Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней (ч. 3 ст. 66 Трудового кодекса РФ). В настоящее время трудовая книжка является основным, хотя и не единственным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже физического лица (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Рассмотрим порядок оформления трудовых книжек при приеме на работу нового сотрудника.

В Российской Федерации действуют следующие формы трудовых книжек, обладающие одинаковой силой: образцов 1939 г.  , 1974 г.   и 2004 г.   Причем имеющиеся у работников трудовые книжки образцов 1939 г. и 1974 г. действительны и обмену на новые не подлежат. Между тем если к вам устраивается сотрудник, не имеющий трудовой книжки, то ее следует оформить по форме, действующей с 2004 г.

В настоящее время на территории России трудится много работников из стран СНГ. По данным сотрудникам возникает вопрос корректности внесения записей в трудовые книжки образца тех стран, откуда прибыли эти лица. Роструд в письме от 15.06.2005 N 908-6-1 высказался относительно представления работниками украинских трудовых книжек. Чиновники отметили, что трудовые книжки украинского образца, представляемые гражданами Украины, не соответствуют форме, признаваемой на территории РФ. Поэтому работодатель должен завести на данных работников новые трудовые книжки. При этом никаких записей об общем (непрерывном) трудовом стаже в трудовую книжку российского образца не переносится.

 

Общие правила по заполнению

 

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях (ч. 4 ст. 66 ТК РФ).

Бухгалтеру следует ознакомиться с документами, в которых прописаны требования по ведению трудовых книжек:

— Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила);

— Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция).

Все записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующих приказов/распоряжений работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказов/распоряжений (п. 10 Правил).

Записи следует производить перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в т.ч. шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цветов. Не допускаются какие-либо сокращения (например, "пр." вместо "приказ"). В разделах, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не разрешено. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных (п. 1.1 Инструкции и п. 30 Правил).

 

Оформление трудовых книжек

 

Если работник трудоустраивается впервые

 

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил).

Сведения о работнике на первой странице (титульном листе) трудовых книжек заполняют следующим образом (п. 1.1 и 2.1 Инструкции):

— фамилию, имя и отчество указывают полностью, без сокращения, на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

— дату рождения записывают полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность. Запись производится арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, "31.10.1980";

— запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляют на основании аттестата, удостоверения, диплома и т.п. Запись о неоконченном образовании может быть произведена на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.; — профессию и/или специальность указывают на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Отметим, что основное общее образование и среднее общее образование подтверждают соответствующими аттестатами, среднее профессиональное образование — дипломом о среднем профессиональном образовании. Это следует из ч. 6 ст. 60 Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" (далее — Закон об образовании).

Высшее профессиональное образование включает в себя бакалавриат, специалитет, магистратуру и подготовку кадров высшей квалификации  (ч. 5 ст. 10 Закона об образовании). Соответственно, подтверждающими документами являются диплом бакалавра, диплом специалиста, диплом магистра, дипломы об окончании аспирантуры (адъюнктуры), ординатуры, ассистентуры-стажировки (ч. 7 ст. 60 Закона об образовании).

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на титульном листе заверяет правильность внесенных сведений. Первую страницу также подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, затем ставится печать организации (печать кадровой службы) (п. 2.2 Инструкции).

Отметим, что при оформлении титульного листа трудовой книжки многие кадровики теряются, доходя до графы "Дата заполнения". Дело в том, что в Инструкции сказано, что во всех разделах книжки даты отражают арабскими цифрами. В форме трудовой книжки, которая утверждена постановлением Правительства России от 16.04.2003 N 225, на дату заполнения на титульном листе отведена длинная строка. В отличие от нее, в образце трудовой книжки, который утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н, длина поля для месяца подразумевает буквенное обозначение. Поэтому часть экспертов говорит о правильности буквенно-цифрового обозначения даты. На наш взгляд, в данном случае следует использовать только цифровой способ оформления, т.к. в Инструкции это четко прописано.

 

Мнение

Мария Колганова, доцент кафедры предпринимательского и трудового права Государственного университета управления

При оформлении титульного листа трудовой книжки действительно возникают трудности при принятии решения о том, как правильно сделать запись даты ее заполнения. Не оспаривая мнение автора о правильности цифрового способа заполнения этой даты, следует помнить, что основной смысл и значение любой записи в трудовой книжке — передача информации в наиболее защищенной от подделки форме. Из этого можно сделать вывод, что буквенно-цифровой способ оформления дат более защищен от подделок по сравнению с цифровым способом. Не случайно при оформлении нотариальных документов даты на них оформляются буквенным способом.

