оформление приема на работу

Трудовые отношения с работником могут возникать по различным основаниям: в результате избрания на должность или по конкурсу на замещение соответствующей должности, назначения на должность или утверждения в должности, направления на работу в счет установленной квоты, судебного решения о заключении трудового договора или на основании фактического допущения работника к работе. Вне зависимости от основания трудовые отношения должны быть оформлены документально — трудовой договор, приказ и пр. Вроде бы ничего сложного нет, однако на практике довольно часто возникают ситуации, когда не ясно, как внести запись в трудовую книжку, как сформулировать условия трудового договора или составить приказ о приеме. Разберемся с этим в статье.

 

Прием на работу любого работника состоит из последовательных действий. Опустим проведение собеседований или конкурсный отбор и перейдем к документальному оформлению начала трудовых отношений. Итак, работодателю необходимо проверить документы, предъявляемые работником, заключить трудовой договор, издать приказ о приеме на работу, заполнить личную карточку и внести запись в трудовую книжку. Конечно, мы не упомянули о некоторых "попутных" действиях, но о них скажем ниже.

 

Проверяем документы

 

Перечень документов, предъявляемых работником для заключения трудового договора, установлен ст. 65 ТК РФ:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

— справка о наличии (об отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

Данный перечень является исчерпывающим для большинства работодателей, однако с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Например, требование работодателя предъявить при приеме на работу свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ или документ о регистрации по месту проживания или пребывания является незаконным. Отсутствие таких документов не может служить основанием для отказа в заключении трудового договора (Письмо Роструда от 18.12.2008 N 6967-ТЗ). А на основании Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" при поступлении на гражданскую службу работнику необходимо предъявить такое свидетельство и сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера. Аналогичное требование содержится в Федеральном законе от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации".

Кроме этого, ряд других нормативных актов и положений Трудового кодекса позволяет работодателю потребовать от поступающего на работу иные документы. В частности, ст. 283 ТК РФ позволяет при приеме по совместительству на тяжелую работу или работу с вредными и опасными условиями труда требовать справку о характере и об условиях труда по основному месту работы.

Для привлечения к труду отдельных категорий иностранных граждан необходимо разрешение на работу, которое они должны предъявить работодателю (Федеральный закон от 25.07.2002 N 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации").

 

Обратите внимание! Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы, помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

 

Важным вопросом является написание заявления о приеме на работу: нужно ли оно? Отвечаем. В случае когда такое заявление прямо предусмотрено нормативными актами, оно необходимо: например, при поступлении на государственную гражданскую службу или на службу в органы внутренних дел . В остальных случаях заявление о приеме не является обязательным документом, поскольку трудовые отношения возникают на основании трудового договора (ст. 16 ТК РФ). Однако на практике кадровые службы все еще просят написать такое заявление — хуже не будет, потому что это промежуточное соглашение о выходе на работу, которое чисто психологически бывает важным для кандидата.

Немаловажным моментом при предъявлении документов является проверка их подлинности, ведь бывает, что соискатели предъявляют работодателю подложные документы.

Просматривая документы, обратите внимание на:

— несоответствие или замену листов трудовой книжки — они могут быть с отличными от других серией или номером или отличаться по цвету;

— фотографию — она может быть переклеена;

— наличие дописанных сведений — определяется по несостыковкам границ текста, несоответствию чернил и наличию потертостей.

Чаще всего представляют поддельные документы об образовании. Проверить подлинность дипломов и свидетельств можно несколькими способами, однако мы рекомендуем следующий.

Поскольку сведения об образовании относятся к персональным данным, то проверка таких сведений может быть проведена только с согласия самого работника (ст. 10 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее — Закон N 152-ФЗ)). То есть работодатель должен получить согласие работника на получение сведений о его образовании у третьих лиц (то есть у вуза, выдавшего диплом). Если сотрудник согласен на такую проверку, нужно оформить официальный запрос в учебное заведение, выдавшее документ об образовании. Поскольку каждый диплом государственного образца имеет уникальный номер, сведения о котором хранятся в архиве учебного заведения, подтвердить подлинность и дату выдачи конкретного диплома совершенно не сложно.

Если работник не согласен на такой запрос, а подлинность документа об образовании вызывает серьезные сомнения, рекомендуем обратиться с просьбой о проверке его подлинности в органы, осуществляющие оперативно-разыскную деятельность.

 

Форма и условия трудового договора

 

Согласно ст. 15 ТК РФ трудовые отношения основаны на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором. В силу ст. 16 ТК РФ трудовые отношения возникают на основании трудового договора, заключаемого в соответствии с гл. 10 и 11 ТК РФ.

