В статье рассмотрены риски, связанные с предложением работодателя оформить заявление о потере бумажной трудовой книжки и переходе на электронную форму, если в книжке отсутствуют записи о работе у предыдущих работодателей. Дается пошаговая инструкция по законному решению данной ситуации.
вверхВедение трудовых книжек для дистанционных работников
В соответствии с частью 6 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ, сведения о трудовой деятельности дистанционного (удаленного) работника вносятся в его трудовую книжку только по его желанию. Для этого работник представляет книжку работодателю, в том числе направляя ее по почте заказным письмом с уведомлением.
Отсутствие записей о дистанционной работе в бумажной трудовой книжке не является нарушением и не делает книжку недействительной. Это прямое следствие диспозитивной нормы закона, дающей право выбора работнику.
Таким образом, если работник не изъявил желания и не направил трудовую книжку предыдущему работодателю, законность книжки не ставится под сомнение.
вверхПошаговое руководство при предложении работодателя оформить "потерю" книжки
Шаг 1: Анализ предложения и выявление рисков
Предложение нового работодателя одновременно написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) и заявление о потере бумажной — это попытка упростить процедуру трудоустройства, обходя законный порядок. Основной риск для работника — утрата документального подтверждения всего трудового стажа, внесенного в бумажную книжку до дистанционной работы.
Заявление о «потере» при фактическом наличии книжки на руках является предоставлением работодателю заведомо ложных сведений, что может повлечь негативные последствия для работника в будущем, в том числе при возникновении споров.
Шаг 2: Отказ от оформления фиктивной "потери" трудовой книжки
Работнику следует вежливо, но твердо отказаться писать заявление о потере трудовой книжки, поскольку она не утрачена, а находится у него на руках. Следует разграничить два юридических действия: переход на ЭТК и утрата бумажного носителя.
Шаг 3: Предоставление имеющейся бумажной трудовой книжки новому работодателю
При оформлении трудового договора работник представляет работодателю свою действительную бумажную трудовую книжку (статья 65 ТК РФ). В ней содержатся все предыдущие записи, за исключением периодов дистанционной работы, если работник не воспользовался своим правом на их внесение.
Образец листа-пояснения(прилагается к трудовой книжке)
К трудовой книжке серии ТК № 123456
владельца: Сергеева Мария ИвановнаПояснение
Настоящим поясняю, что в период с января 2023 г. по май 2024 г. и с июня 2024 г. по декабрь 2024 г. я работала в режиме дистанционной работы в организациях ООО «Вектор» и ООО «ТехноСтарт» соответственно.
В соответствии с частью 6 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ сведения о данной трудовой деятельности в мою трудовую книжку не вносились, так как я не направляла книжку указанным работодателям по почте. Данные периоды работы подтверждаются имеющимися у меня трудовыми договорами и справками о доходах.
Настоящая трудовая книжка является действующей и содержит все записи, внесенные в установленном порядке.
15 января 2025 г. _________________ М.И. Сергеева
Работодатель не вправе отказать в приеме на работу или потребовать «обновить» книжку из-за отсутствия в ней записей о дистанционной работе. Такие требования будут незаконными.
Шаг 4: Принятие решения о переходе на электронную трудовую книжку
Работник вправе самостоятельно принять решение о переходе на электронную форму учета. Для этого он подает новому работодателю отдельное заявление о переходе на ЭТК, не ссылаясь на потерю бумажной книжки. Бумажная книжка при этом будет закрыта и возвращена работнику.
Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку
Генеральному директору
ООО «Компания»
Петрову В.А.
от Сергеевой Марии ИвановныЗаявление
В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации прошу вести сведения о моей трудовой деятельности в форме электронного документа (электронной трудовой книжки).
Моя бумажная трудовая книжка (серия ТК № 123456) прилагается.
15 января 2025 г. _________________ М.И. Сергеева
Подача заявления о переходе на ЭТК автоматически означает, что все последующие записи будут вноситься только в электронном виде. Все ранее внесенные в бумажную книжку записи сохраняют силу и будут учтены при формировании электронной.
вверхОтветы на частые вопросы
Если я напишу заявление о потере, потеряю ли я стаж из бумажной книжки?
Да, вы можете его потерять для официального подтверждения у нового работодателя. При оформлении дубликата книжки в связи с «потерей» в него будут внесены только те записи, которые подтверждены документами от предыдущих работодателей. Периоды дистанционной работы без записей подтвердить будет сложнее, что может привести к неучтенному стажу.
Может ли работодатель отказать мне в приеме на работу, если я не оформлю «потерю»?
Нет, такой отказ будет абсолютно незаконным. Отсутствие записей о дистанционной работе не является основанием для отказа в заключении трудового договора (статья 64 ТК РФ).
Как потом подтвердить стаж дистанционной работы, если записи нет ни в бумажной, ни в электронной книжке?
Такой стаж подтверждается иными документами: трудовым договором (обязательно в письменной форме в соответствии со статьей 312.1 ТК РФ), справками о доходах, копиями приказов о приеме/увольнении, выписками из лицевого счета в ПФР. Эти документы необходимо хранить.
Что будет, если работодатель самостоятельно оформит мне дубликат по заявлению о потере?
Это будет нарушением порядка, установленного Постановлением Правительства РФ № 225. Работодатель вправе оформить дубликат только при реальной утрате книжки по заявлению работника. Если книжка не утрачена, такие действия являются неправомерными, а выданный дубликат — недействительным.
Можно ли внести записи о дистанционной работе задним числом в бумажную книжку через нового работодателя?
Нет, новый работодатель не имеет права вносить записи о работе у другого работодателя, даже если это были дистанционные отношения. Внести такую запись мог только тот работодатель, у которого вы фактически работали, получив от вас книжку.
Если я все же перейду на ЭТК, куда денется моя бумажная книжка с пустыми строками?
После получения вашего заявления о переходе на ЭТК работодатель внесет в вашу бумажную книжку запись о ее закрытии (например, «Выдана электронная трудовая книжка, запись за номером таким-то»), после чего вернет ее вам на руки для хранения.
Какая ответственность может грозить работнику за ложное заявление о потере?
Прямой ответственности в ТК РФ нет, но предоставление заведомо ложных сведений может быть расценено как нарушение трудовой дисциплины. В случае будущих споров (например, о стаже) такая недобросовестность может быть использована против вас.
вверхПрактические советы для работника
1. Ни при каких обстоятельствах не подписывайте заявление о потере трудовой книжки, если она фактически не утрачена. Настаивайте на соблюдении законной процедуры предоставления имеющегося у вас документа.
2. Сохраняйте все документы, подтверждающие дистанционную работу: оригиналы трудовых договоров, дополнительные соглашения, приказы об увольнении, справки 2-НДФЛ или по форме, выдаваемой работодателем. Они являются основным доказательством стажа в отсутствие записей в трудовой книжке.
3. При устройстве на новую работу подготовьте краткое письменное пояснение об отсутствии записей за периоды дистанционной работы со ссылкой на часть 6 статьи 312.2 ТК РФ. Это покажет вашу правовую грамотность и предупредит ненужные вопросы.
4. Внимательно взвесьте все «за» и «против» перехода на электронную трудовую книжку. Помните, что после подачи соответствующего заявления вернуть бумажный формат учета будет невозможно.
вверх