Пошаговое руководство по изменению порядка оформления отпусков

Шаг 1. Оценка правовых оснований

В первую очередь необходимо установить, что Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя в обязательном порядке издавать приказы (распоряжения) о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков без сохранения заработной платы. Основанием для отпуска служит заявление работника, а факт согласования фиксируется резолюцией уполномоченного лица.

Ключевым является не форма приказа, а факт надлежащего согласования отпуска с работодателем и документальное подтверждение этого факта.

Шаг 2. Определение формата информирования сотрудника

Несмотря на отсутствие прямой обязанности издавать приказ, работодатель должен надлежащим образом информировать работника о согласованных сроках отпуска. Согласно части 2 статьи 22 ТК РФ, работодатель обязан знакомить работников с документами, связанными с их трудовой деятельностью.

Направление работнику любого документа, содержащего информацию о датах его отпуска, можно считать исполнением обязанности по информированию. Однако такой документ, не подписанный работодателем, не является в строгом смысле локальным нормативным актом или распоряжением.

Шаг 3. Издание организационно-распорядительного документа

Для легитимации нового порядка документооборота необходимо издать приказ по организации (локальный нормативный акт). В этом документе следует утвердить:

• Перечень видов отпусков, оформляемых по новому порядку.
• Упрощенную форму уведомления (вместо приказа по форме Т-6).
• Порядок согласования заявления работника (визы).
• Порядок направления уведомления работнику через систему электронного документооборота (СЭД).
• Срок ознакомления и механизм подтверждения получения уведомления.

Данный приказ должен быть принят с соблюдением процедуры, установленной статьей 8 ТК РФ, и ознакомлен под подпись со всеми сотрудниками.

Шаг 4. Утверждение форм документов

В приложении к приказу по организации должны быть утверждены образцы используемых форм. Это могут быть формы уведомления о предоставлении отпуска, листа согласования к заявлению или иного документа, фиксирующего резолюцию работодателя.

В форме уведомления целесообразно предусмотреть графу для отметки работника о получении, которую он заполняет в СЭД. Это будет выполнять функцию ознакомления, предусмотренную законом.

Шаг 5. Реализация нового порядка на практике

После издания приказа и ознакомления с ним коллектива новый порядок внедряется в документооборот. Процесс может выглядеть следующим образом:

1. Работник подает заявление в электронном виде через СЭД.
2. Уполномоченные руководители проставляют в СЭД визы согласования (резолюцию).
3. Кадровая служба на основе согласованного заявления формирует уведомление по утвержденной форме.
4. Уведомление (без графической подписи) направляется работнику в СЭД.
5. Работник в СЭД подтверждает получение уведомления (проставляет отметку).

Образцы документов

ПРИКАЗ № 45-л
г. Москва
«10» марта 2025 г.

О внедрении упрощенного порядка
оформления ежегодных оплачиваемых отпусков
и отпусков без сохранения заработной платы

В целях оптимизации документооборота и в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Порядок оформления ежегодных оплачиваемых отпусков и отпусков без сохранения заработной платы в ООО "Компания" (приложение 1).
2. Утвердить форму Уведомления о предоставлении отпуска (приложение 2).
3. Настоящий приказ ввести в действие с 01 апреля 2025 года.
4. Начальнику отдела кадров Ивановой А.С. ознакомить всех работников Общества с настоящим приказом под подпись в срок до 25 марта 2025 года.

Генеральный директор
Петров В.Г.

Образец уведомления

УВЕДОМЛЕНИЕ № 1-о
о предоставлении отпуска
г. Москва
«15» апреля 2025 г.

На основании Вашего заявления от 10.04.2025 и в соответствии со статьей 122 Трудового кодекса РФ Вам предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск с 20 мая 2025 года по 09 июня 2025 года продолжительностью 21 (двадцать один) календарный день.

Начальник отдела кадров
Иванова А.С.

__________________________
С уведомлением ознакомлен:
Дата: 15.04.2025
Сотрудник: Сидоров И.К. (отметка в СЭД)

Часто задаваемые вопросы

Является ли неподписанное уведомление юридически значимым документом?

Сам по себе документ без подписи работодателя не является распорядительным документом (приказом). Однако он обретает юридическую значимость как часть утвержденного работодателем регламента. Первичным распоряжением здесь выступает резолюция руководителя на заявлении сотрудника, а уведомление является его документальным подтверждением и способом информирования.

Можно ли полностью отказаться от приказов на отпуск?

Да, это допустимо, так как Трудовой кодекс не содержит императивного требования об их издании. Однако работодатель обязан соблюсти процедуру согласования отпуска и уведомить о ней работника. Уведомление, направляемое через СЭД, фактически заменяет собой приказ.

Как доказать факт ознакомления сотрудника с датами отпуска, если он не ставит подпись на бумажном приказе?

Факт ознакомления подтверждается автоматически сформированным в системе электронного документооборота журналом доставки и прочтения документа, либо отметкой (чек-боксом), которую сотрудник проставляет в СЭД при получении уведомления. Эти данные имеют юридическую силу.

Что делать, если сотрудник отказывается подтверждать получение уведомления в СЭД?

В этом случае работодатель обязан иным способом подтвердить факт своевременного уведомления сотрудника. Рекомендуется направить уведомление заказным письмом с описью вложения по адресу проживания работника или вручить бумажный вариант под роспись, составив соответствующий акт.

Нужно ли вносить записи об отпуске в личную карточку работника (форма Т-2), если приказ не издается?

Да, запись в личную карточку (раздел VIII) или в электронный кадровый документ, ее заменяющий, вносится на основании заявления работника с положительной резолюцией руководителя. Основанием для внесения записи является не приказ, а распорядительное действие работодателя, выраженное в данной резолюции.

Распространяется ли данный порядок на все виды отпусков?

Рекомендуется применять его только к отпускам, инициируемым по заявлению работника (ежегодные оплачиваемые, без сохранения заработной платы, учебные). На отпуска, предоставляемые по инициативе работодателя (например, вынужденный простой), рекомендуется издавать традиционные подписанные приказы.

Не возникнет ли проблем с проверяющими органами при таком упрощенном порядке?

При правильном оформлении всех этапов (издание локального акта, наличие виз согласования, доказательства уведомления работника) претензии со стороны контролирующих органов маловероятны. Необходимо быть готовым продемонстрировать проверяющим весь регламент и электронную цепочку документов.