Итак, заключение трудового договора является следующим шагом в оформлении приема на работу. Первым делом нужно обратить внимание на ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает перечень условий и сведений, подлежащих включению в трудовой договор: место работы, трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы), условия оплаты труда и т.д. Кроме этого, в трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством.

Если работник и работодатель при заключении трудового договора пришли к соглашению об установлении испытания, условие об этом обязательно должно быть включено в трудовой договор. Отсутствие в трудовом договоре условия об испытании означает, что работник принят на работу без испытания. Однако, прежде чем включать такое условие в трудовой договор, проверьте, не относится ли работник к категории лиц, которым испытательный срок устанавливать нельзя. Такие категории перечислены в ст. 70 ТК РФ.

Важное условие трудового договора — его срок. Напомним, что на основании ст. 58 ТК РФ трудовые договоры могут заключаться:

— на неопределенный срок;

— на срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Если в трудовом договоре не прописан срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок. Поэтому, если планируются срочные трудовые отношения, в тексте трудового договора обязательно нужно указать срок действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора. Напомним, что причины, по которым может быть заключен срочный трудовой договор, установлены ст. 59 ТК РФ и иными федеральными законами.

 

Примечание. Если работник принимается на работу по совместительству, в трудовом договоре указание на это обязательно (ст. 282 ТК РФ).

 

Условие об установлении срока трудовых отношениях может быть сформулировано следующим образом:

 

1.4. Настоящий срочный трудовой договор заключен согласно ч. 1 ст. 59 Трудового кодекса РФ на время исполнения обязанностей Ивановой Натальи Ивановны, отсутствующей на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

 

При формулировании в трудовом договоре условий оплаты труда достаточно часто возникает вопрос, будет ли соответствовать нормам трудового законодательства следующая формулировка: "Работнику устанавливается оплата труда согласно штатному расписанию". Нет, такую формулировку нельзя включать в трудовой договор, и вот почему. Заработная плата определяется в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда (ст. 135 ТК РФ). Должностной оклад является фиксированным размером оплаты труда (ст. 129 ТК РФ), а в трудовом договоре в обязательном порядке должны быть зафиксированы условия оплаты труда работника, то есть указаны размер должностного оклада, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты. А вот если в организации есть положение о премировании или денежном поощрении, после указания оклада и надбавок можно сослаться на него, если конкретному работнику полагаются какие-либо поощрительные выплаты или выплаты стимулирующего характера.

Формулировка условия оплаты труда может быть следующей:

 

3.5. За выполнение трудовых обязанностей, предусмотренных настоящим трудовым договором, работнику устанавливается должностной оклад в размере 6 020 руб.

3.6. Работнику устанавливаются стимулирующие выплаты за категорию в размере 2 003 руб., стимулирующая надбавка в размере 3 106 руб.

3.7. Премирование работника осуществляется в соответствии с Положением о премировании.

 

Учтите важный момент: при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (ст. 68 ТК РФ). Многие работодатели не обращают внимания на данное требование, однако, если его не выполнить, в дальнейшем при возникновении трудовых споров работодателю будет трудно доказать свою правоту. Например, если работодатель не ознакомил работника с локальными актами, регламентирующими работу с конфиденциальной информацией, то уволить его за разглашение такой информации будет нельзя.

Факт ознакомления с локальными нормативными актами должен подтверждаться подписью работника. Для этого можно завести отдельный журнал ознакомления или к каждому локальному акту подшить лист ознакомления. В последнем случае работник уже не сможет сказать, что не видел локального нормативного акта.

Лист ознакомления может выглядеть следующим образом:

 

Лист ознакомления работников ГБУЗ "Клиническая больница N 2" с правилами внутреннего трудового распорядка

 

N п/п

ФИО работника

Дата ознакомления

Подпись

3

Петров Петр Иванович

31.01.2013

Петров

4

Сидорова Анна Ивановна

04.02.2013

Сидорова

 

При этом не будет лишней отметка об ознакомлении и в трудовом договоре, например: "С локальными нормативными актами до подписания трудового договора ознакомлен" (затем подпись, дата).

Подводя итог, скажем, что трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя, например: "Экземпляр трудового договора от 14.01.2013 N 5/011 получил", затем подпись работника и ее расшифровка.

 

Обратите внимание! Трудовой договор, не оформленный письменно, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ст. 68 ТК РФ).

 

Одновременно с трудовым договором может быть оформлен договор о полной материальной ответственности, если должностные обязанности работника непосредственно связаны с обслуживанием денежных, товарных и иных ценностей. Один экземпляр такого договора передается работнику, а другой, с отметкой работника о получении второго экземпляра, хранится у работодателя.

