Пошаговая процедура оформления отпуска без сохранения заработной платы по просьбе работодателя

Если работодатель просит работника взять отпуск за свой счет, а работник согласен, данная ситуация квалифицируется как предоставление отпуска без сохранения заработной платы по письменному заявлению работника (ст. 128 ТК РФ). Согласие работника является обязательным условием.

Предоставление отпуска без сохранения заработной платы по инициативе работодателя возможно только с письменного согласия работника. Принуждение к такому отпуску является нарушением трудового законодательства.

Шаг 1. Подача работником письменного заявления

Работник должен оформить и подать работодателю личное письменное заявление с просьбой предоставить отпуск без сохранения заработной платы. В заявлении указываются даты начала и окончания отпуска, а также, по желанию, причина. Основанием является ч. 1 ст. 128 ТК РФ.

Письменное заявление работника служит документальным подтверждением его добровольного согласия на предоставление отпуска без сохранения заработной платы и защищает обе стороны от возможных споров.

Шаг 2. Получение резолюции работодателя и издание приказа

Работодатель накладывает на заявление резолюцию о согласии (например, «Не возражаю», «В приказ»). На основании этого заявления, несмотря на то что издание приказа не является строго обязательным по букве закона, рекомендуется издать приказ (распоряжение) по унифицированной форме № Т-6 или по форме, принятой в организации.

Образец заявления на отпуск без сохранения заработной платы

Генеральному директору
ООО "Компания"
Семенову И.П.
от менеджера отдела продаж
Петровой А.К.

Заявление
«15» мая 2025 г.

Прошу предоставить мне отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 7 (семь) календарных дней в период с «19» мая по «25» мая 2025 года включительно по семейным обстоятельствам.
______________/Петрова А.К./
Резолюция работодателя: Не возражаю. Подготовить приказ. «15» мая 2025 г. ______________/Семенов И.П./

Издание приказа является подтверждением законности отсутствия работника на рабочем месте. Приказ служит основанием для отметки в табеле учета рабочего времени (код «ДО» или «ОЗ»). Его отсутствие может создать сложности при доказательстве уважительности причины отсутствия.

Шаг 3. Ознакомление с приказом и отметка в табеле

Работник должен быть ознакомлен с приказом под подпись. Кадровая служба или бухгалтерия на основании приказа вносят в табель учета рабочего времени отметку об отсутствии работника в связи с отпуском без сохранения заработной платы.

Образец приказа на отпуск без сохранения заработной платы

ООО "Компания"
ПРИКАЗ № 45-к
«16» мая 2025 г.
г. Москва

О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы

На основании личного заявления и в соответствии со ст. 128 Трудового кодекса РФ
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Предоставить менеджеру отдела продаж Петровой Анне Константиновне отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью 7 (семь) календарных дней с «19» мая по «25» мая 2025 года включительно.
2. Ознакомить Петрову А.К. с настоящим приказом под подпись.
Основание: личное заявление работника от 15.05.2025.
Генеральный директор ______________/Семенов И.П./
С приказом ознакомлена: ______________/Петрова А.К./ «16» мая 2025 г.

Даже при наличии заявления, но отсутствии приказа, риск квалификации отсутствия как прогула формально отсутствует, если факт согласования отпуска можно доказать иными способами (например, резолюцией на заявлении, перепиской). Однако приказ минимизирует этот риск.

Шаг 4. Учет продолжительности отпуска для стажа

Бухгалтерия или кадровая служба обязаны учитывать общую продолжительность всех отпусков за свой счет в текущем рабочем году. Превышение суммарной продолжительности 14 календарных дней влияет на стаж, дающий право на основной оплачиваемый отпуск.

Образец справки-расчета о стаже для отпуска (фрагмент)

по отпускам работника Петровой А.К.
Рабочий год: с 10.02.2024 по 09.02.2025

СПРАВКА-РАСЧЕТ

Отпуска без сохранения заработной платы в рабочем году:
1. 19.05.2025 – 25.05.2025 = 7 календарных дней.
2. [Указываются предыдущие отпуска за свой счет, если были].
Итого использовано дней отпуска без сохранения заработной платы в рабочем году: 7 календарных дней.
Вывод: Поскольку общая продолжительность отпусков без сохранения заработной платы не превышает 14 календарных дней, данный период (7 дней) включается в стаж для предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска в полном объеме (абз. 6 ч. 1 ст. 121 ТК РФ).
Кадровик ______________/Иванова М.С./ «16» мая 2025 г.

Вопросы и ответы

Может ли работодатель отказать в просьбе взять отпуск за свой счет, если он сам ее инициировал?

На этапе оформления – формально да, так как окончательное решение о предоставлении такого отпуска принимает работодатель на основании заявления работника (ст. 128 ТК РФ). Однако если работник уже подал заявление по просьбе работодателя, отказ будет нелогичным и может быть оспорен, если доказывается факт давления.

Включаются ли выходные дни в календарные дни отпуска без содержания?

Да, включаются. Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется в календарных днях. Если на период отпуска выпадают выходные дни организации, они также считаются днями отпуска и в общую продолжительность включаются.

Как отпуск за свой счет влияет на расчет среднего заработка для отпускных и больничных?

Периоды отпуска без сохранения заработной платы исключаются из расчетного периода при исчислении среднего заработка для оплаты отпусков, командировок и иных случаев, сохранения среднего заработка (п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы). Для расчета больничного такие периоды также не включаются.

Что будет, если я не выйду на работу после окончания согласованного отпуска?

Если у вас нет нового согласованного с работодателем заявления и приказа о продлении отпуска, то дни отсутствия сверх согласованного срока могут быть квалифицированы как прогул со всеми вытекающими последствиями, вплоть до увольнения по пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Могу ли я отозвать свое заявление на отпуск за свой счет до его начала?

Да, можете. Для этого необходимо написать еще одно заявление об отзыве предыдущего. Если приказ уже издан, на его основании издается приказ об отмене предыдущего приказа. Работодатель, как правило, заинтересован в этом, поэтому препятствий быть не должно.

Предоставляется ли отпуск за свой счет в днях или в рабочих днях?

Согласно ст. 128 ТК РФ, отпуск предоставляется в календарных днях. Например, отпуск с понедельника по пятницу составит 5 календарных дней, даже если в организации пятидневная рабочая неделя.

Если я нахожусь в отпуске по уходу за ребенком, могу ли я взять отпуск без содержания?

Да, можете. Отпуск по уходу за ребенком и отпуск без сохранения заработной платы – это разные виды отпусков. Вы вправе прервать отпуск по уходу, написать заявление на отпуск за свой счет, а затем снова уйти в отпуск по уходу. При этом пособие по уходу за ребенком на период отпуска без содержания не выплачивается.