Оформление отпуска по беременности и родам (порядок действий при получении копии заявления через мессенджер)

Шаг 1: Получение и анализ документов

Получите от работницы листок нетрудоспособности (электронный или бумажный) и заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам. В описанной ситуации электронный больничный лист поступил 13.05.2025, а фотокопия заявления через мессенджер — 16.05.2025.

Основанием для предоставления отпуска является именно листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией в установленном порядке (ст. 255 ТК РФ). Отсутствие заявления не отменяет обязанности работодателя выплатить пособие, но усложняет документальное оформление.

Шаг 2: Оценка легитимности поданного заявления

Оцените, является ли присланная фотокопия заявления через мессенджер допустимым документом. Согласно сложившейся практике и требованиям к кадровому делопроизводству, заявление о предоставлении отпуска должно быть подано в оригинале или в установленной для электронного документооборота форме.

Направление фотокопии через мессенджер (WhatsApp, Telegram и др.) не считается надлежащим способом подачи заявления, так как не гарантирует подлинности подписи, конфиденциальности персональных данных и не соответствует требованиям об обязательном оригинале кадрового документа.

Шаг 3: Запрос оригинала заявления

Свяжитесь с работницей и письменно (например, по электронной почте) запросите представление оригинала заявления, составленного по установленной форме. Разъясните, что отпуск и выплата пособия будут оформлены после получения надлежаще оформленного документа.

Работница может направить оригинал заявления почтовой связью (например, через «Почту России» с уведомлением о вручении). Дата получения заявления работодателем будет считаться датой его подачи. Альтернативный вариант — передача заявления через доверенное лицо.

Шаг 4: Оформление отпуска и расчет пособия

После получения оригинала заявления издайте приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам. Рассчитайте и выплатите пособие в установленные законом сроки — в ближайший день, установленный для выплаты заработной платы (ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ).

Отпуск по беременности и родам исчисляется суммарно и предоставляется работнице полностью независимо от числа дней, фактически использованных до родов (ст. 255 ТК РФ). Дата начала отпуска определяется листком нетрудоспособности.

Образцы документов

Заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам

Генеральному директору
ООО "Компания"
Петровой А.И.
от менеджера Сидоровой Ирины Васильевны

Заявление

Прошу предоставить мне отпуск по беременности и родам на период с 7 мая 2025 года по 23 сентября 2025 года (140 календарных дней) в связи с беременностью и предстоящими родами. К заявлению прилагаю листок нетрудоспособности № БИ 123456789.

16 мая 2025 г. ______________ /Сидорова И.В./

Приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам

ООО "Компания"

ПРИКАЗ № 45-к
от 19 мая 2025 г.
г. Москва

На основании листка нетрудоспособности № БИ 123456789, выданного ГБУЗ "Городская поликлиника № 1" 07.05.2025, и заявления от 16.05.2025
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Предоставить Сидоровой Ирине Васильевне, менеджеру отдела продаж, отпуск по беременности и родам продолжительностью 140 (сто сорок) календарных дней в период с 07 мая 2025 года по 23 сентября 2025 года включительно.
2. Бухгалтерии начислить и выплатить Сидоровой И.В. пособие по беременности и родам в установленном законодательством размере.

Основание: листок нетрудоспособности, заявление работницы.

Генеральный директор ______________ /А.Б. Сергеев/

Письмо-запрос о представлении оригинала заявления

Сидоровой Ирине Васильевне
от 17 мая 2025 г.
Уважаемая Ирина Васильевна!

В связи с получением 16.05.2025 фотографии Вашего заявления на отпуск по беременности и родам, направленной через мессенджер WhatsApp, просим Вас представить в отдел кадров ООО "Компания" оригинал указанного заявления, подписанный собственноручно, для надлежащего оформления отпуска и расчета пособия.
Оригинал заявления можно направить почтовым отправлением или передать через доверенное лицо.

Начальник отдела кадров ______________ /С.П. Иванова/

Часто задаваемые вопросы

Обязана ли работница писать заявление на отпуск по беременности и родам?

Да, предоставление отпуска осуществляется на основании заявления работницы (ст. 255 ТК РФ). Листок нетрудоспособности является медицинским основанием, а заявление — волеизъявлением работника.

Можно ли принять заявление, присланное по электронной почте с электронной подписью?

Да, если в организации налажен юридически значимый электронный документооборот и работница использует усиленную квалифицированную электронную подпись. Простая фотокопия или сканированная копия без ЭЦП не приравнивается к оригиналу.

Что делать, если работница отказывается присылать оригинал заявления?

Работодатель вправе не оформлять приказ об отпуске до получения надлежащего документа. Однако обязанность по назначению и выплате пособия по больничному листу (в части, финансируемой ФСС) у работодателя возникает с момента получения листка нетрудоспособности. Рекомендуется направлять письменные уведомления и разъяснять последствия.

С какого дня нужно выплатить пособие?

Пособие по беременности и родам выплачивается в срок, установленный для выплаты ближайшей заработной платы — не позднее 10 дней со дня получения документов (больничного листа и заявления) или в следующий день зарплаты, если документы получены позже (ч. 1 ст. 15 255-ФЗ).

Как быть, если отпуск по больничному листу уже начался, а заявление еще не подано?

Период отсутствия работницы с даты, указанной в листке нетрудоспособности, до даты оформления приказа квалифицируется как прогул или отпуск без сохранения зарплаты? Нет, поскольку у работницы есть уважительная причина, подтвержденная больничным листом. Работодателю следует оформить отпуск задним числом с даты, указанной в листке нетрудоспособности, после получения заявления.

Может ли заявление подать родственник беременной работницы?

Да, если у него есть нотариально заверенная доверенность на совершение таких действий. Также он может просто передать уже подписанное работницей заявление.

Влияет ли опоздание с подачей заявления на размер пособия?

Нет, размер пособия рассчитывается исходя из среднего заработка за два предыдущих календарных года. Однако задержка с подачей полного пакета документов может привести к задержке выплаты пособия самой работнице.