о кадрах» в деле № 15/к за 2020 год.

Ответственность работодателя за нарушение порядка выдачи документов

Незаконный отказ в выдаче документов или нарушение сроков их предоставления влечет за собой:

• Административную ответственность по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации:
  • Штраф для должностных лиц от 10 000 до 20 000 рублей.
  • Штраф для юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей.
• Дисквалификацию руководителя на срок от одного года до трех лет при повторном нарушении.
• Обязанность компенсировать работнику причиненный материальный ущерб (например, если из-за отсутствия справки он не получил кредит) и моральный вред.