Получение компенсации проезда

Рассмотрим пошаговый порядок действий для получения компенсации проезда.

Шаг 1. Определите двухлетний период, за который предоставляется право

Согласно части 1 статьи 325 ТК РФ, право на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно возникает у работника одновременно с правом на получение ежегодного оплачиваемого отпуска за первый год работы в организации, расположенной в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности. Далее это право реализуется один раз в два года. Отсчет двухлетних периодов ведется с момента возникновения этого права (обычно с даты приема на работу или с даты первого отпуска).

Пример расчета периодов для работника ООО "Компания" в г. Норильске

Дата приема на работу: 15 января 2023 г.
Первое право на оплату проезда: с 16 января 2024 г. (после года работы).
Первый двухлетний период для использования права: 16.01.2024 – 15.01.2026.
Второй двухлетний период: 16.01.2026 – 15.01.2028.
Если работник обратился за компенсацией 20 февраля 2026 г., он опоздал с использованием права за период 2024-2026 гг. и может претендовать на оплату только за новый период, начавшийся 16.01.2026.

Конкретные правила определения периодов (календарные годы или периоды с даты приема) могут быть детализированы в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации. Однако локальный акт не может ухудшать положение работника по сравнению с ТК РФ. Невозможность переноса неиспользованного права установлена прямо в части 6 статьи 325 ТК РФ.

Шаг 2. Установите факт пропуска срока

Необходимо документально зафиксировать, что работник обратился с заявлением об оплате проезда после окончания двухлетнего периода, за который это право предоставлялось. Основанием для отказа в выплате за истекший период будет являться эта дата подачи заявления по сравнению с датой окончания расчетного периода, утвержденного в организации.

Работодатель обязан информировать работников об их правах, в том числе о порядке и сроках использования гарантий, предусмотренных статьей 325 ТК РФ. Если работник пропустил срок по вине работодателя (например, его не уведомили), это может стать основанием для восстановления права через суд. В стандартной ситуации бремя своевременного обращения лежит на работнике.

Шаг 3. Откажите в выплате за истекший период и разъясните право на новый

На основании части 6 статьи 325 ТК РФ, которая прямо устанавливает, что выплаты являются целевыми и не суммируются в случае несвоевременного использования права, работодатель вправе отказать в оплате проезда за прошедший двухлетний период. Работнику следует разъяснить, что он может получить компенсацию за текущий период, который начался после окончания предыдущего.

Образец письменного ответа (уведомления) работодателя работнику

Сторожу Иванову Ивану Ивановичу
от ООО "Компания" (г. Норильск)

УВЕДОМЛЕНИЕ

В ответ на Ваше заявление от 20.02.2025 о выплате компенсации расходов на проезд к месту использования отпуска сообщаем следующее.
Согласно части 6 статьи 325 Трудового кодекса РФ, выплаты на оплату проезда являются целевыми и не суммируются в случае, когда работник своевременно не воспользовался этим правом.
Ваше право на оплату проезда за двухлетний период с 01.01.2023 по 31.12.2024 (в соответствии с коллективным договором) действовало до 31.12.2024.
Поскольку обращение последовало 20.02.2025, выплата компенсации за период 2023-2024 гг. не производится.
Одновременно информируем, что Вы имеете право на получение компенсации за следующий двухлетний период (2025-2026 гг.) при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска в 2025 или 2026 году.

25 февраля 2025 г.
Начальник отдела кадров ___________ /Сидорова С.С./

Отказ должен быть мотивированным и ссылаться на норму закона. Целесообразно одновременно проинформировать работника о начале нового периода и порядке обращения за компенсацией в будущем, чтобы избежать повторения ситуации.

Шаг 4. Оформите выплату за новый двухлетний период (если работник берет отпуск)

Если работник планирует использовать отпуск в новом двухлетнем периоде, он вправе получить компенсацию проезда за этот период. Выплата производится на основании его заявления, приказа о предоставлении отпуска и представленных проездных документов (билетов).

Образец заявления работника на компенсацию проезда в новом периоде

Генеральному директору ООО "Компания"
Петрову П.П.
от сторожа Иванова Ивана Ивановича

ЗАЯВЛЕНИЕ

В соответствии со статьей 325 Трудового кодекса РФ прошу компенсировать мне расходы на оплату проезда и провоз багажа к месту использования отпуска и обратно за двухлетний период 2025-2026 гг.
Отпуск планирую использовать с 01 июля 2025 года по 15 июля 2025 года. Место проведения отпуска: г. Краснодар.
К заявлению прилагаю:
1. Копии проездных документов (авиабилеты) по маршруту Норильск – Краснодар – Норильск.
2. Копии документов на провоз багажа.

15 июня 2025 г. ___________ /Иванов И.И./

Компенсация выплачивается фактически понесенных расходов в пределах территории Российской Федерации. Работодатель вправе установить локальным актом предельные суммы компенсации или класс обслуживания. Оплата производится либо до отъезда работника (авансом на приобретение билетов), либо после его возвращения из отпуска по предъявлении оригиналов документов.

Ответы на частые вопросы

Можно ли получить компенсацию «авансом» за новый период, если отпуск будет позже?

Да, это допускается на практике. Работник может обратиться за компенсацией в начале нового двухлетнего периода, даже если конкретные даты отпуска еще не определены. Выплата будет произведена на приобретение билетов. Однако если в этом периоде отпуск в итоге не будет использован, работодатель вправе удержать выплаченные суммы как неосновательное обогащение.

Распространяется ли право на компенсацию на членов семьи работника?

Да, согласно части 4 статьи 325 ТК РФ, право на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно имеют не только работники, но и члены их семей (супруг(а), несовершеннолетние дети). Оплачивается проезд к месту отпуска и обратно не чаще одного раза в два года.

Что значит «не суммируются» в части 6 статьи 325 ТК РФ?

Это означает, что если работник не использовал право на оплату проезда в одном двухлетнем периоде, он не может потребовать оплаты двух проездов в следующем периоде или получить денежную компенсацию за «пропущенный» проезд. Право за каждый период является самостоятельным и реализуется только в течение этого периода.

Можно ли выбрать в качестве места отпуска любую точку России?

Да, законодательство не ограничивает выбор места использования отпуска в пределах территории Российской Федерации. Это может быть как место постоянного проживания работника (где он прописан), так и любой другой населенный пункт.

Что делать, если работник использовал часть отпуска «на месте», а часть уехал в отпуск?

Компенсация выплачивается в любом случае, если работник реализует свое право на оплату проезда в соответствующий двухлетний период. Даже если он уезжал в отпуск на 7 дней из 28, право на компенсацию проезда считается использованным за этот период.

Как быть, если двухлетний период истек во время нахождения работника в отпуске?

Критерием является дата начала отпуска. Если отпуск начался в пределах двухлетнего периода (например, 30 декабря 2024 года), то право на компенсацию за этот период считается реализованным, даже если обратный путь пришелся на январь 2025 года (начало нового периода). Компенсация выплачивается за весь проезд (туда и обратно).

Облагается ли НДФЛ и страховыми взносами компенсация проезда?

Нет, при условии, что выплата производится в размерах, предусмотренных законодательством (ст. 325 ТК РФ) и в порядке, установленном Правительством РФ. Такая компенсация не включается в базу для начисления НДФЛ (п. 9 ст. 217 НК РФ) и страховых взносов (подп. 7 п. 1 ст. 422 НК РФ).