Порядок оформления трудового договора при работе в обособленном подразделении

При приеме на работу сотрудника, который будет выполнять трудовую функцию в территориально обособленном подразделении (ТОП), расположенном в другой местности, работодатель должен корректно указать место работы в трудовом договоре. Ошибки в формулировках могут привести к неправомерному налогообложению и нарушению порядка оплаты служебных поездок.

Шаг 1. Определение фактического места работы

Установите, в каком конкретно обособленном структурном подразделении (филиале, представительстве, ином ТОП) работник будет выполнять свои трудовые обязанности на постоянной основе. Именно это подразделение, а не головная организация или другой филиал, является его местом работы по смыслу статьи 57 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ).

 Под другой местностью понимается территория за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (п. 16 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2).

Шаг 2. Формулировка условия о месте работы в договоре

В разделе трудового договора «Место работы» необходимо четко указать наименование и адрес того обособленного подразделения, где работник будет трудиться постоянно. Формулировка должна прямо отражать этот факт.

Некорректная запись: «Место работы — Филиал «Южный» ООО «Компания» по адресу: г. Краснодар, ул. Центральная, д. 1. Рабочее место расположено по адресу: г. Сочи, ул. Морская, д. 10».

Корректная запись: «Место работы — Обособленное структурное подразделение (Офис) в г. Сочи Филиала «Южный» ООО «Компания», расположенное по адресу: г. Сочи, ул. Морская, д. 10».

Согласно части 2 статьи 57 ТК РФ, если работник принимается для работы в филиале или ином обособленном подразделении, расположенном в другой местности, это должно быть прямо указано в трудовом договоре.

Шаг 3. Оформление перемещений в другие подразделения

Если работнику по заданию работодателя необходимо периодически выполнять работу в ином обособленном подразделении (например, в головном офисе или другом филиале), такая поездка должна оформляться как служебная командировка.

Основанием является распоряжение работодателя, оформление командировочного удостоверения и выплата соответствующих гарантий (суточные, оплата проезда и проживания) в соответствии со статьей 166 ТК РФ и Положением о командировках.

Если в договоре указан филиал в одном городе, а рабочим местом назначен адрес в другом городе, любые поездки к месту, указанному как «место работы» (филиал), по сути, будут являться командировкой с основного места работы (обособленное подразделение в другом городе).

Шаг 4. Уплата НДФЛ и страховых взносов

При корректном указании места работы в договоре (фактическое обособленное подразделение в другом регионе) обязанность по уплате НДФЛ и представлению отчетности возникает у того обособленного подразделения, от имени которого заключен трудовой договор и в котором работник трудится постоянно.

НДФЛ уплачивается по месту нахождения этого подразделения (п. 7 ст. 226 Налогового кодекса РФ). Аналогичный принцип применяется для уплаты страховых взносов (ст. 431 НК РФ).

Указание в договоре некорректного места работы может привести к ошибкам в исчислении и уплате налогов, за что организацию могут привлечь к ответственности.

Образцы документов

Образец 1. Корректная формулировка в трудовом договоре

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № 45-ТД

...

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. Работник принимается к Работодателю для выполнения работы в должности менеджера по продажам.
1.2. Местом работы Работника является Обособленное структурное подразделение (Офис продаж) в г. Сочи Филиала «Южный» ООО «Компания», расположенное по адресу: 354000, г. Сочи, ул. Морская, д. 10.
1.3. Работник обязан приступить к работе с «15» февраля 2025 года.

...

Образец 2. Приказ о приеме на работу

ООО «Компания»
Филиал «Южный»
Обособленное подразделение в г. Сочи

ПРИКАЗ № 12-к
«15» февраля 2025 г.
г. Сочи

О приеме на работу

Принять на работу с «15» февраля 2025 г. в Обособленное структурное подразделение в г. Сочи Филиала «Южный» ООО «Компания»:

Иванова Ирину Сергеевну на должность менеджера по продажам с окладом 70 000 (Семьдесят тысяч) рублей 00 копеек.

Основание: трудовой договор № 45-ТД от «10» февраля 2025 г.

Генеральный директор ООО «Компания» ______________ /Петров С.И./
Руководитель ОП в г. Сочи ______________ /Сидоров А.А./

С приказом ознакомлен:
«15» февраля 2025 г. ______________ /Иванова И.С./

Образец 3. Распоряжение о направлении в командировку (в филиал, не являющийся местом работы)

ООО «Компания»
Обособленное подразделение в г. Сочи

РАСПОРЯЖЕНИЕ № 5
«01» марта 2025 г.
г. Сочи

О направлении в командировку

Направить в служебную командировку менеджера по продажам Иванову Ирину Сергеевну с «03» марта 2025 г. по «07» марта 2025 г. (5 календарных дней) в Филиал «Южный» ООО «Компания» по адресу: г. Краснодар, ул. Центральная, д. 1.

Цель командировки: участие в рабочем совещании и презентация продукта.

Руководитель ОП в г. Сочи ______________ /Сидоров А.А./

С распоряжением ознакомлен:
«01» марта 2025 г. ______________ /Иванова И.С./

Часто задаваемые вопросы

Можно ли в трудовом договоре указать место работы — филиал, а в отдельном пункте — адрес фактического рабочего места в другом городе?

Нет, такая формулировка является некорректной и вводит в заблуждение. Местом работы по смыслу ст. 57 ТК РФ является именно то обособленное подразделение, где работник выполняет трудовую функцию на постоянной основе. Его наименование и адрес и должны быть указаны в условии о месте работы.

Будут ли считаться командировками регулярные поездки из обособленного подразделения (места работы) в головной офис?

Да, любые поездки работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы, определенного трудовым договором, являются служебной командировкой (ст. 166 ТК РФ) и должны оформляться и оплачиваться соответствующим образом.

Кто должен уплачивать НДФЛ за работника: головная организация, филиал по месту регистрации или обособленное подразделение по месту фактической работы?

Если трудовой договор заключен от имени обособленного подразделения, и оно является местом работы, то именно это подразделение признается налоговым агентом и обязано исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ в бюджет по своему месту нахождения (п. 7 ст. 226 НК РФ).

Что делать, если трудовой договор уже заключен с некорректной формулировкой?

Необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором изменить условие о месте работы на корректное, указав верное наименование и адрес обособленного подразделения. Это соглашение подписывается обеими сторонами.

Можно ли установить работнику «разъездной характер работы», чтобы не оформлять командировки?

Разъездной характер работы (ст. 168.1 ТК РФ) устанавливается, если работа выполняется в пути или имеет разъездной характер в пределах территории, не определенной как место работы. Если у работника есть постоянное место работы в обособленном подразделении, а поездки в другие города носят эпизодический характер, правильнее оформлять их как командировки.

Кто имеет право подписать трудовой договор с работником от имени обособленного подразделения?

Трудовой договор от имени работодателя подписывает руководитель организации (генеральный директор) или иное уполномоченное лицо. Руководитель обособленного подразделения может подписать договор, только если такие полномочия прямо предоставлены ему доверенностью, выданной организацией.

Влияет ли правильность указания места работы на оплату труда (районный коэффициент, надбавки)?

Да, влияет напрямую. Районные коэффициенты и процентные надбавки начисляются за работу в местностях с особыми климатическими условиями. Они применяются исходя из места фактического выполнения трудовой функции. Некорректное указание места работы может привести к неправильному расчету заработной платы.