Пошаговое руководство по получению документов при увольнении в КЭДО

Шаг 1. Определите, применяется ли в вашей компании электронный документооборот

Согласно статьям 22.1 – 22.3 Трудового кодекса РФ (ТК РФ), электронный документооборот в сфере трудовых отношений применяется при наличии соответствующего соглашения между работником и работодателем. Если вы как дистанционный работник подписали соглашение об использовании КЭДО, то обмен документами, включая документы при увольнении, может осуществляться в электронном виде без дублирования на бумаге.

Для применения электронного документооборота обязательным условием является наличие у обеих сторон (работодателя и работника) усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), позволяющей идентифицировать подписанта и проверить целостность документа.

Шаг 2. Уточните перечень документов, подлежащих выдаче при увольнении

При увольнении работодатель обязан выдать вам документы, включая: 
— Справку о сумме заработной платы (по форме СТД-Р). 
— Справки 2-НДФЛ. 
— Копии приказов, связанных с работой (включая приказ об увольнении). 
— Иные документы по вашему письменному заявлению (статья 62 ТК РФ).

Согласно части 3 статьи 22.1 ТК РФ, приказ (распоряжение) об увольнении работника является исключением. Он не подпадает под общее правило об электронном оформлении без дублирования на бумаге и должен быть оформлен также на бумажном носителе.

Шаг 3. Получите документы в системе КЭДО и проверьте их корректность

Если в компании действует КЭДО, работодатель вправе направить вам справку СТД-Р, справки 2-НДФЛ и иные бухгалтерские справки в виде электронных документов, подписанных УКЭП. Вам необходимо обеспечить доступ к системе, проверить наличие документов, их подлинность (проверку ЭП) и полноту информации.

Полученный в КЭДО электронный документ, подписанный УКЭП работодателя, имеет равную юридическую силу с бумажным документом и должен приниматься всеми государственными органами (ПФР, ФСС, ФНС) и кредитными организациями.

Шаг 4. Запросите бумажные копии документов, если это необходимо

Несмотря на возможность электронного обмена, вы вправе подать работодателю письменное заявление с требованием выдать заверенные бумажные копии любых документов, связанных с работой, в том числе справок по форме СТД-Р и 2-НДФЛ (часть 1 статьи 62 ТК РФ). Работодатель обязан выполнить это требование в течение трех рабочих дней.

Право на получение документов на бумажном носителе сохраняется даже при активном использовании КЭДО. Отказ работодателя в выдаче бумажных копий по письменному заявлению работника является нарушением трудового законодательства.

Образцы документов

Согласие на использование электронного документооборота (фрагмент)

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к трудовому договору о дистанционной работе от 15.03.2024 № 12-ТД

г. Москва «15» марта 2024 г.

2. Порядок электронного документооборота
2.1. Стороны договорились обмениваться документами, связанными с трудовыми отношениями, в электронной форме с использованием корпоративной системы электронного документооборота (КЭДО) «Доксвижн» без обязательного дублирования на бумажном носителе, за исключением документов, указанных в части 3 статьи 22.1 Трудового кодекса РФ.
2.2. Электронные документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ...

Работодатель: ООО «Компания»
Генеральный директор _________________ /Петров П.П./ (УКЭП)

Работник: _________________ /Сидоров П.С./ (УКЭП)

Уведомление работника о направлении документов в КЭДО

В личный кабинет КЭДО
Сидорову П.С.
от ООО «Компания»

Уведомление

Уважаемый Павел Сергеевич!
В связи с прекращением с Вами трудового договора 15.05.2025, в соответствии с условиями Соглашения об ЭДО, в Ваш личный кабинет в системе КЭДО направлены следующие электронные документы, подписанные УКЭП:
1. Справка о сумме заработной платы по форме СТД-Р (электронный документ № ЭД-2025-045 от 14.05.2025).
2. Справка 2-НДФЛ за 2025 год (электронный документ № ЭД-2025-046 от 14.05.2025).
Указанные документы имеют равную юридическую силу с документами на бумажном носителе. Для их проверки и получения используйте Вашу электронную подпись.

С уважением,
Отдел кадров ООО «Компания»
Дата отправки: 14.05.2025

Заявление работника о выдаче бумажных копий документов

Генеральному директору
ООО «Компания»
Петрову П.П.
от бывшего дистанционного работника
Сидорова П.С.
адрес для корреспонденции: [Почтовый адрес]

Заявление

На основании части 1 статьи 62 Трудового кодекса РФ прошу выдать мне на бумажном носителе надлежащим образом заверенные копии следующих документов, связанных с работой:
1. Справку по форме СТД-Р.
2. Справки 2-НДФЛ за 2024 и 2025 годы.
3. Копию приказа об увольнении от 15.05.2025.
Прошу направить запрошенные документы по указанному выше почтовому адресу заказным письмом с уведомлением или уведомить меня о возможности их получения в офисе компании.

Дата: 16 мая 2025 г.
Подпись: _________________ /Сидоров П.С./

Ответы на частые вопросы

Обязан ли работодатель-дистанционщик отправить бумажную трудовую книжку по почте?

Если вы не перешли на электронную трудовую книжку, работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку в день увольнения (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Способ выдачи (лично, через представителя, почтой) определяется по согласованию с работником. Отправка ценным письмом с описью — распространенная практика.

Примет ли банк или соцфонд электронную справку СТД-Р из КЭДО?

Да, примет, если она подписана УКЭП работодателя. Электронный документ, созданный в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи», равнозначен бумажному. Однако рекомендуется заранее уточнить в конкретном учреждении технические требования к принимаемым файлам.

Что делать, если я не могу получить доступ к КЭДО после увольнения?

Немедленно уведомите работодателя письменно (например, по электронной почте, которая используется для связи) о проблеме с доступом и потребуйте альтернативного способа выдачи документов — отправки на email в виде сканов с ЭП или бумажных копий по почте. Работодатель обязан обеспечить вам реальную возможность получить документы.

Можно ли обязать работодателя вести ЭДО, если я работаю удаленно?

Нет, переход на электронный документооборот является добровольным и требует обоюдного согласия сторон (работника и работодателя), оформленного в письменной форме. Вы не можете в одностороннем порядке обязать работодателя использовать КЭДО.

Какой документ подтверждает факт получения мной справки в КЭДО?

Факт получения подтверждается фиксацией в системе КЭДО времени и даты открытия документа вами, а также возможностью сформировать электронную квитанцию о получении. Эти технические журналы являются доказательством в случае спора.

Должен ли работодатель платить за мою электронную подпись для КЭДО?

Да, если использование ЭДО является условием труда, установленным работодателем. Расходы на получение работником квалифицированной электронной подписи для целей трудовых отношений должны нестись работодателем (часть 4 статьи 312.1 ТК РФ).

Что делать, если работодатель не подписал со мной соглашение об ЭДО, но шлет документы только в систему?

В этом случае действия работодателя неправомерны. Вы вправе потребовать выдачи всех документов на бумажном носителе. Отказ можно обжаловать в Государственной инспекции труда, так как обязательное применение ЭДО возможно только при наличии предварительного письменного согласия работника.