Компании требуется ввести режим коммерческой тайны
Если ваше предприятие владеет каким-либо ноу-хау, необходимо принять организационные и технические меры для его защиты. А в некоторых случаях может потребоваться ввести правовой режим охраны — режим коммерческой тайны. О его особенностях читайте в статье.
Согласно части 4 статьи 57 ТК РФ одним из условий трудового договора может быть неразглашение работником государственной, служебной, коммерческой, налоговой или иной тайны. В этой статье мы рассмотрим особенности введения режима коммерческой тайны.
Режим коммерческой тайны
Установление данного режима регулирует Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее — Закон N 98-ФЗ).
Коммерческая тайна представляет собой режим конфиденциальности информации, который позволяет ее обладателю увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. Такое определение коммерческой тайны дано в пункте 1 статьи 3 Закона N 98-ФЗ.
Права и обязанности работника и работодателя в отношении информации, составляющей коммерческую тайну, установлены в статье 11 Закона N 98-ФЗ.
Какая информация относится к коммерческой тайне
Речь идет об информации, составляющей секрет производства (ноу-хау), к которой относятся: производственные, технические, экономические, организационные и другие сведения.
Чтобы стать объектом коммерческой тайны, ноу-хау должно отвечать следующим условиям, перечисленным в пункте 2 статьи 3 Закона N 98-ФЗ и статье 1465 ГК РФ, а именно:
— иметь действительную или потенциальную коммерческую ценность;
— быть неизвестным и недоступным для третьих лиц;
— в отношении ноу-хау правообладателем должен быть введен режим коммерческой тайны. В данном случае обладателями конфиденциальной информации являются работодатель и его контрагенты (п. 1 ч. 1 ст. 11 Закона N 98-ФЗ).
Примечание. Именно ноу-хау, как правило, определяет наиболее эффективный способ функционирования объекта техники.
Как видим, коммерческой тайной может быть только информация (идеи), а не материальные объекты. Поэтому коммерческую тайну составляет, например, не само эксклюзивное техническое устройство, а содержащиеся в нем сведения: принцип работы, пользовательский интерфейс и т. п. (то есть секреты его производства).
Примечание. Патентовать ноу-хау смысла не имеет, поскольку патент публикуется в открытых источниках.
На каждом предприятии перечень сведений, не подлежащих разглашению, свой. Их состав определяет руководитель исходя из специфики работы компании.
Чтобы не допустить разглашения секрета производства, компания может ввести режим коммерческой тайны.
Примечание. Какие сведения не могут относиться к коммерческой тайне
Режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении сведений, перечисленных в статье 5 Закона N 98-ФЗ, например:
— о численности, составе работников, системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, наличии свободных рабочих мест;
— задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам.
Кроме того, перечень сведений, не относящихся к коммерческой тайне, содержится в постановлении Правительства РСФСР от 05.12.91 N 35 (п. 10 постановления Пленума Верховного суда РФ от 13.12.2012 N 35).
Ответственность за несоблюдение режима
За нарушение работником режима коммерческой тайны предусмотрена ответственность (ст. 14 Закона N 98-ФЗ):
— дисциплинарная — замечание, выговор либо увольнение по основанию, предусмотренному подпунктом «в» пункта 6 части 1 статьи 81 ТК РФ (ст. 192 ТК РФ);
— гражданско-правовая — возмещение убытков, причиненных нарушением исключительного права на секрет производства (ст. 1472 ГК РФ);
— административная — штраф в размере от 500 до 1000 руб. (за исключением случаев, если разглашение такой информации влечет уголовную ответственность) (ст. 13.14 КоАП РФ);
— уголовная, если в действиях работника будут обнаружены признаки состава преступления, — штраф в размере до 120 000 руб. либо исправительные работы на срок до двух лет и т. п. (ч. 2-4 ст. 183 УК РФ).
Устанавливаем режим коммерческой тайны
Чтобы ввести в организации режим коммерческой тайны, необходимо разработать определенный пакет документов и провести ряд мероприятий, направленных на защиту конфиденциальной информации.
Документальное оформление
Положение о работе с секретными сведениями. Компания должна разработать локальный нормативный акт, устанавливающий данный режим. Им может быть, например, положение о работе со сведениями, составляющими коммерческую тайну.
В документе следует закрепить:
— перечень сведений, составляющих коммерческую тайну;
— меры по ее защите;
— список работников, имеющих допуск к таким сведениям;
— правила доступа к секретным сведениям и работы с ними;
— правила хранения сведений;
— ответственность за разглашение конфиденциальных сведений.
