Принимаем на работу дистанционного работника

С 2013 года, когда в Трудовой кодекс Российской Федерации была введена глава 49.1, регулирующая дистанционный труд, этот формат работы прочно вошел в российскую практику. К 2025 году дистанционная работа перестала быть экзотикой и стала стандартным вариантом построения трудовых отношений для миллионов россиян. Развитие технологий, опыт пандемийных лет и изменение рыночных условий сделали дистант не просто удобной опцией, а стратегической необходимостью для многих компаний.

На дистанционных работников, с которыми заключен трудовой договор, в полной мере распространяются все гарантии Трудового кодекса Российской Федерации. Главное отличие — не в объеме прав, а в способах их реализации и документального оформления.

Кто такой дистанционный работник и чем он отличается от надомника?

Определение: Согласно статье 312.1 Трудового кодекса Российской Федерации, дистанционной работой считается выполнение трудовой функции по трудовому договору за пределами стационарного рабочего места работодателя (офиса, цеха, магазина), при котором для взаимодействия сторон используются информационно-телекоммуникационные сети, в том числе сеть Интернет.

Ключевое отличие от надомника: Надомники, труд которых регулируется главой 49 Трудового кодекса Российской Федерации, обычно используют сырье и материалы работодателя для производства конкретной продукции (товаров народных промыслов, сборки изделий). Дистанционные работники оказывают услуги или выполняют работу с использованием информационных технологий. Это могут быть юристы, бухгалтеры, программисты, дизайнеры, менеджеры, журналисты, консультанты — представители самых разных профессий, результат труда которых не привязан к физическому местонахождению.

Преимущества дистанционного формата

• Для работодателя:
  • Сокращение расходов на аренду и содержание офисных помещений.
  • Доступ к более широкому пулу талантов без географических ограничений.
  • Повышение гибкости бизнес-процессов.
• Для работника:
  • Свобода в выборе места проживания.
  • Гибкий график работы, позволяющий лучше сочетать профессиональные и личные обязанности.
  • Экономия времени и денег на транспорте.

Оформление трудовых отношений: пошаговая инструкция

1. Заключение трудового договора

Трудовой договор о дистанционной работе может быть заключен как в бумажной форме, так и в электронном виде с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Это главная новация, позволяющая сторонам избежать необходимости личной встречи.

Обязательные условия в договоре (с учетом специфики дистанционной работы):

• Место заключения договора (место нахождения работодателя).
• Порядок и сроки взаимодействия сторон (способы связи, сроки ответа на запросы).
• Условия об использовании определенного оборудования, программного обеспечения и средств защиты информации.
• Порядок, сроки и размер компенсации за использование работником личного имущества в рабочих целях.
• Основания и порядок расторжения трудового договора.

Каких условий может не быть:

• Конкретное место работы (указывается, что работа выполняется дистанционно).
• Режим рабочего времени и времени отдыха, если работник устанавливает его по своему усмотрению (статья 312.4 Трудового кодекса Российской Федерации).

2. Представление документов

Работник может направить работодателю скан-копии всех необходимых документов (паспорт, СНИЛС, документы об образовании). Работодатель вправе запросить нотариально заверенные копии, направленные по почте.

3. Ознакомление с локальными нормативными актами

До подписания договора работодатель обязан ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и другими локальными актами. Это делается путем обмена электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

Образец дополнительного соглашения к трудовому договору о переходе на дистанционную работу

[Наименование организации]

Дополнительное соглашение № [номер]
к трудовому договору от [дата] № [номер]

г. [город] «[дата]»

[Полное наименование организации], в лице [должность, Фамилия И.О.], действующ[ий/ая] на основании [Устава, Положения, Доверенности], именуем[ый/ая] в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны, и гражданин(ка) [Фамилия Имя Отчество работника полностью], именуем[ый/ая] в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем:

