Шаг 1: Подтвердите факт наличия трудовых отношений
Установите и документально подтвердите факт начала трудовых отношений. Основным документом в данном случае является распоряжение (приказ) о приеме на работу. Также подтверждением могут служить записи в трудовой книжке, ведомости на выдачу заработной платы, лицевые счета и иные архивные документы, свидетельствующие о фактическом выполнении работником трудовой функции.
Согласно ч. 2 ст. 67 ТК РФ, трудовой договор считается заключенным даже при отсутствии письменной формы, если работник фактически приступил к работе с ведома работодателя. Таким образом, с работником уже состоят фактические трудовые отношения, требующие надлежащего письменного оформления.
вверхШаг 2: Подготовьте письменный трудовой договор в соответствии с действующим законодательством
Разработайте трудовой договор, который будет содержать все обязательные условия, предусмотренные ст. 57 ТК РФ. Включая:
- Место работы.
- Трудовая функция.
- Дата начала работы (указывается фактическая дата из распоряжения 1990 года).
- Условия оплаты труда.
- Режим рабочего времени и времени отдыха.
- Иные условия.
В преамбуле или разделе «Основания» можно сделать ссылку на первоначальное распоряжение.
Цель составления договора — не создать новые отношения, а задокументировать существующие в соответствии с современными требованиями закона. Поэтому датой заключения договора будет текущая дата (2025 г.), а датой начала действия — фактическая дата приема на работу в 1990 году.
вверхШаг 3: Правильно укажите реквизиты и основания в трудовом договоре
В разделе «Основания заключения договора» или в преамбуле следует отразить связь с первоначальным документом. Например: «Настоящий трудовой договор заключается в соответствии с частью 2 статьи 67 ТК РФ в целях надлежащего письменного оформления трудовых отношений, возникших на основании Распоряжения № [номер] от [дата] [год], и устанавливает условия труда работника.» В дальнейшем во всех кадровых документах (допсоглашениях, приказах) нужно ссылаться на реквизиты данного трудового договора.
Не следует оформлять дополнительное соглашение к устаревшему распоряжению. Единственным легитимным документом, определяющим условия труда с момента его подписания, становится новый письменный трудовой договор. Распоряжение остается историческим документом-основанием.
вверхШаг 4: Подпишите трудовой договор с работником и передайте ему экземпляр
Подготовленный трудовой договор в двух экземплярах подписывается работодателем и работником. Работнику передается его экземпляр под подпись на экземпляре работодателя, что является требованием ч. 1 ст. 67 ТК РФ. Факт получения работником своего экземпляра должен быть зафиксирован.
Заключение договора не означает изменения условий труда работника, если они не были согласованы сторонами. Договор должен максимально точно отражать фактически сложившиеся условия труда (должность, зарплату, график). Если требуется изменить какие-либо условия, это делается отдельным дополнительным соглашением к вновь заключенному трудовому договору.
вверхШаг 5: Внесите запись в трудовую книжку (при необходимости)
Если запись о приеме на работу уже внесена в трудовую книжку работника, новую запись о заключении трудового договора в 2025 году вносить не требуется, так как это не является приемом на работу или переводом. Трудовая книжка продолжает вестись в обычном порядке, все последующие записи (о переводах, увольнении) будут основываться на реквизитах нового трудового договора.
вверхОбразцы документов
Преамбула трудового договора с указанием основания
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № 45/тд
г. Москва «10» апреля 2025 г.
Общество с ограниченной ответственностью «Компания», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице Генерального директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и гражданин Иванов Иван Иванович, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящий договор о нижеследующем:
На основании части 2 статьи 67 Трудового кодекса Российской Федерации, в целях надлежащего письменного оформления трудовых отношений, фактически возникших с 15 августа 1990 года на основании Распоряжения № 45-к от 10 августа 1990 года, Стороны договорились зафиксировать существующие условия труда следующим образом:
1. Предмет договора
1.1. Работник принимается на работу в ООО «Компания» на должность инженера-технолога...
