1. Определение перечня рабочих мест, подлежащих декларированию
Декларированию подлежат рабочие места, на которых по результатам специальной оценки условий труда (СОУТ) были идентифицированы как оптимальные (класс 1) или допустимые (класс 2) условия труда, и на которых отсутствуют вредные и (или) опасные производственные факторы. Необходимо сформировать отдельный список таких рабочих мест для головной организации (Москва) и для обособленного подразделения (Хабаровский край).
Декларация подается не на организацию в целом, а на конкретные рабочие места. Если рабочее место находится в обособленном подразделении, декларация на него подается по месту нахождения этого подразделения, даже если СОУТ проводила головная организация.
вверх2. Определение территориальной юрисдикции для подачи декларации
Согласно пункту 2 Приложения № 2 к Приказу Минтруда России от 17.06.2021 № 406н, декларация подается работодателем в территориальный орган Федеральной службы по труду и занятости (государственную инспекцию труда в субъекте РФ) по месту своего нахождения либо нахождения своего филиала или представительства. Таким образом, декларации подаются отдельно по месту нахождения каждого обособленного подразделения, имеющего декларируемые рабочие места.
Не допускается подача единой декларации на рабочие места, географически расположенные в разных субъектах Российской Федерации, в одну инспекцию. Для головной организации в Москве декларация подается в ГИТ по г. Москве, для обособленного подразделения в Хабаровском крае – в ГИТ по Хабаровскому краю.
вверх3. Подготовка и оформление декларации
Декларация заполняется по форме, утвержденной Приказом Минтруда России от 17.06.2021 № 406н (Приложение № 1). В декларации указываются сведения о работодателе (название, ИНН, адрес) и перечень декларируемых рабочих мест с указанием их индивидуальных номеров по картам СОУТ. Для каждого места подачи (Москва и Хабаровский край) формируется отдельная декларация, включающая только рабочие места, находящиеся на соответствующей территории.
Декларация подписывается руководителем юридического лица (генеральным директором) и заверяется печатью организации (при наличии) (п. 2 Приложения № 2 к Приказу № 406н). Подпись руководителя филиала или иного лица не является достаточной.
вверх4. Выбор способа подачи декларации: почтовое отправление
При направлении декларации почтовым отправлением документ должен быть подписан руководителем собственноручно (синей пастой). Электронная подпись на бумажном экземпляре, отправляемом по почте, не применяется. Отправка осуществляется заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении, что служит доказательством факта и даты подачи документа.
К декларации, отправляемой по почте, необходимо приложить копию отчета о проведении СОУТ (или заверенные выписки из него по соответствующим рабочим местам). Это прямое требование пункта 6 Приложения № 2 к Приказу № 406н.
вверх5. Выбор способа подачи декларации: электронная форма
Альтернативным способом является подача декларации в форме электронного документа через официальный сайт Роструда. В этом случае документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя юридического лица. Данный способ является наиболее оперативным и исключает ошибки, связанные с почтовой пересылкой.
вверх6. Сроки подачи и действия декларации
Декларация подается в течение 30 рабочих дней со дня утверждения отчета о проведении СОУТ. Срок действия декларации составляет 5 лет. Он продлевается автоматически на следующие 5 лет, если в течение этого срока на декларируемом рабочем месте не произошло несчастного случая на производстве (за исключением случаев по вине третьих лиц) или не было выявлено профессионального заболевания, а также если не были проведены внеплановая СОУТ, изменившая класс условий труда.
вверхОбразцы документов
1. Образец декларации для головной организации (фрагмент)
ДЕКЛАРАЦИЯ
соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда1. Сведения о работодателе:
Полное наименование: Общество с ограниченной ответственностью "Компания"
ИНН 7701123456
Адрес места нахождения: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 12. Перечень рабочих мест, на которых проведена специальная оценка условий труда, и условия труда на которых признаны оптимальными или допустимыми:
№ п/п Индивидуальный номер рабочего места Наименование должности, профессии или специальности 1 01.001 Бухгалтер 2 01.002 Менеджер по продажам Руководитель юридического лица _____________ /Петров П.П./
М.П.
15.04.2025 г.
2. Образец сопроводительного письма для отправки декларации по почте
В Государственную инспекцию труда
в г. Москве
от Генерального директора
ООО "Компания"
Петрова П.П.Сопроводительное письмо
Исх. № 45-д от 15.04.2025Направляю Декларацию соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда, составленную по результатам специальной оценки условий труда, проведенной в 2025 году, а также копию отчета о проведении специальной оценки условий труда.
Приложение:
1. Декларация на 2 л. в 1 экз.
2. Копия отчета о проведении СОУТ (выписка) на 15 л. в 1 экз.Генеральный директор _____________ /Петров П.П./
М.П.
3. Образец описи вложения почтового отправления
вверхОПИСЬ ВЛОЖЕНИЯ
в заказное письмо № [номер] от 15.04.2025Куда: Государственная инспекция труда в г. Москве
От кого: ООО "Компания"1. Декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда – 2 листа, 1 экз.
2. Копия (выписка) отчета о проведении специальной оценки условий труда – 15 листов, 1 экз.Отправитель: _____________ /[ФИО и подпись секретаря]/
Часто задаваемые вопросы
Можно ли подать одну декларацию на все обособленные подразделения в инспекцию по месту нахождения головного офиса?
Нет, нельзя. Нормативный акт (Приказ Минтруда № 406н) прямо предписывает подавать декларацию в инспекцию по месту нахождения работодателя либо его филиала/представительства. Рабочие места, физически расположенные в Хабаровском крае, должны быть задекларированы в ГИТ по Хабаровскому краю.
Кто должен подписывать декларацию для обособленного подразделения?
Декларацию подписывает руководитель юридического лица (генеральный директор), а не руководитель обособленного подразделения. Декларация является документом от имени всей организации, даже если касается только части ее рабочих мест.
Нужно ли прикладывать к декларации весь отчет СОУТ?
Да, согласно пункту 6 Приложения № 2 к Приказу № 406н, к декларации прилагается копия отчета о проведении специальной оценки условий труда. На практике часто прикладывают заверенную выписку из отчета, содержащую титульный лист, сводную ведомость и карты СОУТ на декларируемые рабочие места.
Что будет, если пропустить 30-дневный срок подачи декларации?
Пропуск срока не освобождает от обязанности подать декларацию. Неподача декларации в установленный срок может быть расценена как нарушение законодательства об охране труда и повлечь административную ответственность по ст. 5.27.1 КоАП РФ (штраф на юридическое лицо до 80 000 руб.).
Можно ли подать декларацию через представителя по доверенности?
Да, при личной подачи в инспекцию представитель может предъявить нотариально заверенную доверенность. При почтовой отправке или электронной подаче доверенность не требуется, так как действия совершаются от имени юридического лица его руководителем.
Как продлевается срок действия декларации?
Срок действия продлевается автоматически при отсутствии оснований для его прекращения (несчастный случай, профзаболевание, ухудшение условий труда по итогам внеплановой СОУТ). Подавать новую декларацию для продления не требуется.
Куда подавать декларацию, если обособленное подразделение находится в другом городе, но в том же субъекте РФ, что и головной офис?
В этом случае допустимо подать единую декларацию в ГИТ соответствующего субъекта РФ, включив в нее все рабочие места, расположенные на территории этого субъекта, независимо от конкретного города.
вверх