Тайм-менеджмент — что поглощает время работника
Эффективное использование времени — одна из ценных способностей работников в условиях постоянного цейтнота. Все чаще при подборе управленческого персонала руководители обращают внимание на навыки владения тайм-менеджментом. Ведь умение планировать рабочее время — важная составляющая, которая позволит определить, насколько продуктивно работники используют рабочее время и что его поглощает. Почему так необходимо уметь управлять временем и как научить этому персонал, мы поговорим в статье.
Довольно часто основной причиной неэффективного использования рабочего времени является руководитель. Причем он тратит время своих подчиненных, сам того не замечая. Внедрение системы тайм-менеджмента должно исходить от начальства, оно должно быть заинтересовано в эффективности использования рабочего времени. Если руководителю это не интересно, то все попытки hr-менеджера внедрить данную систему закончатся крахом.
Зачем нужен тайм-менеджмент?
Любой бизнес должен быть эффективным. Многие руководители привыкли работать по определенным правилам, и любые изменения воспринимаются ими в штыки. Но при исследовании затрат их рабочего времени выясняется, что они выполняют множество функций, которые могли бы возложить на других работников. А порой эти функции и вовсе нет нужды выполнять.
Часто бывает, что в компаниях работает большое количество людей, которые тратят свое время на взаимодействие, доклады, совещания, но при этом эффективность работы только снижается. Совещания отнимают у работников огромное количество времени, а между тем при эффективной системе тайм-менеджмента их вообще можно не проводить.
Пример 1
Во многих организациях существуют так называемые «планерки», которые проводятся либо каждый понедельник, либо каждую пятницу. На них, как правило, обсуждается, что сделано за неделю, что не сделано и почему. Подобные собрания не могут быть эффективными для всех компаний, тем не менее, даже если нечего обсуждать, все приходят и тратят свое время понапрасну только потому, что так принято.
Или бывает, что штат организации непомерно раздут и работникам попросту нечем заняться. Как следствие — возникают конфликты, слухи, имеют место интриги. Все это говорит о нерациональном использовании рабочего времени. Система тайм-менеджмента решает данные проблемы. Она помогает грамотно планировать рабочее время и рационально распределять задачи и обязанности между работниками.
Построение системы
Система тайм-менеджмента в организации должна разрабатываться с учетом специфики бизнеса. Не все методы и практики, известные мировому менеджменту, могут подойти той или иной организации. Чаще всего для разработки привлекаются консалтинговые и тренинговые компании.
Построение тайм-менеджмента на предприятии включает в себя несколько составляющих. Во-первых, это создание правил эффективного использования рабочего времени, которые фиксируются в отдельном документе. Во-вторых, применение особых инструментов, в частности, программного обеспечения для ведения личного дневника, для использования сотрудниками, работающими над одним проектом, для общения между руководителем и подчиненными. В-третьих, разработка правил эффективной коммуникации. В-четвертых, установление санкций за неисполнение тех норм, которые прописаны в указанном документе.
Причем система тайм-менеджмента должна внедряться постепенно, не следует обрушивать ее на работников как снег на голову. Нужно преподнести ее не как «с сегодняшнего дня все должны и обязаны…», а как «для более эффективной работы нам необходимо…».
С чего начать?
Нельзя построить систему, не выяснив причин неэффективного использования рабочего времени. Потому разработку следует начинать с исследования затрат рабочего времени. Существует несколько способов исследования:
— самофотография рабочего дня;
— индивидуальная фотография рабочего дня;
— групповая фотография рабочего дня.
Прежде чем начать исследование затрат рабочего времени, работодатель должен четко определить цели. Основная цель — повышение эффективности. Придерживаясь ее, в ходе исследования можно выявить «поглотителей времени» — те неэффективные действия, которые повторяются изо дня в день и на которые уходит ценное время. Кроме того, исследование поможет выявить работников, нерационально использующих свое время, недостатки в организации рабочего процесса (устаревшие технологии, оборудование).
При проведении исследования необходимо определить его способ, время (выбор дней, которые будут включены в исследование, количество дней), того, кто будет проводить исследование, а также программное обеспечение.
Перед исследованием нужно организовать индивидуальную работу с сотрудниками, объявить цели и задачи исследования, максимально мотивировать их. Очень часто работники негативно воспринимают процедуру фотографирования рабочего дня, что приводит к стрессам, слухам и прочим неприятным моментам. Грамотные предварительные мероприятия позволят избежать паники и недовольства среди работников.
