В случае необходимости внесения записи в трудовую книжку при отсутствии свободных страниц работодатель обязан оформить вкладыш. Требование об удержании его стоимости с работника является правомерным только при наличии добровольного согласия работника.
вверхШаг 1. Анализ оснований для требования об оплате
Согласно пункту 32 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, она дополняется вкладышем. Вкладыш оформляется работодателем.
Законодательство не устанавливает, кто должен нести расходы на приобретение бланка вкладыша. Стоимость бланка трудовой книжки или вкладыша не отнесена к числу расходов, которые работодатель обязан нести в обязательном порядке. Однако порядок взимания платы с работника строго регламентирован.
Трудовые книжки и вкладыши к ним являются бланками строгой отчетности. Их приобретение, учет и хранение — обязанность работодателя. Факт необходимости вкладыша, возникший при внесении записи о переименовании должности, не является виной работника.
вверхШаг 2. Оценка правомерности удержания без согласия работника
В соответствии с частью 1 статьи 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ), удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.
Перечень оснований для удержаний по инициативе работодателя ограничен (часть 2 статьи 137 ТК РФ) и включает, например, возмещение неотработанного аванса, погашение невозвращенных подотчетных сумм, возврат излишне выплаченных сумм из-за счетной ошибки. Оплата бланка вкладыша в этот перечень не входит.
Следовательно, удержание стоимости вкладыша без письменного согласия работника является незаконным.
Работодатель вправе предложить работнику добровольно компенсировать стоимость вкладыша. Если работник согласен, это должно быть оформлено письменно (заявление, согласие). Без такого документа любое удержание будет считаться нарушением.
вверхШаг 3. Формулировка ответа работодателю
Если работодатель настаивает на оплате, работнику следует дать письменный ответ. В нем необходимо:
- Сослаться на статью 137 ТК РФ, указав, что требование об оплате вкладыша не входит в исчерпывающий перечень оснований для удержаний.
- Указать, что вы не даете согласия на удержание каких-либо сумм из заработной платы для возмещения стоимости бланка вкладыша.
- Потребовать от работодателя исполнить свою обязанность по оформлению вкладыша и внесению в него записи о переименовании должности в установленные сроки.
Данный документ станет доказательством вашей позиции в случае возникновения спора.
Отказ работника оплачивать вкладыш не является основанием для отказа работодателя внести соответствующую запись в трудовую книжку. Работодатель обязан вести трудовые книжки и обеспечивать их сохранность (статья 66 ТК РФ). Это включает в себя и необходимость оформления вкладыша за свой счет.
вверхШаг 4. Действия в случае незаконного удержания или отказа во внесении записи
При возникновении конфликта работник может предпринять следующие шаги:
- Если удержание уже произведено, направить работодателю письменную претензию с требованием вернуть незаконно удержанную сумму.
- Если работодатель отказывается оформлять вкладыш и вносить запись, обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ). Нарушение правил ведения трудовых книжек влечет административную ответственность работодателя по статье 5.27 КоАП РФ.
- В случае отказа вернуть деньги — подать исковое заявление в суд о взыскании незаконно удержанных сумм. Срок обращения — 3 месяца со дня, когда работник узнал о нарушении своего права (статья 392 ТК РФ).
Стоимость бланка вкладыша является незначительной суммой, однако принципиальное значение имеет соблюдение процедуры и защита от произвольных удержаний. Незаконное удержание даже небольшой суммы создает прецедент и нарушает права работника.
вверхОбразцы документов
Образец 1. Письменный отказ от согласия на удержание стоимости вкладыша
Генеральному директору
ООО «Компания»
Петрову С.И.
от экономиста планового отдела
Ивановой Анны ПетровныЗаявление
В связи с Вашим требованием о возмещении стоимости вкладыша в мою трудовую книжку, который необходим для внесения записи о переименовании моей должности, сообщаю следующее.
В соответствии с частью 1 статьи 137 Трудового кодекса РФ удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, непосредственно предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами. Оплата бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в перечень таких оснований не входит.
На основании изложенного, заявляю об отказе давать согласие на удержание из моей заработной платы каких-либо сумм для возмещения стоимости вкладыша в трудовую книжку.
Прошу Вас обеспечить оформление вкладыша и внесение в установленном порядке записи о переименовании моей должности без каких-либо удержаний с моей стороны.
Дата: 15 марта 2025 г.
Подпись: ________________ /Иванова А.П./
Образец 2. Претензия о возврате незаконно удержанных средств
Генеральному директору
ООО «Компания»
Петрову С.И.
от экономиста планового отдела
Ивановой Анны ПетровныПретензия
При получении заработной платы за март 2025 года я обнаружила, что из моих доходов была незаконно удержана сумма в размере 250 (Двести пятьдесят) рублей под предлогом «оплаты вкладыша в трудовую книжку».
