Пошаговое руководство по возложению обязанностей уволившегося сотрудника на другого работника

Шаг 1. Анализ ситуации и получение предварительного согласия работника

Определите, на какого сотрудника планируется возложить дополнительные обязанности. Проведите с ним устные переговоры, разъяснив суть предстоящей работы, ее срок (до даты сокращения должности) и условия дополнительной оплаты. Только после получения его принципиального согласия переходите к оформлению.

Согласно статье 60.2 ТК РФ, любое поручение дополнительной работы требует письменного согласия работника. Без этого действия работодателя будут незаконными.

Шаг 2. Определение объема, содержания и срока дополнительной работы

Четко сформулируйте, какие именно обязанности сокращаемой должности и в каком объеме будут переданы другому работнику. Установите конкретный срок выполнения этой работы – до даты, когда должность будет официально сокращена.

В соответствии с частью 3 статьи 60.2 ТК РФ, срок, содержание и объем дополнительной работы устанавливаются работодателем, но фиксируются в письменном соглашении с работником.

Шаг 3. Установление размера доплаты

Размер доплаты за совмещение обязанностей или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника определяется по соглашению сторон. Он должен быть установлен с учетом содержания и объема поручаемой работы (ст. 151 ТК РФ).

Доплата является обязательной. Ее размер может устанавливаться как в твердой денежной сумме, так и в процентах от оклада по вакантной (сокращаемой) должности или от оклада самого работника.

Шаг 4. Заключение дополнительного соглашения к трудовому договору

Оформите все достигнутые договоренности в виде письменного дополнительного соглашения к трудовому договору работника. Документ должен содержать все существенные условия: наименование дополнительной работы, ее срок, конкретные обязанности и точный размер доплаты.

Дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора и обязательно для исполнения обеими сторонами. На его основании издается приказ по организации.

Образец дополнительного соглашения №1

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к трудовому договору от 15 марта 2021 г. № 45-ТД

г. Москва
12 февраля 2025 г.

Общество с ограниченной ответственностью «Проект» (ИНН 7700123456), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Сергеева Петра Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и специалист отдела продаж Алексеева Мария Сергеевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее дополнительное соглашение о нижеследующем:

1. На Работника с ее письменного согласия на период с 13 февраля 2025 г. по 30 апреля 2025 г. возлагаются обязанности по должности «старший специалист отдела продаж» (код должности по штатному расписанию 056), являющейся вакантной в связи с досрочным увольнением прежнего работника до даты сокращения данной штатной единицы 30.04.2025.
2. Работник выполняет дополнительную работу без освобождения от работы, определенной его трудовым договором, в течение установленной продолжительности рабочего дня.
3. За выполнение дополнительной работы Работнику устанавливается ежемесячная доплата в размере 40% от должностного оклада по вакантной должности «старший специалист отдела продаж», составляющего 50 000 (Пятьдесят тысяч) рублей, что равно 20 000 (Двадцати тысячам) рублей в месяц.
4. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора и вступает в силу с даты его подписания обеими Сторонами.

ПОДПИСИ СТОРОН:

Работодатель:
ООО «Проект»
Генеральный директор _______________ /Сергеев П.И./

Работник:
_______________ /Алексеева М.С./
Согласие на выполнение дополнительной работы получено. 
С текстом дополнительного соглашения ознакомлена. 
Один экземпляр получила.
«12» февраля 2025 г.

Шаг 5. Издание приказа

На основании подписанного дополнительного соглашения работодатель издает приказ (распоряжение) о возложении дополнительных обязанностей. С текстом приказа работника необходимо ознакомить под подпись.

Образец приказа

ПРИКАЗ № 15-к
О возложении дополнительных обязанностей

г. Москва
12 февраля 2025 г.

В связи с досрочным увольнением старшего специалиста отдела продаж В.К. Орлова до даты сокращения штата и необходимостью обеспечения непрерывности рабочего процесса
ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Возложить с 13 февраля 2025 г. по 30 апреля 2025 г. на специалиста отдела продаж Алексееву Марию Сергеевну обязанности по вакантной должности «старший специалист отдела продаж» без освобождения от ее основных обязанностей.
2. Установить Алексеевой М.С. ежемесячную доплату за выполнение дополнительной работы в размере 20 000 (Двадцати тысяч) рублей.
3. Основание: дополнительное соглашение к трудовому договору от 12.02.2025 № 1.

