I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе профессионального стандарта «Специалист по архивному делу» и определяет должностные обязанности, права и ответственность архивариуса.
1.2. Архивариус относится к категории специалистов.
1.3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом руководителя организации по представлению начальника соответствующего структурного подразделения.
1.4. Требования к квалификации:
Образование: среднее профессиональное образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» или высшее образование.
Стаж: требования к опыту практической работы не предъявляются.
Особые условия допуска к работе: для работы с документами, составляющими государственную тайну, требуется соответствующий допуск.
1.5. Архивариус подчиняется непосредственно начальнику структурного подразделения (архива, канцелярии, отдела документационного обеспечения).
1.6. В своей деятельности архивариус руководствуется:
• законодательством Российской Федерации в области архивного дела, информации и документации;
• уставом и локальными нормативными актами организации;
• приказами и распоряжениями руководства;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• инструкцией по охране труда для архивариуса;
• настоящей должностной инструкцией.
1.7. Архивариус должен знать:
1. Нормативные правовые акты, методические документы по архивному делу в Российской Федерации.
2. Основы архивного законодательства.
3. Единую государственную систему делопроизводства (ЕГСД).
4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
5. Стандарты и инструкции по организации документационного обеспечения управления.
6. Порядок составления номенклатуры дел, описей, актов.
7. Сроки хранения документов.
8. Порядок приема-передачи документов в архив и на государственное хранение.
9. Методику проведения экспертизы ценности документов.
10. Правила эксплуатации технических средств хранения и обработки документов (стеллажи, системы контроля климата, сканеры).
11. Основы консервации и реставрации документов.
12. Правила работы с электронными документами и архивами.
13. Основы информационной безопасности и защиты персональных данных.
14. Порядок организации доступа пользователей к архивным документам.
15. Основы гражданского и трудового законодательства в части, касающейся работы с документами.
16. Правила пожарной безопасности и охраны труда в архиве.
1.8. Архивариус должен уметь:
1. Организовывать хранение документов архивного фонда.
2. Проводить экспертизу ценности документов.
3. Составлять номенклатуру дел, описи, акты.
4. Осуществлять учет архивных документов.
5. Обеспечивать сохранность документов, соблюдать режим хранения.
6. Подготавливать и передавать документы на государственное хранение.
7. Использовать специализированное программное обеспечение для учета архивных документов.
8. Организовывать работу читального зала, выдавать дела во временное пользование.
9. Консультировать сотрудников организации по вопросам архивного делопроизводства.
10. Проводить отбор документов к уничтожению.
11. Выполнять копирование и оцифровку документов.
12. Соблюдать требования по защите конфиденциальной информации.
II. ФУНКЦИИ
2.1. Организация хранения документов архивного фонда организации.
2.2. Комплектование архива документами структурных подразделений.
2.3. Учет архивных документов.
2.4. Обеспечение сохранности архивных документов.
2.5. Создание научно-справочного аппарата к архивным документам.
2.6. Организация использования архивных документов.
2.7. Подготовка документов к передаче на государственное хранение.
2.8. Проведение экспертизы ценности документов.
2.9. Контроль за соблюдением правил делопроизводства в части формирования и передачи дел в архив.
2.10. Внедрение современных информационных технологий в архивную деятельность.
2.11. Выполнение иных функций в соответствии с целями и задачами архива.
2.12. Руководство организации оставляет за собой право вносить изменения и дополнения в перечень функций архивариуса в соответствии с потребностями организации.
III. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
3.1. Принимать и регистрировать дела, поступившие в архив от структурных подразделений организации.
3.2. Систематизировать и размещать принятые дела на стеллажах, обеспечивая оптимальные условия для их сохранности.
3.3. Вести учетные документы архива: книги учета поступления и выбытия документов, топографические указатели, листы фондов.
3.4. Проводить ежегодные проверки наличия и состояния дел, составлять соответствующие акты.
3.5. Осуществлять контроль за температурно-влажностным режимом, санитарным состоянием и противопожарной безопасностью в архивохранилищах.
3.6. Участвовать в работе экспертной комиссии организации по отбору документов на постоянное хранение и к уничтожению.
3.7. Составлять номенклатуру дел организации, согласовывать и утверждать ее в установленном порядке.
3.8. Формировать описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
3.9. Подготавливать акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
3.10. Организовывать работу читального зала, выдавать дела во временное пользование сотрудникам организации и сторонним исследователям по утвержденному регламенту.
3.11. Обеспечивать соблюдение правил работы исследователей с архивными документами.
3.12. Выполнять копирование (сканирование) архивных документов по утвержденным заявкам.
3.13. Консультировать сотрудников организации по вопросам подготовки и оформления дел для передачи в архив.
3.14. Участвовать в разработке и актуализации инструкции по делопроизводству и архивному делу в организации.
3.15. Подготавливать документы для передачи на государственное хранение в соответствии с планом.
3.16. Вести базу данных (электронный каталог) архивных документов, вносить в нее актуальные сведения.
3.17. Проводить оцифровку наиболее востребованных или ветхих документов в рамках утвержденных программ.
3.18. Осуществлять мероприятия по обеспечению физической сохранности документов (подшивка, переплет, обеспыливание).
3.19. Соблюдать конфиденциальность информации, содержащейся в архивных документах, и правила работы с персональными данными.
3.20. Своевременно проходить инструктажи по охране труда и пожарной безопасности.
3.21. Выполнять поручения непосредственного руководителя, связанные с профессиональной деятельностью.
IV. ПРАВА
4.1. Требовать от структурных подразделений своевременной и правильной передачи документов в архив в соответствии с установленными правилами.
4.2. Отказывать в приеме дел, оформленных с нарушением требований номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству.
4.3. Контролировать соблюдение сотрудниками организации правил работы с документами, подлежащими сдаче в архив.
4.4. Вносить предложения руководству по совершенствованию архивного дела, делопроизводства и условий хранения документов в организации.
4.5. Участвовать в совещаниях по вопросам, относящимся к его компетенции.
4.6. Получать от руководителей и специалистов структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.7. Требовать от руководства создания необходимых условий для обеспечения сохранности архивных документов и выполнения трудовых обязанностей.
4.8. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися деятельности архива.
4.9. Повышать свою профессиональную квалификацию в установленном порядке.
4.10. Проходить в установленном порядке аттестацию с правом получения соответствующего квалификационного разряда.
4.11. Обращаться к непосредственному руководителю по всем вопросам, связанным с организацией труда и своей деятельностью.
4.12. Сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе исполнения своих обязанностей недостатках и вносить предложения по их устранению.
4.13. Использовать средства механизации и автоматизации, предусмотренные для выполнения должностных обязанностей.
V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
5.2. За нарушение правил и инструкций по эксплуатации архивного оборудования, если это повлекло его порчу или выход из строя.
5.3. За разглашение конфиденциальной информации и персональных данных, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
5.4. За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
5.5. За утрату, порчу, несанкционированное уничтожение или незаконное распространение документов архивного фонда.
5.6. За недостоверность сведений, содержащихся в учетных документах архива и отчетности.
5.7. За нарушение сроков исполнения поручений и распоряжений непосредственного руководителя.
5.8. За совершение действий, наносящих материальный ущерб организации или ее деловой репутации.
5.9. За нарушение законодательства Российской Федерации, совершенное в процессе трудовой деятельности.
С инструкцией ознакомлен:
_________________________________ (__________________________)
(подпись) (Фамилия И.О.)
«____» ______________ 20___ г.