Самофотография рабочего дня
Существуют два способа проведения самофотографии. При первом работник самостоятельно записывает в течение дня те действия, которые он совершает, в виде хронометража (Пример 1). Важно вести записи в режиме «реального времени», а не по памяти, так как в этом случае «поглотители времени» могут быть упущены. Рекомендуется проводить исследование в течение одной-двух недель для наиболее полной картины.
Пример 1
Ф. И.О. работника: Курочкин Иван Петрович Дата: 21.04.2014
Должность: менеджер по продажам
| N | Продолжительность действия | Итого, мин. | Характер действия | Примечание | |
| С | По | ||||
| 1 | 10.00 | 10.05 | 5 | Включение компьютера, подготовка рабочего места | |
| 2 | 10.05 | 10.20 | 15 | Проверка электронной почты | Много спама |
| 3 | 10.20 | 10.23 | 3 | Ответ на телефонный звонок | Клиент |
Записи можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. Существует специальное программное обеспечение для ведения хронометража. Если руководство компании не хочет вкладываться в специальные программы, можно вести хронометраж в Excel, в котором графа «итого» будет считаться автоматически, что тоже сэкономит время. Кроме того, можно вести записи в Outlook или других подобных программах.
Второй способ ведения самофотографии заключается в том, что работник в течение дня записывает время перерывов в своей работе, указывает их причины и виновников, а также предлагает свои рекомендации по устранению потерь рабочего времени. Такой способ больше подходит для производства (Пример 2).
Пример 2
Ф. И.О. работника: Митрофанова Наталья Евгеньевна Дата: 21.04.2014
Должность: оператор ТУ
| N | Время перерывов в работе | Причины и виновники перерыва | Рекомендации по устранению потерь времени | Примечание | |
| 1 | 11.00 | 12.30 | Отсутствие краски | Усилить контроль заведующего за наличием материалов | На собраниях этот вопрос мною поднимался неоднократно |
| 2 | 16.00 | 16.30 | Сбой в работе оборудования | Провести диагностику оборудования, т. к. сбои случаются часто |
При самофотографии рабочего времени тем или иным способом работник должен быть заинтересован в ее проведении, чтобы результаты были действительно достоверны. Как мы неоднократно говорили, сотрудник должен быть мотивирован. По результатам самофотографии не должно последовать карательных мер, иначе в следующий раз работники будут проводить ее фиктивно и отражать то, что хочет увидеть руководство, а не то, что есть на самом деле.
В первое время у кого-то не будет получаться, кто-то будет отвлекаться и забывать про записи. Нужно объяснить работникам, что если они что-то пропустили, не нужно бросать исследование. Через пару дней сотрудники смогут вести самофотографию более четко. Здесь, как и в любом другом деле, нужен навык.
Самофоторафия рабочего времени эффективна тем, что у работника вырабатывается чувство времени, он сам начинает видеть «поглотителей» своего времени, а не ему указывают на них. Он может негативно относиться к наблюдателям, считать, что данные сфальсифицированы, если хронометраж проводит кто-то другой. Но если он проводил его сам, незаметно для себя работник будет относиться ко времени более бережно.
Индивидуальная фотография рабочего дня
При индивидуальной фотографии объектом исследования является конкретный работник. Затраты его рабочего времени исследуются одним из двух способов:
1) к работнику прикрепляется наблюдатель, который в течение рабочего дня ведет лист «наблюдений», аналогичный тому, который ведется при самофотографии рабочего дня в виде хронометража;
2) работника в течение рабочего дня снимают на видеокамеру с одновременным наложением времени в углу картинки.
Способ определяется в зависимости от технических возможностей компании и специфики работы наблюдаемого. Если сотрудник в течение рабочего дня постоянно перемещается по офису, то видеокамера — не совсем приемлемое решение. Плюс видеонаблюдения в том, что не нужно закреплять за работником специального наблюдателя, так как в этом случае оба могут чувствовать себя некомфортно. Но при «живом» наблюдении всегда можно уточнить у работника, что он сейчас делает, а при расшифровке видео могут возникнуть аналогичные вопросы, за ответами на которые все равно придется идти к работнику.
Исследование рекомендуется проводить не менее пяти дней в разное время. Временной интервал выбирается в зависимости от должности, специфики работы сотрудника. Например, не стоит ограничиваться исследованием затрат рабочего времени бухгалтера в отчетный период, так как эти дни значительно отличаются от остальных.
