Восстановление трудового стажа при неполных записях в бумажной трудовой книжке

1. Правовая основа учета трудового стажа

В соответствии с частью 1 статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Сведения о трудовой деятельности, формируемые в электронном виде (ЭТК), имеют равную юридическую силу с записями в бумажной трудовой книжке (статья 66.1 ТК РФ).

При обнаружении расхождений или неполноты записей в бумажном документе работодатель обязан руководствоваться установленным порядком заполнения трудовых книжек, утвержденным Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н.

Работник, не подавший заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, вправе продолжать использовать бумажный документ. Работодатель обязан вести его в соответствии с законодательством.

2. Определение исходных данных и документов

На первом этапе необходимо установить, какие периоды работы отражены в бумажной трудовой книжке, а какие — только в сведениях электронной трудовой книжки, доступных через «Личный кабинет застрахованного лица» на портале Госуслуг или полученных официальным запросом из Пенсионного фонда РФ.

Ключевым документом для внесения записей является официальная справка о стаже или выписка из ЭТК, заверенная электронной подписью уполномоченного лица ПФР или прежнего работодателя. Сведения, отображаемые в личном кабинете, служат ориентиром, но для внесения записи в бумажную книжку требуется официальный документ.

Согласно пункту 29 Приложения №2 к Приказу Минтруда №320н, записи в трудовую книжку (или ее дубликат) вносятся на основании документов, подтверждающих соответствующий стаж работы.

3. Порядок внесения записей о недостающих периодах работы

Если работник продолжает ведение бумажной трудовой книжки, а в ней отсутствуют записи за определенные периоды, работодатель действует по следующему алгоритму:

1. Истребование документов: Работник предоставляет работодателю документы, подтверждающие трудовой стаж за отсутствующие периоды. Таким документом может быть справка с предыдущего места работы, заверенная выписка из ЭТК, приказы о приеме/увольнении, трудовые договоры и иные документы, содержащие необходимые сведения.
2. Внесение общей записи о стаже: Если документы подтверждают общую продолжительность стажа, но не содержат детализации по должностям и датам, в раздел «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки вносится суммарная запись об общем количестве лет, месяцев, дней работы до поступления к текущему работодателю (п. 29 Приложения №2 к Приказу №320н).
3. Детализация стажа: После общей записи, при наличии в документах соответствующих данных, стаж работы записывается по отдельным периодам с указанием дат приема и увольнения, наименования организаций-работодателей, структурных подразделений, должностей, специальностей, профессий.
4. Оформление записей: Каждая запись вносится в соответствующие графы трудовой книжки. В графе 4 указываются реквизиты документа, на основании которого внесена запись.

Если предоставленные документы не содержат полных сведений (например, указан только период работы и название организации), в трудовую книжку вносятся только те сведения, которые имеются.

4. Образцы документов и записей

Ниже представлены примеры оформления ключевых документов и записей.

Образец заявления работника о предоставлении документов для подтверждения стажа

Генеральному директору
ООО «Компания»
Иванову П.С.
от менеджера отдела продаж
Петрова А.К.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу Вас принять для учета в моей бумажной трудовой книжке сведения о трудовом стаже за период с января 2015 года по декабрь 2018 года, которые отсутствуют в бумажном документе, но отражены в электронной трудовой книжке.

Для подтверждения указанного стажа прилагаю заверенную выписку из сведений о трудовой деятельности из Пенсионного фонда Российской Федерации.

«15» марта 2025 г. _______________ /Петров А.К./

Образец служебной записки кадровой службы

«15» марта 2025 г.
Кадровой службе ООО «Компания»
от специалиста по кадрам
Семеновой О.И.

 

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

 

Тема: О внесении записей в трудовую книжку Петрова А.К.

Работник Петров А.К. предоставил выписку из Пенсионного фонда РФ от 10.03.2025 №ВТ-789, подтверждающую его трудовую деятельность в период с 15.01.2015 по 20.12.2018 в ООО «Альфа» на должности специалиста.

Указанный период в бумажной трудовой книжке работника не отражен. На основании пункта 29 Порядка ведения трудовых книжек предлагаю внести в трудовую книжку Петрова А.К. запись об общем стаже (8 лет 3 месяца 12 дней) с последующей детализацией периода работы в ООО «Альфа».

_______________ /Семенова О.И./

Все оригиналы документов, подтверждающих стаж, после заверения их копий работодателем должны быть возвращены работнику (п. 29 Приложения №2 к Приказу №320н).

5. Ответы на частые вопросы

Обязан ли работодатель вносить в бумажную трудовую книжку сведения из электронной?

Да, если работник продолжает ведение бумажной трудовой книжки и предоставил официальный документ, подтверждающий стаж (например, выписку из ПФР). Работодатель обязан обеспечить полноту и достоверность сведений в документе, ведущемся у него на хранении.

Можно ли внести запись только на основании данных, которые работник видит в своем личном кабинете на Госуслугах?

Нет, скриншот или распечатка из личного кабинета не являются официальным документом для внесения записи. Для этого требуется документ, заверенный электронной подписью ПФР или предыдущего работодателя (официальная выписка, справка).

Что делать, если в выписке из ПФР указан только период работы и название организации, но нет конкретной должности?

В этом случае в трудовую книжку вносится запись с теми сведениями, которые имеются в документе (пункт 29 Приказа №320н). То есть указывается период работы и наименование работодателя. Запись о должности при отсутствии подтверждения не вносится.

Кто несет ответственность за достоверность вносимых записей на основании выписки из ПФР?

Ответственность за правильность и своевременность внесения записей в трудовую книжку несет работодатель (статья 66 ТК РФ). При этом основанием, освобождающим от ответственности за содержание самой информации, является ссылка на официальный предоставленный документ (его реквизиты указываются в графе 4).

Нужно ли заводить дубликат трудовой книжки, если в ней не хватает записей?

Нет, заводить дубликат необходимо только в случае утраты, порчи или хищения трудовой книжки. При неполноте записей недостающие сведения вносятся в уже существующий документ в установленном порядке.

Может ли работник сам внести недостающие записи в свою трудовую книжку?

Нет, трудовые книжки заполняются исключительно работодателем (или уполномоченным им лицом). Самостоятельные записи, сделанные работником, являются недействительными.

Что делать, если предыдущий работодатель, данные о котором есть в ЭТК, уже ликвидирован и нельзя получить справку?

Основным документом-подтверждением в данном случае является официальная выписка из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (из ПФР), которая формируется на основании сведений, имеющихся у Пенсионного фонда, в том числе от ликвидированных организаций. Этой выписки достаточно для внесения записи.