Хотелось бы обратить внимание еще на один момент — правильность простановки печати на титульном листе трудовой книжки. В соответствии с п. 2.2 Инструкции первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), в которой впервые заполнялась трудовая книжка. Однако следует иметь в виду, что при оформлении пенсионных дел специалисты ПФ РФ с "лупой в руках" исследуют текст печати. Печать должна содержать все необходимые данные о регистрации юридического лица. Поэтому печать кадровой службы для этих целей не может быть достаточной. Печать должна проставляться ярко, понятно для чтения, без смещений. Неисполнение данных требований приводит к тому, что специалисты служб ПФ РФ ставят под сомнение факт выдачи трудовой книжки надлежащим образом и в случае стирания печати за долгие годы использования этого документа просят подтвердить факт начала трудовых отношений по документам из архивных служб.

 

Если работник потерял трудовую книжку

 

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан оформить новую трудовую книжку. Для этого работник подает письменное заявление с указанием причины ее отсутствия (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Обратите внимание: в данном случае речь идет именно о новой книжке, а не о ее дубликате.

Образец заявления об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной см. в Примере 1.

 

Пример 1

 

                                           Директору ООО "Основная работа"

                                           Ивану Петровичу Галкину

                                           продавца

                                           Смирнова Геннадия Анатольевича

 

Заявление

 

Прошу оформить мне новую трудовую книжку взамен утерянной.

 

10.02.2014       Подпись

 

Удержание стоимости трудовой книжки

 

При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение (п. 47 Правил).

По мнению чиновников, плата, взимаемая работодателем с работников при выдаче трудовых книжек, относится на прочие доходы (письмо Минфина РФ от 29.01.2008 N 07-05-06/18). Их показывают на счете 91 "Прочие доходы и расходы" в составе прочих доходов (п. 7 Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" ПБУ 9/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 N 32н). Для учета расчетов с работниками организации за выданные трудовые книжки применяют счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". При этом использованные бланки трудовых книжек списывают с забалансового счета 006 "Бланки строгой отчетности" (Инструкция по применению Плана счетов утверждена приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). Удержание стоимости трудовой книжки из заработной платы работников показывают по дебету счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" и кредиту счета 73.

Итак, в бухгалтерском учете передачу работникам трудовых книжек отражают следующим образом:

 

Корреспонденция счетов		Содержание операции
Дебет	Кредит
73	91 (субсчет "Прочие расходы")	отражена стоимость реализованных бланков трудовых книжек
91 (субсчет "Прочие расходы")	68 (субсчет "Расчеты по НДС")	учтен НДС со стоимости бланков трудовых книжек
50 (70)	73	стоимость бланка трудовой книжки оплачена работником в кассу (удержана из заработной платы)
006		списаны бланки трудовых книжек

 

Теперь рассмотрим налоговый учет выдаваемых бланков трудовых книжек.

Представители Минфина России считают, что операции по выдаче работникам трудовых книжек, в т.ч. по стоимости их приобретения, являются реализацией товаров и, соответственно, облагаются НДС (письма Минфина России от 06.08.2009 N 03-07-11/199, от 27.11.2008 N 03-07-11/367, от 13.06.2007 N 03-07-11/159).

Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, учитывают при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные (письмо Минфина России от 26.09.2007 N 07-05-06/242).

Отметим, что при неправильном первичном заполнении трудовой книжки, а также в случае ее порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивает работодатель (п. 48 Правил).

В бухгалтерском учете испорченные бланки трудовых книжек списывают с забалансового счета 006 "Бланки строгой отчетности".

 

Запись о приеме на работу

 

Основная работа

 

Рассмотрим порядок оформления в трудовой книжке записи о приеме на работу (Пример 2):

1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывают полное и сокращенное наименование организации (п. 3.1 Инструкции).

2. Под этим заголовком в графе 1 ставят порядковый номер вносимой записи (п. 3.1 Инструкции).

3. В графе 2 указывают дату приема на работу (п. 3.1 Инструкции). Здесь и далее запись производится арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, "30.10.2013" (п. 1.1 Инструкции).

4. В графе 3 делают запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве обязательного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. Если в соответствии с законодательством с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками (п. 3.1 Инструкции).