Примечание. Создать такой документ можно как в целом по организации, так и по отдельному подразделению.
Приказ руководителя. Вышеназванный локальный нормативный акт должен утвердить руководитель компании, издав соответствующий приказ или распоряжение.
После этого с положением нужно ознакомить под роспись всех сотрудников, чьи должности подразумевают работу со сведениями, составляющими коммерческую тайну.
Трудовой договор. Условие о неразглашении коммерческой тайны нужно, во-первых, включить в трудовой договор с работником (если сотрудник принят на работу до введения в компании соответствующего режима). Во-вторых, указать в дополнительном соглашении к трудовому договору о допуске сотрудника к секретным сведениям (для сотрудников, которые уже трудятся в компании). В нем (либо в положении об оплате труда) можно установить размер и порядок выплаты надбавки.
Должностные инструкции. И наконец, на основе разработанных документов внести изменения в должностные инструкции и другие документы (при необходимости).
Примечание. Все документы по установлению режима коммерческой тайны должны храниться в организации постоянно (ст. 62 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).
Защита информации
Разглашение конфиденциальной информации может нанести экономический и иной ущерб юридическому лицу или предпринимателю. Поэтому организационные и технические мероприятия направлены на комплексную защиту информации, составляющей коммерческую тайну (п. 1 ст. 10 и п. 1 ст. 11 Закона N 98-ФЗ). При этом средства и методы технической защиты должны быть разрешены для использования законодательством РФ.
Особенности выплаты надбавки за работу с конфиденциальной информацией
Некоторые фирмы устанавливают сотрудникам соответствующие надбавки за работу со сведениями, составляющими коммерческую тайну. По своей сути это стимулирующая надбавка, ведь допуск к таким сведениям налагает на работника ряд дополнительных обязательств и ограничений. Например, сотрудник не может в полной мере и на свое усмотрение использовать открытия и изобретения, являющиеся коммерческой тайной.
Примечание. В отличие от коммерческой тайны гостайна регулируется законодательством РФ о государственной тайне.
Порядок установления и выплаты надбавки в коммерческих организациях ни Законом N 98-ФЗ, ни ГК РФ не установлен. Поэтому все решают работодатели. Некоторые из них принимают во внимание документы, устанавливающие надбавки за работу со сведениями, составляющими гостайну:
— Разъяснения о порядке выплаты ежемесячных процентных надбавок гражданам, допущенным к государственной тайне, утвержденные приказом Минздравсоцразвития России от 19.05.2011 N 408н (далее — Разъяснения);
— Правила выплаты ежемесячных процентных надбавок к должностному окладу (тарифной ставке) граждан, допущенных к государственной тайне на постоянной основе, утвержденные постановлением Правительства РФ от 18.09.2006 N 573 (далее — Правила).
Примечание. Государственная тайна
Гостайна — это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-разыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности РФ (ст. 2 Закона РФ от 21.07.93 N 5485-1).
Размер надбавки
Работодатель может установить размер надбавки:
— в твердой денежной сумме. Надбавка может выплачиваться в полной сумме независимо от того, сколько дней в месяце отработал сотрудник, либо пропорционально отработанному времени;
— в процентах от оклада (тарифной ставки).
Конкретный размер надбавки должен быть указан в трудовом договоре с работником (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Например, при работе с гостайной на величину надбавки влияет степень секретности сведений — чем выше степень секретности, тем больше размер надбавки (от 5 до 75%) (п. 1 Правил). Кроме того, учитывается продолжительность срока работы с секретными сведениями (п. 3 Правил).
С какого момента выплачивается надбавка
Организация может установить, что надбавка выплачивается:
— либо с даты издания приказа, которым вводится режим коммерческой тайны;
— либо со дня начала работы с конфиденциальными сведениями.
Например, процентные надбавки за работу с гостайной назначаются с момента письменного оформления приказа руководителя о работе сотрудника с соответствующими сведениями (п. 3 Разъяснений).
Когда выплата надбавки прекращается
Разъяснений по этому вопросу законодательство также не содержит. Но работодатель может воспользоваться пунктом 6 Разъяснений, согласно которому выплата ежемесячной процентной надбавки прекращается со дня, следующего за днем:
— прекращения допуска к сведениям, составляющим гостайну (включая увольнение);
— перевода работника на должность, по которой надбавка не предусмотрена.
Примечание. Во всех случаях руководитель должен издать приказ об отмене выплаты надбавки.
