Личное дело: формируем и оформляем

Все работодатели обязаны вести личные карточки. А вот обязанность по ведению личного дела установлена только для государственных и муниципальных служащих. Личные дела остальных работников большинство учреждений и организаций, финансируемых из бюджетов различного уровня, может вести на свое усмотрение. Прочитав статью, вы узнаете, какими нормативными актами необходимо руководствоваться для правильного ведения личного дела, как оно формируется, какие документы в него включаются, как нужно его хранить, предусмотрена ли ответственность за его отсутствие или неправильное оформление.

Общие сведения о личном деле

Определения термина «личное дело» в Трудовом кодексе нет. А вот норм, упоминающих его, а также обязывающих его вести, предостаточно — это и федеральные законы, и указы Президента РФ, и постановления Правительства РФ, и ведомственные приказы. Среди норм федеральных законов можно выделить:
— ст. 42 Закона N 79-ФЗ ;
— ст. 41.2 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 «О Прокуратуре Российской Федерации»;
— ст. 30 Закона N 25-ФЗ .
Любое дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку, а его формирование — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (п. 71, 72 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ).
Исходя из данных определений и положений нормативных актов, содержащих нормы трудового права, можно сказать, что личное дело — это систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.
Поскольку данные, которые собираются и систематизируются, являются персональными, при ведении личных дел необходимо соблюдать требования гл. 14 ТК РФ и Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных». Напомним, что персональными данными считается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, а персональными данными работника — информация, необходимая работодателю в процессе трудовых отношений. К ним относятся не только фамилия, имя и отчество сотрудника, но и сведения о его образовании, доходах, имущественном положении и пр.

К сведению. Для обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных, содержащихся в личных делах, необходимо назначить ответственное лицо, которое будет нести ответственность за нарушение режима защиты этих данных.

Кроме этого, ведение личного дела поможет работодателю при передаче дел на архивное хранение, ведь по требованию Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации после определенного срока хранения у себя документов по личному составу должны передавать их в соответствующий архив, в том числе при ликвидации организации.

Состав личного дела

Какие документы подлежат включению в личное дело, определено лишь Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела . Отметим, что муниципальные служащие при ведении личного дела и определении перечня документов, включаемых в него, должны руководствоваться названным Положением (ст. 30 Закона N 25-ФЗ).
В частности, к личному делу приобщаются:
— письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы РФ;
— собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета установленной формы с приложением фотографии;
— документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
— копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
— копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
— копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
— копии решений о награждении государственными наградами, Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
— копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;
— экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;
— копии актов государственного органа о переводе служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;
— копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
— копия акта государственного органа об освобождении служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;
— аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
— экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы;
— копии документов о присвоении классного чина государственной гражданской службы (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);
— копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
— копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
— копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении служащего от замещаемой должности гражданской службы;
— документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;
— сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;
— копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
— копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;
— копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
— медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
— справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.
Кроме этого, к личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные федеральными законами и другими нормативными правовыми актами. При этом документы личного дела брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.
Ориентироваться на данный перечень могут не только муниципальные служащие, но и сотрудники бюджетных, казенных, автономных организаций. Однако список документов может различаться в зависимости от специфики деятельности организации. В любом случае в личное дело государственных (муниципальных) учреждений можно включать:
1. Копии документов, предъявляемых работником при приеме на работу:
— паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;
— страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
— документов воинского учета для военнообязанных лиц;
— свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица;
— справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) (если требуется в силу закона).
2. Документы, возникающие в период деятельности работника в организации:
— заявление о приеме на работу;
— справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);
— копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например, свидетельство о рождении ребенка;
— копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности;
— экземпляры трудового договора и соглашений к нему об изменении условий трудовых отношений;
— копии приказов о приеме на работу, переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника;
— экземпляр договора о полной материальной ответственности;
— соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);
— материалы аттестации;
— докладные и объяснительные записки, заявления работника;
— документы, подтверждающие анкетные данные (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене имени и пр.);
— копия трудовой книжки с внесенными записями о приеме на работу и расторжении трудовых отношений.

Примечание. Дополнительно в личное дело нужно поместить справку о характере и условиях труда по основному месту работы, если сотрудник принимается на тяжелую, вредную, опасную работу; работу, связанную с управлением транспортным средством; работу по совместительству.

Правила оформления личного дела

Типовая форма личного дела не утверждена, поэтому оно оформляется в свободной форме, учитывая требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .
К формированию и оформлению личного дела нужно подойти со всей ответственностью, так как на основании п. 656 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558, личные дела работников, в том числе государственных и муниципальных служащих, хранятся в организации 75 лет.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
— включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
— дело должно содержать не более 250 листов при общей толщине не более 4 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.
Оформление дел проводится кадровыми работниками и предусматривает:
— подшивку или переплет дела;
— нумерацию листов дела;
— составление листа-заверителя;
— составление внутренней описи документов;
— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела).

К сведению. Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются (п. 3.6.4 Основных правил работы архивов организаций ).

Лучше всего заводить личное дело сразу после приема на работу. Обычно используется картонная папка «Дело N ___». Некоторые органы исполнительной власти для своих территориальных органов заказывают в типографии специальные папки из плотного картона с внутренними разделителями.
При первичном оформлении личному делу присваивается учетный номер. Но сначала надо оформить его обложку.
Обложка дела составляется и оформляется по установленной форме, в ней указываются наименования организации и структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, а также заголовок дела.
Датами начала и окончания личного дела практически всегда являются даты приказов о приеме и увольнении.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Кроме этого, в начале каждого личного дела должна быть внутренняя опись документов. Она составляется на отдельном листе и содержит сведения о номерах страниц личного дела, на которых расположены документы, что помогает быстро найти необходимый документ.
Опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов. Если в течение трудовой деятельности работника какой-либо документ изымается из личного дела, об этом в описи делается отметка в графе «Примечание».