5. В графу 4 заносят дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу (п. 3.1 Инструкции). Дату отражают арабскими цифрами. При этом не допускаются сокращения, например, "пр." вместо "приказ", "пер." вместо "переведен" и т.п. (п. 1.1 Инструкции).

 

Пример 2

 

Сведения о работе

 

					ТК N 8604301
N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)		Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3		4
				Общество с ограниченной ответственностью
				"Гермес"
				(ООО "Гермес")
15	03	02	2014	Принят на должность начальника автоколонны		Приказ
						от 03.02.2014
						N 14-к

 

К сведению. Бывает, принимаемый работник имеет несколько заполненных трудовых книжек. С точки зрения законодательства, никаких штрафов за это не предусмотрено. Сотрудник самостоятельно выбирает ту из книжек, в которой следует продолжить записи. Страховой стаж такого лица следует суммировать из всех предоставленных трудовых книжек, за исключением совпадающих периодов работы, которые засчитывают однократно .

 

Мнение

Мария Колганова, доцент кафедры предпринимательского и трудового права Государственного университета управления

На наш взгляд, формулировка ч. 2 ст. 16 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" не оговаривает возможности наличия нескольких трудовых книжек. Там говорится лишь о возможностях совпадения страховых стажей для назначения пособий, например, работающих по основному месту работы и по совместительству.

В пенсионном законодательстве также не оговаривается возможность наличия нескольких трудовых книжек. Там говорится лишь о возможностях совпадения страховых стажей для назначения пенсии. А это могут быть совпадения стажей по трудовому договору и по договору авторского заказа. В указанных случаях и работодатель, и заказчик обязаны перечислять взносы в ПФ РФ. И эти отчисления совпадут во времени.

Более того, текст ст. 66 ТК РФ однозначно предусматривает, что трудовая книжка (в единственном числе) установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

 

Прием на работу руководителя

 

Единоличный исполнительный орган общества (генеральный директор, директор, президент и другие) избирается общим собранием участников на срок, определенный уставом общества. Договор между обществом и указанным лицом подписывает от имени общества председательствовавший на общем собрании участников или участник общества, уполномоченный решением общего собрания участников. Это, например, следует из п. 1 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

В подобных ситуациях единоличный исполнительный орган издает приказ о вступлении в должность или о том, что он приступил к исполнению обязанностей.

Как мы говорили, при приеме работника на работу в графу 4 заносят дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу (п. 3.1 Инструкции). По мнению Роструда, данная формулировка позволяет сделать вывод о том, что назначение на должность помимо приказа может быть оформлено и иным решением. Таким образом, при внесении записей в трудовую книжку в графе 4 допускается сделать ссылку на решение общего собрания участников (письмо Роструда от 22.09.2010 N 2894-6-1).

Примеры внесения записей в графу 3 трудовой книжки:

— "Назначен на должность директора";

— "Избран на должность генерального директора". Примеры записей в графу 4 трудовой книжки:

— "Приказ от 11.02.2014 N 14";

— "Протокол общего собрания участников от 12.02.2014 N 5";

— "Решение единственного участника от 17.02.2014 N 2".

 

Совместительство

 

Совместительство — это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ч. 1 ст. 282 ТК РФ). Работа по совместительству может осуществляться как по основному месту работника (внутреннее совместительство), так и у других работодателей (внешнее совместительство) (ч. 1 ст. 60.1 ТК РФ). При этом в трудовом договоре обязательно указание на то, что работа является совместительством (ч. 4 ст. 282 ТК РФ).

Работники-совместители при заключении трудового договора не предоставляют своему работодателю трудовую книжку (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Между тем по желанию таких сотрудников сведения о совместительстве вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании подтверждающего документа (ч. 5 ст. 66 ТК РФ). Образец заявления о внесении записи о работе по совместительству см. в Примере 3. Образец справки о работе по совместительству см. в Примере 4.

 

Пример 3

 

                                          Директору ООО "Основная работа"

                                          Алексею Анатольевичу Гаврилову

                                          бухгалтера

                                          Пшеничниковой Инны Ивановны

 

Заявление

 

Прошу внести в мою трудовую книжку запись о работе по совместительству в ООО "Совместительство".

Приложения:

1. Справка о работе по совместительству в ООО "Совместительство" от 05.02.2014 N 17 на 1 л. в 1 экз.

2. Заверенная ООО "Совместительство" копия приказа о приеме на работу в ООО "Совместительство" от 10.01.2014 N 1/к на 1 л. в 1 экз.