Групповая фотография рабочего дня
При групповой фотографии объектом исследования становятся несколько работников — либо объединенных в бригаду, либо не связанных между собой производственным процессом. За ними, как и в случае с индивидуальной фотографией, закрепляется наблюдатель, который записывает их действия в течение рабочего дня в виде индексов затрат (Пример 3).
Пример 3
| N | Наименование элементов работы | Начало работы | Окончание работы | Итого, мин. |
| 1 | ПЗ | 10.00 | 10.10 | 10 |
| 2 | ОП | 10.10 | 12.00 | 110 |
| 3 | ОТ | 12.00 | 12.10 | 10 |
Индексы категорий затрат времени:
ПЗ — подготовительно-заключительное время.
ОП — оперативное время.
ОБ — время обслуживания рабочего места.
ОТ — время на отдых и личные нужды.
ПО — время перерывов, не зависящих от работника.
Такой способ исследования затрат рабочего времени в основном используется на производстве. Один наблюдатель может охватить до пяти человек. Важно предусмотреть, чтобы в день наблюдения все сотрудники присутствовали на работе (не находились в отпусках, командировках, на «больничных»), так как иначе объем выполняемой работы будет увеличен и исследование не будет достоверным.
При анализе полученных данных рассчитывается время, затраченное на каждую операцию, затем операции подразделяются на «А» (работу) и «Б» (перерывы (ожидания, перерывы для отдыха и питания, личных нужд, перекуры)). См. Пример 4.
Пример 4.
| Наименование операции | Длительность, мин. | % |
| А — работа | ||
| Совещание | 70 | 14,6 |
| Телефонные звонки | 180 | 37,5 |
| Рассылка предложений | 80 | 16,6 |
| Итого: | 330 | 68,7 |
| Б — перерывы | ||
| Не зависящие от исполнителя (ожидание) | 55 | 11 |
| Прием пищи | 35 | 7 |
| Отдых и личные нужды | 51 | 10,2 |
| Итого: | 141 | 28,2 |
Из таблицы видно, сколько процентов рабочего времени сотрудник тратит на ожидание, личные нужды (исключая перерывы для отдыха и питания) и сколько — на работу. На производстве определить производительность труда просто: это результат, деленный на количество времени, в течение которого он был получен.
Но есть деятельность, при которой производительность труда оценить сложно. Таковой является, например, творческая или управленческая деятельность. В экономике труда существует множество формул, по которым вычисляются нормы времени, необходимые для выполнения тех или иных функций. Они необходимы для нормирования труда, при нормировании не рекомендуется опираться только на фотографии рабочего дня.
* * *
Для создания системы тайм-менеджмента, для выявления «поглотителей времени» перечисленных методов достаточно.
При анализе полученных данных необходимо ответить на вопросы:
1. Выполнена ли работа? Если нет, то почему?
2. Что сделано из того, что должно быть сделано, а что нет? Почему?
3. Что бы произошло, если бы это не было сделано? Если напрашивается ответ «ничего», стоит обратить внимание на это действие и, возможно, исключить его.
4. Можно ли объединить это с другими операциями? Часто бывает, что в момент ожидания работник не занят, но может выполнить какие-то действия. Например, при загрузке компьютера совершить звонок и пр.
5. Почему это сделано так? Могло ли это быть сделано иначе? Нередко работник, выполняя какую-либо функцию, производит много лишних действий. Необходимо продумать, как оптимизировать данный процесс.
6. Кто еще это может сделать? Не стоит забывать о делегировании полномочий.
7. Какой уровень квалификации нужен для выполнения этой задачи? Возможно, работник неэффективен, т. к. недостаточно квалифицирован?
8. Где и каким образом это сделано? Может ли это быть сделано в другом месте, на другом оборудовании? Возможно, оборудование или программное обеспечение устарели? Можно ли проверкой электронной почты заняться, например, во время служебной поездки в рабочее время?
9. Почему работник простаивает? Кто виноват? Что мешает процессу?
Выяснив, куда действительно уходит время работников, можно научиться управлять временем. При этом необходимо спланировать процесс и исключить непродуктивные затраты. А поможет в этом система тайм-менеджмента, которая позволит компании работать эффективно. Этап исследования затрат времени — одна из частей этой системы, без которой не обойтись.
