Можем ли мы не брать с работников плату за бланки трудовых книжек? Разрешается ли использовать бланк трудовой книжки, который принес сам работник?

Согласно п. 47 Правил при оформлении трудовой книжки плата за бланк берется с сотрудника, который принимается на работу впервые, а плата за вкладыш — с работника, у которого закончились все страницы раздела "Сведения о работе". Сделать это работник может в удобной ему форме — наличными, заплатив в кассу или перечислив их на расчетный счет фирмы. Кроме того, только по заявлению работника об уменьшении суммы зарплаты, причитающейся ему к выплате, стоимость бланка может быть из нее удержана.

Не взимать с работников стоимость бланков работодатель может, если такое условие будет закреплено в локальном нормативном акте, например, в правилах внутреннего трудового распорядка.

Напомним, что согласно п. 34 и 48 Правил бланки трудовых книжек оформляются бесплатно, если:

— произошло чрезвычайное происшествие (пожар, наводнение), в результате которого трудовые книжки сотрудников были повреждены;

— бланк трудовой книжки испортил работник фирмы, ответственный за кадровый учет, при первичном заполнении.

Что касается того, можно ли использовать бланк трудовой книжки, принесенный работником, отвечаем — нет, нельзя. Производителем трудовых книжек является объединение "ГОСЗНАК", которое подконтрольно Минфину (п. 2 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н). Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться уполномоченными юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими специальным требованиям.

Некоторые кадровики направляют работников в определенное место, где можно приобрести бланки трудовых книжек, причем нужно затем предъявить товарный чек. Но мы не рекомендуем такой порядок действий. Тем более, если работник принес бланк трудовой книжки, неизвестно где приобретенный. В силу п. 44 Правил в каждой организации обязательно должен быть запас бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Их количество определяется потребностями организации. В любом случае хотя бы один чистый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее должен быть в организации постоянно.

Согласно п. 41 Правил запасные бланки должны храниться в бухгалтерии и быть оприходованы как документы строгой отчетности в специальной приходно-расходной книге. И использовать в работе можно только учтенные бланки (при проверке сотрудники Гострудинспекции могут сверить номера и серии бланков трудовых книжек и вкладышей в приходно-расходной книге с реквизитами заполненных книжек и вкладышей). Чистые бланки попадают из бухгалтерии в кадровую службу по заявке лица, ответственного за ведение трудовых книжек (п. 42 Правил).