1. Внести в трудовой договор от [дата] № [номер] следующие изменения:
   1.1. Изложить пункт [номер пункта] «Место работы» в следующей редакции:
   «Работник выполняет трудовую функцию в режиме дистанционной работы. Взаимодействие между Работником и Работодателем осуществляется с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети Интернет, посредством электронной почты, мессенджеров и иных средств связи».
   1.2. Дополнить договор пунктом [номер пункта] следующего содержания:
   «Работник обязуется использовать для выполнения трудовой функции следующее оборудование и программное обеспечение: [перечень].
   Работодатель обязуется ежемесячно компенсировать Работнику расходы, связанные с использованием личного оборудования и средств связи, в размере [сумма] рублей. Компенсация выплачивается одновременно с заработной платой».
   1.3. Изложить раздел «Режим рабочего времени и времени отдыха» в следующей редакции:
   «Работник устанавливает режим своего рабочего времени и времени отдыха самостоятельно, исходя из объема трудовых задач, и обязан соблюдать установленные сроки их выполнения».
2. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от [дата] № [номер] и вступает в силу с [дата].
3. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

Работодатель: Работник:
[Должность] _________________ / [Фамилия И.О.]/ _________________ / [Фамилия И.О.]/
М.П.

Особенности регулирования труда дистанционных работников

1. Рабочее время и время отдыха

Дистанционный работник вправе самостоятельно определять свой рабочий график, если иное не установлено трудовым договором (статья 312.4 Трудового кодекса Российской Федерации). Однако это не отменяет обязанности работодателя вести учет рабочего времени.

 Для учета времени многие компании внедряют системы тайм-трекинга, корпоративные мессенджеры с фиксацией активности или используют метод учета по результатам выполнения задач. В табеле учета рабочего времени рабочие дни часто отмечаются как явка (код «Я» или «01»), если работник выполнял задачи, а дни отсутствия — как отпуск, больничный или выходные.

2. Охрана труда

Зона ответственности работодателя в сфере охраны труда для дистанционных работников ограничена (статья 312.3 Трудового кодекса Российской Федерации). Работодатель обязан:

• Расследовать несчастные случаи, произошедшие при выполнении трудовых обязанностей.
• Обеспечивать обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев.
• Ознакомить работника с требованиями охраны труда при использовании оборудования, рекомендованного работодателем.

При этом работодатель не отвечает за условия труда на домашнем рабочем месте сотрудника (освещенность, мебель, микроклимат), если иное не предусмотрено договором.

3. Трудовая книжка и документооборот

• Трудовая книжка: По желанию работника сведения о дистанционной работе могут не вноситься в бумажную трудовую книжку. В этом случае основным документом, подтверждающим стаж, является трудовой договор. С 2025 года все актуальнее становится электронная трудовая книжка, сведения в которую передаются работодателем в Пенсионный фонд Российской Федерации в обязательном порядке.
• Электронный документооборот: Все кадровые документы (приказы, уведомления, требования) могут направляться работнику в электронной форме, подписанной усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, и наоборот.

4. Выплата пособий и компенсаций

Дистанционные работники имеют право на все пособия по обязательному социальному страхованию (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и т.д.). Для их получения оригиналы документов (например, листков нетрудоспособности) работник направляет работодателю заказным письмом с уведомлением.

Компенсации за использование личного оборудования и средств связи, четко прописанные в трудовом договоре, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Образец заявления дистанционного работника о непредоставлении сведений в трудовую книжку

[Шапка: Должность, ФИО руководителя, наименование организации]
[От: ФИО работника, должность]

Заявление

Я, [Фамилия Имя Отчество полностью], прошу не вносить сведения о моей дистанционной работе в [наименование организации] на должность [название должности] в мою бумажную трудовую книжку.

В соответствии с частью 6 статьи 312.2 Трудового кодекса Российской Федерации прошу считать трудовой договор от [дата] № [номер] основным документом о моей трудовой деятельности и стаже.

[Дата] [Личная подпись]

Прекращение трудового договора

Трудовой договор с дистанционным работником расторгается по общим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации. Особенность заключается в процедуре уведомления:

• Приказ об увольнении направляется работнику в электронной форме.
• Его бумажная копия высылается в день увольнения заказным письмом с уведомлением.

Налогообложение и страховые взносы

Выплаты дистанционным работникам облагаются НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях. Компенсационные выплаты за использование личного имущества, предусмотренные трудовым договором, освобождаются от обложения НДФЛ (при условии их экономической обоснованности) и страховыми взносами.