Руководитель организации: _______________ /Сергеев П.И./

С приказом ознакомлена:
_______________ /Алексеева М.С./
«12» февраля 2025 г.

Образец дополнительного соглашения №2 (с изменением срока)

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 2
к дополнительному соглашению №1 от 12.02.2025

г. Москва
28 апреля 2025 г.

ООО «Проект», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Сергеева П.И., с одной стороны, и Алексеева М.С., именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. Пункт 1 дополнительного соглашения №1 от 12.02.2025 изложить в следующей редакции: «На Работника возлагаются обязанности по должности «старший специалист отдела продаж» на период с 13 февраля 2025 г. по 15 мая 2025 г.».
2. Настоящее соглашение вступает в силу с момента его подписания.

ПОДПИСИ СТОРОН:

Работодатель: _______________ /Сергеев П.И./
Работник: _______________ /Алексеева М.С./
«28» апреля 2025 г.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли обязать сотрудника выполнять эту работу без его согласия?

Нет, это прямо запрещено трудовым законодательством. Поручение дополнительной работы допускается только с письменного согласия работника (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ). Исключение составляет лишь случай чрезвычайных обстоятельств, предусмотренный ст. 72.2 ТК РФ, который к данной ситуации не относится.

Как правильно оформить поручение: как совмещение или как исполнение обязанностей временно отсутствующего?

В данной ситуации корректнее оформлять это как исполнение обязанностей временно отсутствующего работника (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ), поскольку должность формально существует до даты сокращения, но она является вакантной (отсутствующей) после досрочного увольнения сотрудника.

Что делать, если работник отказывается от продолжения дополнительной работы до конца срока?

Работник вправе досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня (ч. 4 ст. 60.2 ТК РФ).

Включается ли период такой дополнительной работы в стаж для льготной пенсии, если основная работа «вредная»?

Нет, дополнительная работа по другой должности не включается в специальный стаж для досрочного назначения пенсии, даже если она выполняется на рабочем месте с вредными условиями труда. В стаж засчитывается только работа, выполняемая по основному трудовому договору.

Можно ли установить доплату в процентах от оклада работника, а не от оклада по сокращаемой должности?

Да, это допустимо. Закон не диктует методику расчета. Доплата устанавливается по соглашению сторон (ст. 151 ТК РФ) и может быть привязана к окладу работника, к окладу по вакантной должности или выражена в твердой сумме.

Нужно ли вносить запись о выполнении дополнительной работы в трудовую книжку?

Нет, запись в трудовую книжку вносится только о постоянном переводе на другую работу. Временное исполнение обязанностей по другой должности в трудовой книжке не отражается.

Что будет, если работодатель не оформит допсоглашение, а работник просто начнет выполнять обязанности?

Фактическое допущение к работе считается заключением трудового договора (ст. 67 ТК РФ). У работника могут возникнуть правовые основания требовать установления ему условий труда и оплаты, соответствующих выполняемой работе, что создаст правовые риски для работодателя.

Заключение и советы

1. Всегда оформляйте отношения письменно. Устная договоренность о дополнительной работе несет риски как для работодателя (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ, судебные споры), так и для работника (невозможность доказать право на доплату).
2. Детализируйте условия. В дополнительном соглашении максимально подробно опишите круг поручаемых обязанностей, чтобы избежать споров об объеме работы.
3. Соблюдайте процедуру. Последовательность «устное согласие → допсоглашение → приказ → ознакомление» является обязательной для законного оформления.
4. Своевременно прекращайте отношения. Не позднее чем за три дня до даты сокращения должности подготовьте уведомление об отмене поручения дополнительной работы или заключите соглашение о прекращении действия допсоглашения.
5. Рассмотрите альтернативы. Если объем работы большой, более правильным решением может быть временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ) с сохранением прежней работы на период сокращения, что также требует согласия работника.