Определяем перечень лиц, которым надбавка не выплачивается
Сотрудник, имеющий в организации доступ к коммерческой тайне, может работать в ней по совместительству либо по гражданско-правовому договору. Следует ли ему выплачивать надбавку?
Например, в пункте 6 Разъяснений сказано, что надбавка за допуск к гостайне не назначается лицам, работающим по совместительству и получающим такую надбавку по основному месту работы. Кроме того, на нее не имеют права сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком. А в системе МВД надбавка за допуск к гостайне не назначается исполнителям по гражданско-правовым договорам (п. 8 Инструкции, приведенной в приложении N 1 к приказу МВД России от 13.06.2007 N 519).
Но так как все это касается работников государственных органов, для сотрудников коммерческих организаций могут быть установлены иные правила.
Начисляется ли надбавка за время, не относящееся непосредственно к рабочему
Речь идет о периодах оплачиваемых отпусков, болезни, командировок и т. п. Ни гражданским законодательством, ни законодательством о коммерческой тайне этот вопрос не урегулирован. Но вот если говорить о режиме гостайны, то за указанное время, а также в других случаях, когда в соответствии с законодательством за работником сохраняется средний заработок, процентная надбавка не начисляется, но выплачивается в составе среднего заработка, сохраняемого на это время. Такой вывод можно сделать из пункта 4 Разъяснений. То есть в государственных компаниях во всех периодах выплаты среднего заработка надбавка дополнительно не начисляется.
Однако в некоторых коммерческих организациях надбавка не только входит в средний заработок, выплачиваемый за нерабочие периоды, но и начисляется сверх него.
Надбавка и средний заработок
Рассмотрим, в каком порядке в коммерческих компаниях нужно учитывать надбавку при исчислении среднего заработка для выплаты отпускных, пособий и т. п.
Средний заработок для отпускных
При расчете среднего заработка для оплаты отпускных, командировочных, донорских дней и т. п. применяется Положение, утвержденное постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922, (далее — Положение об исчислении среднего заработка).
Согласно подпункту «к» пункта 2 Положения об исчислении среднего заработка надбавка за работу со сведениями, составляющими коммерческую тайну, должна учитываться при расчете среднего заработка.
Пример. Сотруднику установлена ежемесячная надбавка к должностному окладу за работу с конфиденциальными сведениями в размере 6000 руб. в месяц (выплачивается пропорционально отработанному времени). Положением о коммерческой тайне предусмотрено, что надбавка не начисляется за период ежегодного отпуска, но входит в средний заработок для оплаты отпускных.
С 1 по 14 июня 2013 года работник берет очередной отпуск продолжительностью 14 календарных дней. В каком порядке будет начисляться надбавка в июне?
Решение. За работником, уходящим в очередной отпуск, сохраняется средний заработок. При его расчете учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемых в организации (п. 2 Положения об исчислении среднего заработка).
Получается, что во время пребывания работника в очередном отпуске выплата надбавки фактически не приостанавливается, так как она входит в средний заработок сотрудника. После его выхода на работу доплата за оставшиеся 10 рабочих дней июня (с 15-го по 30-е число) будет начислена пропорционально отработанному времени, то есть в размере 3158 руб. (6000 руб. : 19 дн. х 10 дн.), где 19 дн. — количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели в июне 2013 года.
Надбавка за работу с секретными данными будет учитываться также при расчете компенсации за неиспользованные отпуска при увольнении (ч. 1 ст. 127 ТК РФ, п. 2 и 9 Положения об исчислении среднего заработка).
А вот за время неоплачиваемого отпуска никакие выплаты работнику не начисляются, а значит, надбавка не назначается. Аналогичное правило действует и в отношении надбавки за работу с гостайной (абз. 6 п. 6 Разъяснений).
Средний заработок для пособий
В средний заработок, исходя из которого исчисляются пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, включаются все виды выплат, на которые начислены страховые взносы в ФСС РФ (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 N 375 и ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Поскольку надбавка за секретность является частью заработной платы и взносы на нее начисляются, она включается в расчет среднего заработка при исчислении государственных пособий в общем порядке.
Примечание. Учет расходов на выплату надбавки за доступ к коммерческой тайне при расчете налога на прибыль
Надбавки к тарифным ставкам и окладам, которые налогоплательщик устанавливает по собственной инициативе, можно учесть при налогообложении прибыли на основании пункта 25 статьи 255 НК РФ при условии, что:
— соответствующие расходы экономически обоснованны и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ);
— порядок их начисления и выплаты закреплен в коллективном и (или) трудовых договорах.