1.2. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания Сторонами. Работник приступил к исполнению трудовых обязанностей с «15» августа 1990 года.
Приказ о заключении трудового договора (оформление ранее возникших отношений)
вверх
ООО «Компания»
ПРИКАЗ № 28-к
10 апреля 2025 года
О заключении трудового договора в целях надлежащего оформления трудовых отношений
На основании части 2 статьи 67 Трудового кодекса Российской Федерации и в связи с необходимостью письменного оформления трудовых отношений, фактически возникших с 15 августа 1990 года на основании Распоряжения № 45-к от 10.08.1990,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Заключить с Ивановым Иваном Ивановичем трудовой договор № 45/тд от 10.04.2025 в целях надлежащего оформления трудовых отношений.
2. Установить, что датой начала трудовых отношений является 15 августа 1990 года.
3. Отделу кадров (Сидоровой А.А.): - ознакомить Иванова И.И. с приказом под подпись; - обеспечить хранение трудового договора в установленном порядке.
4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Генеральный директор ООО «Компания» ________ /Петров П.П./
С приказом ознакомлен: ________ /Иванов И.И./
10 апреля 2025 года
Дополнительное соглашение к вновь заключенному трудовому договору (при изменении условий)
вверх
ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1
к трудовому договору № 45/тд от 10 апреля 2025 г.
г. Москва «15» апреля 2025 г.
ООО «Компания», именуемое в дальнейшем «Работодатель», и Иванов Иван Иванович, именуемый в дальнейшем «Работник», совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем:
1. Внести в пункт 4.1 трудового договора изменение, изложив его в следующей редакции: «Работнику устанавливается должностной оклад в размере 75 000 (Семьдесят пять тысяч) рублей в месяц.»
2. Настоящее соглашение вступает в силу с 01 мая 2025 года и является неотъемлемой частью трудового договора № 45/тд от 10.04.2025.
Подписи Сторон:
Работодатель: ________ /Петров П.П./
Работник: ________ /Иванов И.И./
Частые вопросы и ответы
Зачем заключать договор сейчас, если работник трудится уже много лет?
Это требование закона (ст. 67 ТК РФ), направленное на защиту прав работника. Письменный договор четко фиксирует все условия труда, предотвращая споры. Его отсутствие может повлечь административную ответственность для работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ, а также сложности при проверках и в судебных разбирательствах.
Можно ли просто сделать допсоглашение к старому распоряжению 1990 года?
Нет, это некорректно с юридической точки зрения. Распоряжение (приказ) о приеме — это распорядительный документ, а не двустороннее соглашение. Трудовой договор — это единственный надлежащий документ для фиксации взаимных прав и обязанностей работника и работодателя. Все изменения оформляются допсоглашениями именно к трудовому договору.
Что будет, если работник откажется подписывать трудовой договор сейчас?
Фактические трудовые отношения от этого не прекратятся. Однако работодатель будет нести риски, связанные с отсутствием оформленного документа. Следует разъяснить работнику, что договор лишь фиксирует существующие условия, а не меняет их в худшую сторону. В случае категорического отказа вопрос может быть передан в трудовую инспекцию или суд для принудительного оформления отношений.
Нужно ли вносить изменения в архивное распоряжение?
Нет, архивные документы изменению не подлежат. Они хранятся в своем первоначальном виде как историческое доказательство начала трудовых отношений. Все актуальные условия фиксируются в новом трудовом договоре и последующих кадровых документах.
Как быть, если первоначальное распоряжение утеряно?
Необходимо восстановить факт трудовых отношений через суд или иными способами (свидетельские показания, архивные справки о начислении зарплаты, запись в трудовой книжке). На основании установленного судом факта или иных доказательств затем заключается письменный трудовой договор.
Влияет ли заключение договора сейчас на стаж и право на отпуск?
Нет, не влияет. Трудовой стаж, право на ежегодный оплачиваемый отпуск и иные права исчисляются с даты фактического начала работы (1990 год). Заключение договора лишь документально подтверждает эти права, но не создает их заново.
вверх