Как я указывала в своем заявлении от 15.03.2025, я не давала согласия на такое удержание. Оснований для удержания по инициативе работодателя в данном случае не имеется, что нарушает положения статьи 137 Трудового кодекса РФ.
На основании изложенного, требую в срок до 30 марта 2025 года возвратить мне незаконно удержанную сумму в размере 250 рублей.
В случае неисполнения моего требования я буду вынуждена обратиться за защитой своих прав в Государственную инспекцию труда и в суд.
Дата: 25 марта 2025 г.
Подпись: ________________ /Иванова А.П./
Образец 3. Жалоба в Государственную инспекцию труда
вверхВ Государственную инспекцию труда
в г. Москве
от Ивановой Анны Петровны
адрес: г. Москва, ул. Садовая, д. 1, кв. 1
тел.: +7 (900) 000-00-00Жалоба
на нарушение трудового законодательства
Я работаю в ООО «Компания» (ИНН 7700000000, адрес: г. Москва, ул. Центральная, д. 1) в должности экономиста.
При оформлении переименования моей должности работодатель потребовал от меня оплатить стоимость вкладыша в трудовую книжку. Я направила письменный отказ (копия прилагается). Несмотря на это, при выплате заработной платы за март 2025 года с меня были удержаны 250 рублей без моего согласия.
Кроме того, запись о переименовании должности до сих пор не внесена в мою трудовую книжку, так как работодатель отказывается оформлять вкладыш.
Действия работодателя нарушают положения статей 66, 137 Трудового кодекса РФ и Порядок ведения трудовых книжек.
На основании изложенного, прошу:
1. Провести проверку в отношении ООО «Компания».
2. Обязать работодателя возвратить мне незаконно удержанные 250 рублей.
3. Выдать предписание о внесении в установленном порядке записи в мою трудовую книжку.Приложения (копии):
1. Заявление-отказ от 15.03.2025.
2. Расчётный листок за март 2025 г. с отметкой об удержании.
3. Документ, подтверждающий переименование должности.Дата: 05 апреля 2025 г.
Подпись: ________________ /Иванова А.П./
Часто задаваемые вопросы
Может ли работодатель не выдать мне трудовую книжку с вкладышем, пока я не оплачу его стоимость?
Нет, не может. Трудовая книжка хранится у работодателя, и он обязан предоставлять ее работнику для ознакомления с записями. Отказ во внесении законной записи или в выдаче книжки при увольнении является грубым нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность.
Если я все же хочу оплатить вкладыш, как это правильно оформить?
Вам следует написать личное заявление на имя работодателя с просьбой удержать из вашей заработной платы стоимость вкладыша. Без такого заявления у работодателя нет правовых оснований для удержания. Сумма удержания не должна превышать 20% от каждой выплаты (статья 138 ТК РФ).
Может ли работодатель потребовать оплатить не вкладыш, а всю новую трудовую книжку?
Ситуация аналогична. Бланк трудовой книжки также является бланком строгой отчетности, приобретаемым работодателем. Удержание его стоимости без согласия работника незаконно. Если книжка пришла в негодность по вине работника (например, порвана, залита), вопрос решается по соглашению сторон или в судебном порядке для установления вины.
Что делать, если работодатель удерживает деньги под предлогом «добровольного пожертвования на канцтовары»?
Любые удержания, кроме прямо предусмотренных статьей 137 ТК РФ, требуют вашего добровольного и письменного согласия. Вы вправе отказаться. Если деньги удержаны без согласия, это является нарушением. Терминология («пожертвование», «возмещение») не меняет сути: это незаконное удержание заработной платы.
Обязан ли работодатель предоставить мне чек или документ, подтверждающий стоимость вкладыша?
Если вы добровольно соглашаетесь на возмещение, вы вправе запросить у работодателя копию документа, подтверждающего расходы на приобретение бланков (например, товарный чек, накладную). Это обеспечивает прозрачность расчетов.
Можно ли уволиться, если работодатель отказывается вносить запись из-за моего отказа платить?
Да, вы вправе уволиться по собственному желанию (статья 80 ТК РФ). В день увольнения работодатель обязан выдать вам трудовую книжку со всеми внесенными записями. Если запись о переименовании должности не внесена, вы можете потребовать ее внесения или исправления неточностей через суд.
Куда обращаться, если ГИТ не реагирует на жалобу?
В случае бездействия Государственной инспекции труда вы можете обжаловать это бездействие в вышестоящий орган Роструда или в прокуратуру. Также вы вправе напрямую обратиться в суд с иском к работодателю о взыскании незаконно удержанных сумм и обязании внести запись в трудовую книжку.
вверх