Порядок внесения пропущенной записи о переводе в трудовую книжку после увольнения работника

Шаг 1. Подтверждение факта перевода и подготовка документальной основы

Запросите у работодателя по последнему месту работы копию приказа (распоряжения) о переводе работника, на основании которого должна была быть внесена запись в трудовую книжку. Это является обязательным основанием для внесения любой записи в трудовую книжку (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Убедитесь, что приказ был издан в установленном порядке.

Без документального основания (приказа о переводе) внести запись в трудовую книжку невозможно. Если приказ был утерян или не издавался, необходимо сначала восстановить или оформить его надлежащим образом.

Шаг 2. Определение последовательности внесения пропущенной записи

Установите, что внесение пропущенной записи производится в хронологическом порядке относительно других записей, но фактически вносится после последней существующей записи. Запись об увольнении аннулировать или переносить не требуется. Пропущенная запись о переводе вносится с очередным порядковым номером после записи об увольнении, но ее содержание и дата должны соответствовать периоду, когда перевод фактически имел место.

Основной принцип ведения трудовой книжки – хронологическая последовательность событий. Если запись была пропущена по ошибке, ее вносят «задним числом» по фактической дате события, но место внесения в книжке – после последней записи.

Шаг 3. Оформление самой записи в трудовой книжке

В разделе «Сведения о работе» после последней записи (об увольнении) внесите новую запись с соблюдением всех требований:
1. В графе 1 – следующий по порядку номер (например, если последняя запись № 15, то новая будет № 16).
2. В графе 2 – дата перевода согласно приказу.
3. В графе 3 – полное и сокращенное (при наличии) наименование работодателя (ООО "Компания"). Затем с новой строки указывается запись: «Переведен на должность [название новой должности] в [название нового отдела/подразделения, если применимо]».
4. В графе 4 – указываются реквизиты приказа о переводе (дата и номер).

Формулировка записи о переводе должна точно соответствовать формулировке в приказе. Если в приказе указано «переведен с должности старшего специалиста на должность ведущего специалиста», то именно эта фраза и переносится в трудовую книжку.

Шаг 4. Заверение внесенной записи

Внесенная запись заверяется подписью уполномоченного лица работодателя (например, руководителя отдела кадров или генерального директора) и печатью организации (при ее наличии). Печать ставится так, чтобы она частично захватывала последнюю запись и не мешала читать другие записи. Рядом с печатью может быть сделана пометка «Запись за номером таким-то внесена на основании приказа от … № …».

С 01.04.2022 использование печати для заверения записей в трудовой книжке не является обязательным, если уставом организации не предусмотрено иное (ст. 2 Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Однако на практике ее часто продолжают использовать для придания записи официальности.

Шаг 5. Информирование работника и выдача трудовой книжки

После внесения и заверения записи работодатель обязан выдать исправленную трудовую книжку бывшему работнику под роспись. Рекомендуется составить сопроводительное письмо или акт о внесении исправления, в котором указать причину (пропуск записи) и основание (реквизиты приказа).

Шаг 6. Внесение сведений в книгу учета движения трудовых книжек

Работодатель должен сделать соответствующую отметку о выдаче исправленной трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Это документально подтверждает факт выполнения обязанности по внесению записи.

Образцы документов

Запись в трудовой книжке (образец)

Трудовая книжка

Раздел «Сведения о работе»

...
14 | 15.04.2025 | Общество с ограниченной ответственностью "Компания" (ООО "Компания")
Принят на должность старшего специалиста отдела продаж | Приказ от 15.04.2025 № 45-к
15 | 30.09.2025 | Общество с ограниченной ответственностью "Компания" (ООО "Компания")
Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от 30.09.2025 № 102-к
16 | 01.07.2025 | Общество с ограниченной ответственностью "Компания" (ООО "Компания")
Переведен на должность ведущего специалиста отдела маркетинга | Приказ от 25.06.2025 № 78-лс

Запись за номером 16 внесена на основании приказа от 25.06.2025 № 78-лс. 05.10.2025

Подпись ответственного лица: _________________ /Иванова И.И./
М.П.

