Отдельные нюансы командировок

командировка

Командировки в наши дни не редкость. Однако нормативные акты, регламентирующие порядок направления работников в служебные поездки, не совсем освещают отдельные вопросы — оформление, оплату и пр., в связи с чем на практике возникают ситуации, в которых непонятно, что делать. Различные ведомства периодически выпускают разъяснения по отдельным моментам, связанным с командировкой. Сегодня мы расскажем, что они думают о порядке направления работников в служебные командировки, учете рабочего времени командированного, возмещении расходов, связанных с командировкой, оформлении командировочного удостоверения, порядке расследования и учета несчастных случаев, произошедших с направленными в служебные командировки работниками.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Особенности направления работников в командировки установлены в Положении, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.
Кроме Трудового кодекса и Положения нужно использовать Инструкцию, утвержденную Минфином СССР, Госкомтрудом СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР», которая применяется в части, не противоречащей ТК РФ и Положению.
Командировка сотрудника оформляется соответствующими документами по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1), — командировочным удостоверением, приказом о направлении в командировку, служебным заданием.
Отметим, что по Информации Минфина РФ N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» с января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например кассовых документов).

Учет рабочего времени в командировке

Как известно, работодатель обязан вести точный учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используются табели учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13, утвержденные Постановлением N 1).
Минтруд в Письме от 14.02.2013 N 14-2-291 (далее — Письмо N 14-2-291) пояснил, что дни отсутствия работника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» («06» — служебная командировка), при этом количество отработанных часов не проставляется.
Если работник в командировке привлекался к работе в выходной для него по основному месту работы день, такой день в табеле учета рабочего времени нужно дополнительно отразить буквенным кодом «РВ» или цифровым «03». Указывать количество часов, отработанных в этот день, нужно, если работодатель давал сотруднику указание о продолжительности работы в выходной день.

Командировочное удостоверение

Согласно п. 7 Положения на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением направления в командировку за пределы территории РФ.
Неоднозначен вопрос о необходимости оформления командировочных удостоверений при однодневных командировках. Минтруд, рассматривая вопрос оформления таких командировок в Письме N 14-2-291, не согласился с необходимостью оформления удостоверения. Свою позицию ведомство обосновывало п. 2 Инструкции и мнением Минфина, представленным в Письме от 26.05.2008 N 03-03-03/06/2/60, согласно которым командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.
Позднее Минтруд поменял свою точку зрения и посчитал, что командировочное удостоверение при направлении работника в однодневную командировку все-таки необходимо. В Письме от 28.11.2013 N 14-2-242 ведомство указало: пунктом 7 Положения определено, что при направлении работников в служебные командировки необходимо оформлять командировочное удостоверение, за исключением случаев, указанных в п. 15 Положения. Иные случаи, когда командировочное удостоверение не оформляется, не установлены.
Таким образом, можно сделать вывод, что командировочное удостоверение необходимо оформлять во всех случаях служебных поездок по территории России, в том числе при однодневных командировках.
Следующий вопрос, который волнует работодателей: как подтвердить факт нахождения работника в командировке, если нет возможности проставить отметки о прибытии и выбытии?
Минтруд в Письме N 14-2-291 высказался по данному вопросу. В частности, ведомство указало: действительно, фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи. Но в случае невозможности проставить в командировочном удостоверении отметки о прибытии в место командирования и выбытии из него факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами, в частности:
— приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку;
— служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении;
— проездными документами, из которых следуют даты прибытия и выбытия из места назначения;
— счетом гостиницы, подтверждающим период проживания в месте командирования.
Аналогичная позиция представлена в Письме Минфина РФ от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7.
Чтобы не возникало трудностей с контролирующими органами, рекомендуем порядок документального оформления командировочного удостоверения закрепить во внутреннем локальном документе организации.

Возмещение расходов

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение (ст. 167, 168 ТК РФ):
— расходов по проезду;
— расходов по найму жилого помещения;
— дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
— иных расходов, произведенных с разрешения или ведома работодателя.
Для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, размеры возмещения расходов установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета». При этом данным учреждениям позволено возмещать расходы и в большем размере, но за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.
Для коммерческих организаций нормы возмещения расходов не установлены вовсе. Поэтому порядок и размеры возмещения работникам расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).
Следует отметить, что трудовое законодательство не устанавливает обязанности выплачивать расходы, связанные со служебной командировкой, всем работникам в одинаковом размере. Размер возмещения определяется исходя из финансовых возможностей организации. Работодатель вправе своим локальным нормативным актом предусмотреть дифференцированный размер данных расходов для работников, занимающих различные должности.
Например, если работник находится в заграничной командировке, согласно Письму ФНС РФ от 21.03.2011 N КЕ-4-3/4408 работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты. Сумма, подлежащая возмещению, рассчитывается исходя из суммы истраченной согласно первичным документам валюты по курсу обмена, который определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты.
Нужно ли выплачивать работнику суточные, если он направлен в однодневную командировку? Ответ дал Минтруд в Письме от 28.11.2013 N 14-2-242. В частности, ведомство указало, что выплата суточных при однодневных командировках законодательно не предусмотрена. В связи с этим такая выплата не может быть установлена локальным нормативным актом организации, поскольку это будет противоречить установленной в ч. 1 ст. 168 ТК РФ правовой природе суточных — дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства. При однодневной командировке такое проживание отсутствует.

Вам может также понравиться...