 

Приказ о приеме на работу

 

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание такого приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Отметим, что даты заключения трудового договора и издания приказа могут не совпадать — дата начала работы, определенная трудовым договором, может быть более поздней по сравнению с той, на которую подписан договор и оформлен приказ.

Основной вопрос, который волнует работников кадровых служб после нового года, — по какой форме необходимо издавать такой приказ? Ведь 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", в соответствии с положениями которого формы первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, больше не являются обязательными к применению. Однако на основании ст. 9 данного закона формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

 

Примечание. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа о приеме на работу (распоряжения).

 

Поскольку в настоящее время нормативные акты, утверждающие унифицированные формы по учету кадров, не приняты, полагаем, что названные учреждения и организации могут спокойно продолжать пользоваться формами, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

При оформлении приказа о приеме работника на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником трудового договора на неопределенный срок в реквизите "Дата" строка "по" не заполняется.

Если планируется принять одновременно несколько сотрудников, можно использовать унифицированную форму Т-1а.

 

Личная карточка

 

На основании Правил ведения и хранения трудовых книжек  с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Личная карточка (ф. Т-2 и Т-2 ГС (МС)) заполняется работником кадровой службы на основании документов, представленных работником. Сразу скажем: при приеме на работу личную карточку можно заполнить в электронном виде, но потом ее все-таки необходимо распечатать, чтобы сотрудник заверил внесенные данные своей подписью.

Помимо личной карточки работника, в научных, научно-исследовательских, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, применяется учетная карточка научного, научно-педагогического работника (ф. Т-4).

 

От редакции. Более подробно о том, как правильно заполнить личную карточку, читайте в статье Т.В. Шадриной, N 3, 2012.

 

Отметим, что иногда в некоторых разделах личной карточки не хватает места для указания сведений, например в п. 6 "Образование" разд. I или разд. IX "Отпуска". Что делать в этом случае? Мы рекомендуем оформить вкладной лист и указать на нем все необходимые данные.

 

Трудовая книжка

 

Статья 66 ТК РФ обязывает работодателя вести трудовые книжки каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.

При внесении записей в трудовую книжку нужно руководствоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек (далее — Инструкция), утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69, и Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

Согласно данным нормативным актам запись в трудовую книжку о приеме на работу делается на основании соответствующего приказа (распоряжения), причем не позднее недельного срока. Кроме этого, нужно соблюдать следующие требования: записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений (п. 1.1 Инструкции). Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.

Если работник трудоустраивается впервые, необходимо заполнить титульный лист трудовой книжки. Сведения о работнике, указываемые на первой странице трудовых книжек, заполняются следующим образом:

— фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами;

— дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

— запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

— запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);

— профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице трудовой книжки должен заверить правильность внесенных сведений. Первую страницу подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (кадровой службы) (п. 2.2 Инструкции).

Далее нужно оформить запись о приеме на работу. Для этого в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи. В графе 2 указывается дата приема на работу в соответствии с приказом о приеме на работу (дата пишется арабскими цифрами: число и месяц — двузначным числом, год — четырехзначным числом). Затем в графу 3 вносятся записи о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, если условие о работе в таком подразделении включено в трудовой договор, или о наименовании должности (работы), специальности или профессии с указанием квалификации. В графе 4 проставляют дату и номер приказа (распоряжения), согласно которому работник принят на работу.

 

N записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

 

 

 

 

Государственное бюджетное учреждение

 

 

 

 

 

здравоохранения Нижегородской области

 

 

 

 

 

"Станция скорой помощи г. Нижнего Новгорода"

 

3

30

01

2013

Принят фельдшером в линейную бригаду

Приказ от

 

 

 

 

скорой медицинской помощи на

30.01.2013 N 10-к

 

 

 

 

Автозаводскую подстанцию

 

 

 

Иногда "по старинке" кадровики делают в трудовой книжке впервые устраивающегося на работу запись: "До приема в такую-то организацию трудового стажа не имел". Такую запись вносить не нужно, ведь она не предусмотрена никакими нормативными актами.

Все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь, регистрируются в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

 

Формирование личного дела

 

Сразу скажем, что обязанность по ведению личных дел установлена только в отношении государственных и муниципальных служащих. Личные дела остальных работников большинство учреждений и организаций, финансируемых из бюджетов различного уровня, может вести по желанию.

Личное дело — это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника. Поскольку данные, которые собираются и систематизируются, являются персональными, при ведении личных дел необходимо соблюдать требования гл. 14 ТК РФ и Закона N 152-ФЗ.

Смотрите также:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.