Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Согласно пункту 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, работодатель обязан обеспечить надлежащее хранение и учет этого важного документа.
С 2025 года в соответствии с изменениями в Трудовом кодексе РФ работодатели обязаны выдавать работникам подлинники трудовых книжек по их требованию для целей обязательного социального страхования. Рассмотрим практические аспекты реализации этого правила.
вверхТекущий порядок выдачи трудовых книжек
До недавнего времени основным правилом была выдача трудовой книжки только в день увольнения работника. Согласно пункту 35 Правил, работодатель обязан выдать трудовую книжку с внесенной записью об увольнении в последний день работы.
Роструд в своих разъяснениях (Письмо от 18.03.2008 № 656-6-0) отмечал, что законодательство не содержит прямого запрета на выдачу подлинника трудовой книжки в период действия трудового договора, однако такая практика сопряжена с определенными рисками.
Внимание! Ответственность за хранение трудовых книжек возлагается на работодателя. При утере документа ответственность несут как должностное лицо, отвечающее за хранение, так и организация в целом.
вверхОтветственность за нарушение правил хранения
За нарушение правил хранения трудовых книжек установлена административная ответственность согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ:
| Категория нарушителя | Размер штрафа | Дополнительные санкции |
|---|---|---|
| Должностные лица | 1 000 - 5 000 рублей | - |
| Индивидуальные предприниматели | 1 000 - 5 000 рублей | Приостановление деятельности до 90 суток |
| Юридические лица | 30 000 - 50 000 рублей | Приостановление деятельности до 90 суток |
При повторном нарушении должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет.
вверхНовые правила с 2025 года
Согласно изменениям, внесенным Федеральным законом от 21.07.2014 № 216-ФЗ, работодатель обязан:
- Выдать трудовую книжку работнику в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления
- Цель выдачи — обязательное социальное страхование (назначение пенсий, пособий)
- Работник обязан вернуть документ в течение 3 рабочих дней после получения справки из соответствующего органа
Заявление работника о выдаче трудовой книжки
вверхГенеральному директору
ООО "Производственная компания "Все о кадрах"
Петрову А.В.
от менеджера отдела продаж
Сидоровой Марии ИвановныЗАЯВЛЕНИЕ
15 января 2025 годаПрошу выдать мне мою трудовую книжку для представления в отделение Пенсионного фонда РФ по месту жительства с целью назначения страховой пенсии по старости.
Обязуюсь вернуть трудовую книжку в отдел кадров организации в течение трех рабочих дней с момента получения.
Подпись ______________ /М.И. Сидорова/
Отметка о получении заявления:
Заявление принято 15.01.2025
Специалист отдела кадров ______________ /Т.П. Николаева/
Порядок выдачи трудовой книжки
Для минимизации рисков рекомендуется следующий порядок действий:
- Получение письменного заявления от работника с указанием цели получения документа
- Регистрация заявления в журнале входящей документации
- Издание приказа о выдаче трудовой книжки
- Оформление расписки о получении документа работником
- Внесение отметки в книгу учета движения трудовых книжек
- Контроль возврата документа в установленный срок
Расписка о получении трудовой книжки
вверхРАСПИСКА
город Москва
16 января 2025 годаЯ, Сидорова Мария Ивановна, паспорт серии 4510 № 123456, выдан ОВД района "Теплый Стан" г. Москвы 15.06.2015, код подразделения 772-015, зарегистрированная по адресу: г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 125, кв. 45, получила от ООО "Производственная компания "Вектор" свою трудовую книжку серии ТК-I № 123456789.
Обязуюсь вернуть трудовую книжку в отдел кадров ООО "Производственная компания "Вектор" не позднее 21 января 2025 года.
Подпись ______________ /М.И. Сидорова/
Подпись сотрудника, выдавшего трудовую книжку:
______________ /Т.П. Николаева/
Специалист отдела кадров
Учет движения трудовых книжек
Для контроля за выдачей и возвратом трудовых книжек рекомендуется вести специальный журнал учета:
Журнал учета выдачи трудовых книжек работникам
вверхЖУРНАЛ УЧЕТА ВЫДАЧИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК РАБОТНИКАМ
на 2025 год
ООО "Производственная компания "Все о кадрах"
№ п/п Дата выдачи ФИО работника Должность Цель выдачи Срок возврата Дата возврата Подпись работника 1 16.01.2025 Сидорова М.И. Менеджер Назначение пенсии 21.01.2025 20.01.2025 __________ 2 01.02.2025 Иванов П.С. Инженер Оформление ипотеки 05.02.2025 __________ Ответственный за ведение журнала: ______________ /Т.П. Николаева/
Альтернативные варианты подтверждения стажа
В некоторых случаях работник может обойтись без получения подлинника трудовой книжки:
- Нотариально заверенная копия — принимается Пенсионным фондом для назначения пенсии
- Справка с места работы — может использоваться для различных целей
- Выписка из трудовой книжки — заверенная работодателем
Приказ о выдаче трудовой книжки
вверхООО "Производственная компания "Все о кадрах"
ПРИКАЗ № 15-к
16 января 2025 года
г. МоскваО выдаче трудовой книжки работнику
На основании заявления менеджера отдела продаж Сидоровой Марии Ивановны от 15.01.2025 и в соответствии с пунктом 1 статьи 18 Федерального закона от 21.07.2014 № 216-ФЗ
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Выдать Сидоровой Марии Ивановне трудовую книжку серии ТК-I № 123456789 для представления в отделение Пенсионного фонда РФ с целью назначения страховой пенсии по старости.
2. Специалисту отдела кадров Николаевой Т.П. обеспечить: - получение от Сидоровой М.И. расписки о получении трудовой книжки; - внесение соответствующей записи в журнал учета движения трудовых книжек; - контроль за своевременным возвратом трудовой книжки.
3. Срок возврата трудовой книжки — не позднее 21 января 2025 года.
Генеральный директор ______________ /А.В. Петров/
С приказом ознакомлены:
______________ /М.И. Сидорова/
______________ /Т.П. Николаева/
Рекомендации для работодателей
Для минимизации рисков при выдаче трудовых книжек рекомендуется:
- Разработать внутренний регламент по выдаче трудовых книжек
- Обучить сотрудников отдела кадров правильному оформлению документов
- Вести строгий учет всех случаев выдачи документов
- Информировать работников о возможности использования заверенных копий
- Создать систему напоминаний о сроках возврата документов
Последствия несвоевременного возврата трудовой книжки
Если работник не возвращает трудовую книжку в установленный срок:
- Работодатель направляет письменное уведомление с требованием вернуть документ
- При повторном нарушении может рассматриваться вопрос о дисциплинарном взыскании
- В крайних случаях — обращение в суд для истребования документа
Заключение
Новые правила выдачи трудовых книжек работникам требуют от работодателей внимательного отношения к документообороту и соблюдения установленных сроков. Правильное оформление всех этапов процедуры — от заявления работника до возврата документа — позволит избежать административной ответственности и обеспечить защиту прав как работодателя, так и работника.
Важно помнить, что трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовой стаж, и ее утрата может создать серьезные проблемы для работника при оформлении пенсии и других социальных выплат.
вверх