Должностная инструкция секретаря

I. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права, ответственность и условия работы секретаря (далее – Работник).

1.2. Секретарь относится к категории специалистов.

1.3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом руководителя организации по представлению непосредственного руководителя (руководителя структурного подразделения, которому обеспечивается секретарское обслуживание).

1.4. Требования к квалификации:

Образование: среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена без предъявления требований к стажу работы либо начальное профессиональное образование, дополнительная профессиональная подготовка по установленной программе и стаж работы по специальности не менее 1 года.

Опыт работы: для секретаря-референта, старшего секретаря требования к стажу работы могут устанавливаться локальными нормативными актами организации (как правило, не менее 2-3 лет по специальности).

1.5. Работник в своей деятельности подчиняется непосредственно руководителю, которого он обеспечивает (директору, начальнику отдела, управляющему), либо руководителю административно-хозяйственного подразделения (начальнику канцелярии, управляющему делами, руководителю секретариата).

Работник должен руководствоваться в своей деятельности:

• действующим законодательством Российской Федерации, регулирующим делопроизводство, архивное дело, обработку персональных данных;
• нормативно-методическими документами в области документационного обеспечения управления (ГОСТы, инструкции по делопроизводству);
• Уставом организации;
• приказами, распоряжениями и указаниями руководителя организации и непосредственного руководителя;
• внутренними регламентами и стандартами организации (Инструкцией по делопроизводству, Положением о защите персональных данных, Правилами внутреннего трудового распорядка);
• настоящей должностной инструкцией;
• трудовым договором;
• корпоративными стандартами и этическим кодексом (при наличии);

Работник должен знать:

1. Законодательные и нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, регламентирующие организацию делопроизводства и архивного дела.
2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
3. Структуру организации, руководящий состав, распределение обязанностей между руководителями, функции структурных подразделений.
4. Правила эксплуатации оргтехники (персональных компьютеров, копировально-множительных аппаратов, факсимильных аппаратов, телефонных станций, сканеров, принтеров).
5. Стандарты деловой переписки, правила составления и оформления организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, писем, протоколов, справок, докладных записок).
6. Порядок регистрации, учета, контроля исполнения и текущего хранения документов, формирования дел и подготовки их к передаче в архив.
7. Основы архивного дела, номенклатуру дел организации, сроки хранения документов.
8. Основы трудового законодательства в части, касающейся ведения кадровой документации (при совмещении функций).
9. Правила организации работы руководителя, планирования его рабочего времени и совещаний.
10. Основы этики и психологии делового общения, правила ведения телефонных переговоров и приема посетителей.
11. Порядок приобретения канцелярских товаров, хозяйственных материалов, организации их учета и расходования.
12. Правила составления графика работы руководителя, планирования командировок и служебных поездок.
13. Основы работы с персональными данными, требования Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных».
14. Правила эксплуатации и обслуживания систем бронирования авиа- и ж/д билетов, гостиниц (при наличии таких обязанностей).
15. Требования к организации рабочего места, обеспечению информационной безопасности и конфиденциальности работы с документами.
16. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты в условиях офиса.
17. Современные средства коммуникации и программное обеспечение, необходимое для выполнения должностных обязанностей (офисные пакеты MS Office или аналоги, системы электронного документооборота, CRM, почтовые клиенты).

Работник должен уметь:

1. Организовывать и обеспечивать эффективную работу руководителя: планировать встречи, совещания, поездки, напоминать о важных событиях и сроках.
2. Вести делопроизводство в полном объеме: регистрировать входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию, формировать дела, обеспечивать их сохранность.
3. Печатать на компьютере документы с высокой скоростью и без ошибок, оформлять их в соответствии с установленными требованиями и стандартами.
4. Составлять проекты различных видов документов (приказов, писем, протоколов, справок) на основе указаний руководителя или по стандартным шаблонам.
5. Организовывать и технически обеспечивать проведение совещаний, заседаний, переговоров (подготовка помещения, оборудования, раздаточных материалов, ведение протокола).
6. Вести телефонные переговоры: грамотно и вежливо отвечать на входящие звонки, соединять с абонентом, фиксировать сообщения, передавать информацию.
7. Принимать и направлять факсимильные сообщения, работать с электронной почтой, системой электронного документооборота.
8. Эффективно работать с оргтехникой: копировать, сканировать, ламинировать документы, устранять мелкие неисправности, вызывать специалистов по ремонту.
9. Осуществлять предварительный отбор и организацию приема посетителей, вежливо и тактично общаться с клиентами и партнерами организации.
10. Организовывать рабочее место руководителя и свое собственное, поддерживать порядок и эстетичный вид в приемной и рабочих кабинетах.
11. Осуществлять заказ канцелярских принадлежностей, хозяйственных материалов, контролировать их наличие и расход.
12. Бронировать билеты, гостиницы, организовывать трансфер для командировок руководителя и сотрудников (при наличии таких обязанностей).
13. Систематизировать информацию, оперативно находить необходимые документы и данные по запросу руководителя.
14. Обеспечивать конфиденциальность информации, с которой работает, соблюдать режим коммерческой тайны.
15. Оказывать административно-хозяйственную поддержку работе офиса в рамках своей компетенции.

II. Функции

На Работника возлагаются следующие основные функции:

1. Организационно-техническое обеспечение деятельности руководителя (руководства) организации или структурного подразделения.
2. Ведение документационного обеспечения управления (делопроизводства) на вверенном участке работы: прием, обработка, регистрация, контроль исполнения, хранение документов.
3. Информационно-справочное обслуживание руководителя и сотрудников организации.
4. Организация приема посетителей, проведение телефонных переговоров, обеспечение коммуникационной связи руководителя с внешними и внутренними контрагентами.
5. Подготовка и организация проведения совещаний, заседаний, переговоров, включая техническое обеспечение и документирование.
6. Обеспечение административно-хозяйственных потребностей руководителя и офиса (заказ канцелярии, организация обслуживания оргтехники, поддержание порядка).
7. Организация рабочего графика руководителя: планирование встреч, совещаний, командировок, напоминание о важных событиях.
8. Выполнение работ по подготовке и оформлению организационно-распорядительной, информационно-справочной и иной документации.
9. Обеспечение соблюдения правил внутреннего трудового распорядка в части, касающейся организации работы приемной и взаимодействия с посетителями.
10. Взаимодействие с другими структурными подразделениями организации для решения оперативных вопросов, связанных с деятельностью руководителя.
11. Содействие в организации корпоративных мероприятий, презентаций, приемов делегаций (при наличии соответствующих поручений).
12. Контроль за состоянием оргтехники, мебели, оборудования в помещениях, закрепленных за руководителем, инициирование мероприятий по их ремонту и обслуживанию.

III. Должностные обязанности

Работник обязан:

