Кадровое делопроизводство - журналы учета

Правильное ведение кадрового делопроизводства — основа эффективного управления персоналом и соблюдения трудового законодательства.

Основные принципы кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство включает в себя комплекс документов, регулирующих трудовые отношения между работодателем и сотрудниками. Основные принципы:

• Соблюдение требований трудового законодательства
• Систематичность и полнота учета
• Достоверность и актуальность информации
• Защита персональных данных сотрудников
• Соблюдение сроков хранения документов

Журнал учета приказов по личному составу

Журнал учета приказов по личному составу является основным регистрационным документом в кадровой службе.

Примечание: С 2023 года унифицированные формы первичных документов не являются обязательными, но должны содержать все необходимые реквизиты согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Образец журнала учета приказов по личному составу

ООО "Производственные технологии"
Журнал учета приказов по личному составу
Начат: 10 января 2025 года
Окончен: 31 декабря 2025 года
 

№ п/п	Номер приказа	Дата приказа	Ф.И.О. сотрудника	Вид приказа	Краткое содержание	Основание	Подпись об ознакомлении
1	15-к	15.01.2025	Иванова Мария Сергеевна	Прием на работу	Принять на должность менеджера по продажам	Трудовой договор от 15.01.2025 № 45-ТД	Иванова М.С.
2	16-к	20.01.2025	Петров Алексей Владимирович	Отпуск	Предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней	График отпусков, заявление от 10.01.2025	Петров А.В.
3	17-к	25.01.2025	Сидорова Анна Михайловна	Увольнение	Уволить по собственному желанию (ст. 77 ТК РФ)	Заявление от 20.01.2025	Сидорова А.М.

Ответственный за ведение журнала:
Начальник отдела кадров ____________ /Иванова Т.П./

Журнал пронумерован, прошнурован и скреплен печатью.
В журнале пронумеровано 50 листов.

Типы приказов по личному составу

Основные категории приказов

Образцы прочих документов

Учет приказов об отпусках ведется отдельно в связи с меньшим сроком хранения таких документов.

Образец журнала учета приказов об отпусках

ООО "Производственные технологии"
Журнал учета приказов о предоставлении отпусков
2025 год

 

№ п/п	Номер и дата приказа	Ф.И.О. работника	Должность	Вид отпуска	Период работы	Дата начала отпуска	Дата окончания отпуска	Количество дней
1	16-к от 20.01.2025	Петров Алексей Владимирович	Менеджер по продажам	Ежегодный основной	01.01.2024-31.12.2024	01.02.2025	28.02.2025	28
2	25-к от 15.02.2025	Иванова Мария Сергеевна	Бухгалтер	Ежегодный основной	01.01.2024-31.12.2024	15.03.2025	11.04.2025	28
3	42-к от 10.03.2025	Семенов Дмитрий Петрович	Инженер	Без сохранения заработной платы	-	20.03.2025	24.03.2025	5

Образец журнала учета командировок

ООО "Производственные технологии"
Журнал учета приказов о командировании работников
2025 год
 

№ п/п	Номер приказа	Дата приказа	Ф.И.О. работника	Должность	Место командировки	Цель командировки	Срок командировки	Основание
1	18-к	22.01.2025	Козлов Сергей Иванович	Менеджер по продажам	г. Санкт-Петербург	Участие в выставке "Технологии-2025"	25.01.2025-29.01.2025	Служебное задание № 15 от 20.01.2025
2	35-к	14.02.2025	Николаева Ольга Викторовна	Специалист по закупкам	г. Екатеринбург	Переговоры с поставщиками	18.02.2025-21.02.2025	Служебное задание № 22 от 12.02.2025

Журнал учета приема работников

Журнал учета приема работников
ООО "Производственные технологии"
2025 год
 

№ п/п	Ф.И.О.	Табельный номер	Дата приема	Структурное подразделение	Должность	Трудовой договор	Приказ о приеме
1	Иванова Мария Сергеевна	125	15.01.2025	Отдел продаж	Менеджер по продажам	от 15.01.2025 № 45-ТД	от 15.01.2025 № 15-к
2	Петров Алексей Владимирович	126	20.01.2025	Производственный отдел	Инженер-технолог	от 20.01.2025 № 46-ТД	от 20.01.2025 № 18-к

Журнал учета переводов работников

Журнал учета переводов работников
ООО "Производственные технологии"
2025 год
 

№ п/п	Ф.И.О.	До перевода	Дата перевода	После перевода	Основание перевода
		Должность	Подразделение	Должность	Подразделение
1	Семенов Дмитрий Петрович	Старший инженер	Проектный отдел	25.03.2025	Ведущий инженер	Отдел разработок	Заявление, приказ № 44-к
2	Ковалева Анна Сергеевна	Специалист	Отдел кадров	10.04.2025	Начальник отдела	Отдел кадров	Приказ № 52-к

Журнал учета увольнения работников

Журнал учета увольнения работников
ООО "Производственные технологии"
2025 год
 

№ п/п	Ф.И.О.	Табельный номер	Дата увольнения	Структурное подразделение	Должность	Основание увольнения	Приказ об увольнении
1	Сидорова Анна Михайловна	89	25.01.2025	Бухгалтерия	Главный бухгалтер	Собственное желание (ст. 77 ТК РФ)	от 25.01.2025 № 17-к
2	Васильев Игорь Николаевич	104	15.03.2025	IT-отдел	Программист	Соглашение сторон (ст. 78 ТК РФ)	от 15.03.2025 № 41-к

Требования к оформлению журналов

1. Оформление обложки

• Наименование организации
• Название журнала
• Даты начала и окончания ведения
• ФИО ответственного лица

2. Техническое оформление

• Нумерация всех страниц
• Прошнуровка и скрепление печатью
• Заверительная надпись на последней странице

3. Ведение записей

• Заполнение чернилами синего, фиолетового или черного цвета
• Запрет на подчистки и использование корректирующих средств
• Правильное исправление ошибок (зачеркивание с оставлением читаемого текста)

4. Хранение

• Журналы хранятся у ответственного лица
• Ограниченный доступ для посторонних лиц
• Соблюдение сроков хранения (5 или 75 лет)

Сроки хранения кадровых документов

Рекомендации по организации кадрового делопроизводства

Эффективные практики:

• Разработайте и утвердите положение о кадровом делопроизводстве
• Используйте отдельную нумерацию для разных видов приказов
• Обеспечьте регулярную проверку правильности ведения журналов
• Организуйте электронный учет параллельно с бумажным
• Проводите регулярное обучение сотрудников кадровой службы
• Создайте систему контроля сроков хранения документов

Нарушение правил ведения кадрового делопроизводства может привести к административной ответственности и штрафам по статье 5.27 КоАП РФ.