Примечание. Изъятие документа из личного дела возможно только по разрешению руководителя кадровой службы.

На основании п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций личное дело формируется в течение всей трудовой деятельности работника и закрывается после его увольнения. При этом к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Кроме этого, важно оформить лист-заверитель, так как он показывает количество листов в деле и изменения в составе документов (повреждение, замена, присоединение документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.
Относительно хранения личных дел муниципальных и государственных служащих можно сказать следующее. Они хранятся в течение 10 лет, после чего передаются в архив. При увольнении муниципального служащего с муниципальной службы его личное дело хранится в архиве органа местного самоуправления, избирательной комиссии муниципального образования по последнему месту службы.
Если гражданин, личное дело которого хранится в кадровом отделе государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанным подразделением в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы (п. 23 Положения).

Что еще необходимо знать о ведении личных дел?

Напомним, что личное дело состоит из документов, относящихся к персональным данным, а это значит, что нужно соблюдать определенные требования к хранению, ведению, предоставлению выписок из документов и пр.
В процессе трудовой или служебной деятельности лица, ответственные за ведение и хранение личных дел, должны обеспечивать защиту персональных данных работников, гражданских и муниципальных служащих, содержащихся в их личных делах, от неправомерного использования или утраты.
Так, на основании п. 5 Положения при получении, обработке, хранении и передаче персональных данных гражданского служащего кадровая служба государственного органа обязана соблюдать следующие требования:
— персональные данные следует получать лично у гражданского служащего. Если необходимо получить их у третьей стороны, следует известить служащего об этом и сообщить о предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также получить письменное согласие на это;
— запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;
— передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного согласия служащего, за исключением случаев, установленных федеральным законом.

Обратите внимание! На основании ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, об увольнении; выписки из трудовой книжки; справок о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Работники организаций, финансируемых из различных бюджетов, как и служащие, имеют право на защиту своих персональных данных. Для этого Законом N 152-ФЗ, Положением и ст. 89 ТК РФ они наделены правами:
— на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных;
— на свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных Законом N 152-ФЗ;
— на определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
— на доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;
— на требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных.

Ответственность за необеспечение ведения и хранения личных дел

Поскольку вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту таких данных, могут быть привлечены не только к дисциплинарной и материальной ответственности, но и к гражданско-правовой и даже уголовной.
Например, на основании п. 3 ч. 1 ст. 37 и п. 5 ч. 1 ст. 57 Закона N 79-ФЗ разглашение персональных сведений, ставших известными гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей, является грубым нарушением трудовой дисциплины и может повлечь его увольнение с гражданской службы.
Муниципальные служащие и работники медицинских учреждений за разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе разглашение персональных данных другого работника, также могут быть уволены по инициативе работодателя по пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Здесь отметим, что увольнение по данному основанию будет признано правомерным при соблюдении следующих условий:
— обязанность не разглашать персональные данные прямо предусмотрена трудовым договором с работником;
— в трудовом договоре или приложении к нему точно указано, какие конкретно сведения работник обязуется не разглашать;
— охраняемая законом тайна доверена (стала известна) работнику в связи с исполнением им трудовой функции;
— сведения, которые в соответствии с трудовым договором работник обязуется не разглашать, согласно действующему законодательству могут быть отнесены к сведениям, составляющим охраняемую законом тайну.
При отсутствии хотя бы одного из названных условий прекращение трудового договора по пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ не может быть признано законным.
В административном законодательстве также предусмотрены санкции за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). В частности, ст. 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб. для организации, от 500 до 1 000 руб. для должностного лица. А на основании ст. 13.14 КоАП РФ разглашение информации, доступ к которой ограничен федеральным законом (за исключением случаев, если разглашение такой информации влечет уголовную ответственность), лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет наложение административного штрафа: на граждан — в размере от 500 до 1 000 руб.; на должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.
Уголовным кодексом предусмотрено более суровое наказание за разглашение охраняемой законом тайны. В частности, в соответствии со ст. 137 УК РФ незаконное распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации с использованием служебного положения могут наказываться:
— штрафом в размере от 100 000 до 300 000 руб. или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет;
— лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет;
— либо принудительными работами на срок до четырех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет или без такового;
— арестом на срок до шести месяцев;
— лишением свободы на срок до четырех лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет.
К гражданскому служащему можно применить ст. 283 УК РФ, в силу которой за разглашение персональных данных, относящихся к сведениям, составляющим государственную тайну, его могут наказать арестом на срок от четырех до шести месяцев либо лишением свободы на срок до четырех лет с лишением права занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью на срок до трех лет или без такового. Совершение того же деяния, но повлекшего по неосторожности тяжкие последствия, наказывается лишением свободы на срок от трех до семи лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.

В заключение

Ведение личных дел имеет много плюсов. Это очень удобно, так как вся информация, касающаяся конкретного работника, собрана в одном месте. И даже если бы обязанность по ведению личных дел не была установлена нормативными актами, мы бы рекомендовали их вести.
Поскольку ведение и хранение личных дел работников — очень ответственное мероприятие, работодатель обязан предпринять все меры, необходимые для защиты от утраты и разглашения сведений, содержащихся в личных делах. Для этого их хранят в сейфах и ограничивают приказом круг лиц, имеющих к ним доступ.