1. Организовывать рабочий день руководителя: составлять и корректировать график встреч и совещаний, своевременно напоминать о намеченных мероприятиях.
2. Осуществлять прием входящей корреспонденции, предназначенной для руководителя и подразделения, регистрировать ее в журналах или электронных системах учета, организовывать своевременную доставку адресатам.
3. Передавать и принимать документы по системе электронного документооборота, вести электронный архив документов в соответствии с установленным порядком.
4. Выполнять работы по подготовке проектов приказов, распоряжений, писем, справок, протоколов и других документов по указанию руководителя, а также их печать и размножение.
5. Вести протоколы совещаний, заседаний, оформлять их и доводить до сведения участников и заинтересованных лиц, контролировать выполнение решений, зафиксированных в протоколах.
6. Осуществлять регистрацию исходящей корреспонденции, обеспечивать ее отправку почтовой связью, курьерской службой или электронными средствами связи.
7. Организовывать телефонное обслуживание руководителя: принимать звонки, фиксировать сообщения, передавать информацию, соединять с необходимыми абонентами внутри и вне организации.
8. Принимать посетителей, выяснять цель визита, организовывать их встречу с руководителем или соответствующими специалистами, вести журнал регистрации посетителей.
9. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивать их сохранность, своевременную сдачу в архив и уничтожение в установленном порядке.
10. Осуществлять контроль за исполнением документов и поручений руководителя, напоминать ответственным исполнителям о сроках, информировать руководителя о состоянии исполнения.
11. Организовывать подготовку помещений к проведению совещаний и переговоров: проверять готовность оборудования (проектор, экран, флипчарт), обеспечивать участников необходимыми материалами, организовывать кофе-брейк.
12. Обеспечивать руководителя канцелярскими принадлежностями, хозяйственными материалами, организовывать их закупку и учет.
13. Осуществлять бронирование авиа- и железнодорожных билетов, гостиниц, оформление командировочных документов для руководителя и сотрудников по его поручению.
14. Организовывать копировально-множительные работы, сканирование, ламинирование документов, выполнять другие технические операции с документами.
15. Поддерживать в порядке рабочее место руководителя и собственную рабочую зону (приемную), следить за чистотой и эстетическим видом помещений.
16. Следить за исправностью оргтехники, своевременно сообщать о необходимости ее ремонта или обслуживания уполномоченным сотрудникам или сторонним организациям.
17. Обеспечивать конфиденциальность информации, не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, служебную и иную конфиденциальную информацию.
18. Вести учет рабочего времени руководителя и (в некоторых случаях) сотрудников подразделения, оформлять графики отпусков, больничные листы для передачи в отдел кадров.
19. Выполнять отдельные поручения руководителя по сбору информации, подготовке аналитических справок, подбору материалов для выступлений и презентаций.
20. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, трудовую дисциплину, требования по охране труда и пожарной безопасности.
21. Систематически повышать свою профессиональную квалификацию, изучать новое программное обеспечение, изменения в законодательстве о делопроизводстве.
22. Взаимодействовать с другими подразделениями организации (отделом кадров, бухгалтерией, юридической службой, IT-отделом) для решения текущих вопросов.
23. Выполнять разовые поручения непосредственного руководителя, связанные с производственной необходимостью.

IV. Права

Работник имеет право:

1. Запрашивать и получать от структурных подразделений организации и сотрудников информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
2. Вносить на рассмотрение руководителя предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением своих обязанностей, в том числе по улучшению организации делопроизводства, документооборота, рабочего процесса руководителя.
3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции, связанные с организацией делопроизводства и обеспечением деятельности руководителя.
4. Требовать от руководителей подразделений и сотрудников предоставления документов и сведений в соответствии с установленными регламентами и сроками.
5. Не выполнять поручения, не входящие в круг его должностных обязанностей, без соответствующего распоряжения непосредственного руководителя.
6. Принимать решения в пределах своей компетенции по вопросам организации приема посетителей, планирования рабочего дня руководителя (в рамках установленных правил).
7. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав, в том числе обеспечения необходимыми техническими средствами, оргтехникой, создании надлежащих условий труда.
8. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
9. Участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, связанные с его работой.
10. Повышать свою профессиональную квалификацию в установленном порядке.
11. На обеспечение рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором.
12. На все гарантии, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.
13. На защиту своей профессиональной чести и достоинства.

V. Ответственность

Работник несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За несоблюдение правил ведения делопроизводства, искажение учетных данных, нарушение сроков регистрации и контроля исполнения документов.
3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4. За причинение материального ущерба работодателю в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
5. За разглашение коммерческой тайны, служебной и конфиденциальной информации организации, ставшей известной в связи с исполнением должностных обязанностей, включая персональные данные сотрудников и контрагентов.
6. За некорректное общение с посетителями, клиентами, партнерами организации, нанесшее ущерб деловой репутации компании.
7. За несоблюдение трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.
8. За нарушение требований по охране труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
9. За потерю, порчу или несанкционированное уничтожение документов, находящихся в его ведении.
10. За несвоевременное или некачественное выполнение поручений и распоряжений непосредственного руководителя.

С настоящей должностной инструкцией ознакомлен:

_________________________________________________

(Фамилия, Имя, Отчество, подпись)

«____» _________________ 20___ г.