Сопроводительное письмо к трудовой книжке (образец)

ООО "Компания"

Исх. № 156 от 05 октября 2025 г.
Петрову Петру Петровичу
[адрес]

Уважаемый Петр Петрович!
Направляем Вам Вашу трудовую книжку, в которую нами внесена пропущенная при ведении запись о переводе.

Основание для внесения записи: Приказ от 25 июня 2025 года № 78-лс о переводе Петрова П.П. на должность ведущего специалиста отдела маркетинга с 01 июля 2025 года.

В трудовой книжке внесена запись за номером 16 с датой 01.07.2025. Запись заверена подписью и печатью организации.

Приложение: трудовая книжка на 1 л.

Начальник отдела кадров ООО "Компания" _________________ /Иванова И.И./

Акт о внесении записи в трудовую книжку (внутренний документ, образец)

ООО "Компания"

АКТ № 3
о внесении пропущенной записи в трудовую книжку

г. Москва
05 октября 2025 г.

Настоящий акт составлен в том, что 05 октября 2025 года в трудовую книжку Петрова Петра Петровича (серия ТК № 123456), бывшего работника ООО "Компания", внесена пропущенная запись о переводе.

Содержание внесенной записи:
Порядковый номер: 16
Дата: 01.07.2025
Запись: «Переведен на должность ведущего специалиста отдела маркетинга».
Основание: Приказ от 25.06.2025 № 78-лс.

Запись внесена в соответствии с хронологией трудовой деятельности работника на основании имеющегося документа. Прежние записи (в том числе запись об увольнении за №15) не аннулировались и не изменялись.

Трудовая книжка выдана Петрову П.П. лично под роспись.

Составил:
Начальник отдела кадров _________________ /Иванова И.И./

С актом ознакомлен, трудовую книжку получил:
_________________ /Петров П.П./
05.10.2025

Часто задаваемые вопросы

Можно ли просто вписать запись о переводе между строк или над записью об увольнении?

Нет, нельзя. Любые исправления путем зачеркиваний, вписываний между строк или поверх других записей в трудовой книжке строго запрещены (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Единственный правильный способ – внесение новой записи с очередным номером после последней существующей.

Что делать, если работодатель отказывается вносить пропущенную запись?

Направьте ему письменное требование с ссылкой на приказ о переводе. В случае отказа или бездействия вы можете обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ). ГИТ вправе провести проверку и выдать предписание об устранении нарушения.

Нужно ли вносить запись о переводе, если он был временным?

Да, нужно. В трудовую книжку вносятся сведения о постоянных переводах. Временный перевод на срок более одного месяца или на время исполнения обязанностей отсутствующего работника также подлежит внесению, если он оформлен приказом (п. 4 Правил ведения трудовых книжек).

Как быть, если ошибка обнаружена через много лет после увольнения, а организация ликвидирована?

Если организация-работодатель ликвидирована, внести исправление официально невозможно. В этом случае можно обратиться в архив, где хранятся документы ликвидированной организации, получить заверенную копию приказа о переводе и предъявить ее будущему работодателю как подтверждение стажа и перевода. Саму трудовую книжку исправить уже не получится.

Портит ли такая «запись не по порядку» вид трудовой книжки для нового работодателя?

Нет, не портит, если она оформлена правильно (очередной номер, дата события, ссылка на приказ, заверена). Опытный кадровик поймет, что это техническое исправление пропущенной записи. Для полной ясности можно приложить копию приказа о переводе при устройстве на новую работу.

Надо ли вносить исправления в личную карточку Т-2?

Да, если запись была пропущена и в личной карточке (форма Т-2), в нее также следует внести соответствующие изменения на основании того же приказа о переводе, чтобы обеспечить единообразие кадровой документации.

Что будет, если не внести пропущенную запись?

Это может привести к неполноте данных о трудовом стаже и опыте работы, что впоследствии может создать проблемы при назначении пенсии, подтверждении стажа для льгот или при трудоустройстве. Работодатель, допустивший пропуск, несет ответственность за некорректное ведение трудовой книжки.