 

06.02.2014          Подпись

 

Пример 4

 

       ООО "Совместительство"

  ул. Трудовая, д. 12, г. Рязань, 390012

        Тел.: (4912) 456788

        ОГРН  1012232255488

    ИНН/КПП 6224030645\622401001

 

    05.02.2014  N   17

 ─────────────     ────

 

Справка
о работе по совместительству

 

Пшеничникова Инна Ивановна на основании приказа ООО "Совместительство" от 10.01.2014 N 1/к с 10.01.2014 работает в ООО "Совместительство" в должности инспектора по кадрам на условиях совместительства.

 

             ┌─                ─┐

             │      Печать      │

             │       ООО        │

             │"Совместительство"│

             └─                ─┘

Директор                       Широков                       Д.Д. Широков

 

В этом случае порядок заполнения трудовой книжки выглядит следующим образом (п. 3.1 Инструкции):

— в графе 1 проставляется порядковый номер записи;

— в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя;

— в графе 3 оформляется запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве обязательного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации;

— в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

В аналогичном порядке производится запись об увольнении с работы по совместительству.

Как заполнять трудовую книжку о приеме на работу по совместительству, см. в Примере 5.

 

Пример 5

 

Сведения о работе

 

					ТК N 8604301
N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)		Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3		4
				Общество с ограниченной ответственностью
				"Основная работа"
				(ООО "Основная работа")
41	20	06	2012	Принята на должность бухгалтера		Приказ от
						20.06.2012 N 11-к
42	10	01	2014	Принята по совместительству в Общество		Приказ от
				с ограниченной ответственностью		10.01.2014 N 1/к
				"Совместительство" (ООО "Совместительство")
				на должность инспектора по кадрам

 

Отметим, что если записи о работе по совместительству не были внесены в трудовую книжку работника своевременно, в период такой работы, то они, по нашему мнению, могут быть оформлены работодателем по желанию работника в любое время по месту основной работы. Ведь в ст. 66 ТК РФ не указано, по месту какой из основных работ оформляется запись о совместительстве.

 

Срочные трудовые договоры

 

Срочный трудовой договор заключают, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы либо условий ее выполнения (ст. 58 ТК РФ). Согласно ст. 57 ТК РФ к числу обязательных для включения в срочный трудовой договор относятся срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения.

Между тем трудовую книжку работника-срочника заполняют в обычном порядке. Роструд в письме от 06.04.2010 N 937-6-1 напомнил, что в трудовой книжке запись о сроке трудового договора не производится.

 

Вахтовики

 

При выполнении работ вахтовым методом в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки отмечают, что работа выполняется вахтовым методом. На это указано в абз. 3 п. 2.4 Основных положений о вахтовом методе организации работ, утвержденных постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 N 794/33-82 .

Образец заполнения трудовой книжки вахтовика см. в Примере 6.

 

Пример 6

 

Сведения о работе

 

					ТК N 8604301
N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)		Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3		4
				Общество с ограниченной ответственностью
				"Полярная ночь"
				(ООО "Полярная ночь")
12	05	02	2014	Принят в бригаду N 1 на должность техника-маркшейдера		Приказ
				для выполнения работ вахтовым		от 05.02.2014
				методом		N 12-к

 

Дистанционные работники

 

Дистанционной считается работа, которую работник выполняет вне места нахождения работодателя и стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия с работодателем информационно-телекоммуникационных сетей (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ).

По соглашению сторон сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовой договор о дистанционной работе (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).

При отсутствии указанного соглашения дистанционный работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 7 ст. 312.2 ТК РФ). При этом запись о приеме на работу оформляют в обычном порядке.

 

Какие еще записи надо внести

 

В трудовую книжку по месту работы также вносятся следующие записи (п. 21 Правил):

— о времени военной службы (см. Пример 7);

— о времени службы в органах внутренних дел;

— о времени службы в Государственной противопожарной службе МЧС 72 России;

— о времени службы в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;

— о времени службы в органах налоговой полиции;

— о времени службы в органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;

— о времени службы в таможенных органах;

— о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

 

Пример 7

 

Сведения о работе

 

					ТК N 8604301
N записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)		Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3		4
1	12	02	2014	Служба в Вооруженных силах Российской Федерации		Военный билет
				с 25.10.2012 по 24.10.2013.		АА N 5950567
				Общество с ограниченной ответственностью
				"Дорстрой"
				(ООО "Дорстрой")
2	12	02	2014	Принят дорожным рабочим второго разряда		Приказ
						от 12.02.2014
						N 14-к