Порядок разграничения понятий "график работы" и "график сменности" и установления сроков ознакомления

Шаг 1. Определение применяемого режима рабочего времени

Установите, какой режим рабочего времени действует в организации в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и трудовыми договорами: обычный (односменный, пяти- или шестидневная неделя) или сменный. Сменная работа определяется как работа в две, три или четыре смены и вводится в случаях, когда длительность производственного процесса превышает допустимую продолжительность ежедневной работы (ч. 1 ст. 103 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ)).

Ключевой признак сменной работы – наличие нескольких смен в течение суток и чередование групп работников по этим сменам в соответствии с графиком. Если работа ведется в одну смену, режим является обычным, а не сменным.

Шаг 2. Разграничение понятий "график работы" и "график сменности"

Проанализируйте содержание документов. График сменности – это документ, регламентирующий чередование рабочих смен для конкретных групп работников при сменном режиме работы (ч. 2 ст. 103 ТК РФ). График работы – более широкое понятие, которое может обозначать расписание начала и окончания рабочего дня, обеденных перерывов, выходных дней при любом режиме работы (в т.ч. при обычном пятидневном).

График сменности является частным случаем графика работы, применяемым исключительно при сменном режиме. Эти понятия не являются тождественными. Работодатель может использовать термин «график работы» для обозначения распорядка при несменном режиме.

Шаг 3. Анализ требований к сроку ознакомления с графиками

Изучите нормы ТК РФ. Для графика сменности установлен императивный срок ознакомления работников – не позднее чем за один месяц до его введения (ч. 4 ст. 103 ТК РФ). Для графика работы при обычном (несменном) режиме такой жесткой нормы в кодексе нет. Срок ознакомления с ним может регулироваться ПВТР, коллективным или трудовым договором.

Специальная гарантия (уведомление за месяц) для графика сменности связана с необходимостью заблаговременного планирования личного времени работника в условиях чередования смен, включая ночные и выходные дни.

Шаг 4. Оценка правомерности срока в 7 дней, установленного в трудовом договоре

Если в организации не ведется сменная работа, а применяется обычный режим, то срок ознакомления с графиком работы может быть установлен локальными нормативными актами или трудовым договором. Установление в трудовом договоре срока в 7 дней для ознакомления с графиком работы (не сменности) является правомерным, если это не ухудшает положение работника по сравнению с действующим законодательством.

Статья 8 ТК РФ позволяет работодателю принимать локальные нормативные акты в пределах своей компетенции, если они не противоречат трудовому законодательству. Установление разумного срока для ознакомления с графиком работы (7 дней) противоречием не является, поскольку норма о месячном сроке относится только к графику сменности.

Шаг 5. Регулирование работы предприятия графиком работы

Работодатель вправе организовать трудовой процесс на основе графика работы, а не графика сменности, если характер деятельности не требует работы в несколько смен. Например, при пятидневной рабочей неделе с фиксированным началом и окончанием рабочего дня составляется график работы (распорядок), который доводится до работников в срок, установленный ПВТР.

Шаг 6. Оформление и доведение графиков до работников

Вне зависимости от вида графика, факт ознакомления работника должен фиксироваться подписью. При сменной работе график сменности утверждается с учетом мнения представительного органа работников и доводится за месяц. При обычном режиме график работы доводится в срок, установленный локальным актом, что также должно подтверждаться подписью работника.

Образцы документов

График работы (не сменности) (образец)

ООО "Компания"
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
_________________ /Петров П.П./
25 октября 2025 г.

ГРАФИК РАБОТЫ
на ноябрь 2025 года для работников офиса
(пятидневная рабочая неделя с 9:00 до 18:00, перерыв с 13:00 до 14:00)

ФИО, должность | 03.11 | 04.11 | 05.11 | 06.11 | 07.11 | ... (выходные: сб, вс)
Иванов И.И., менеджер | Рабочий день | Рабочий день | Рабочий день | Рабочий день | Рабочий день | ...
Сидорова С.С., бухгалтер | Рабочий день | Рабочий день | Рабочий день | Рабочий день | Рабочий день | ...

Примечание: Согласно п. 5.4 Правил внутреннего трудового распорядка и трудовому договору, работники знакомятся с графиком работы не позднее чем за 7 (семь) календарных дней до начала соответствующего месяца.

Часто задаваемые вопросы

Чем конкретно отличается график работы от графика сменности?

График сменности – это строго формализованный документ при сменном режиме, определяющий чередование смен (дневная, ночная, вечерняя) и групп работников. График работы – это более общее расписание, которое может указывать лишь время начала и окончания работы при фиксированном режиме (например, с 9:00 до 18:00).

Можно ли в трудовом договоре установить срок ознакомления с графиком сменности в 7 дней?

Нет, нельзя. Срок ознакомления с графиком сменности в один месяц установлен частью 4 статьи 103 ТК РФ и является императивной нормой. Установление меньшего срока в трудовом договоре будет считаться недействительным, так как ухудшает положение работника по сравнению с законодательством.

Что считается сменной работой? Работа в две смены «день/вечер»?

Да, работа в две смены (например, первая смена с 8:00 до 16:00, вторая смена с 16:00 до 00:00) является классическим примером сменной работы по смыслу статьи 103 ТК РФ. Для такого режима обязательно составляется график сменности с соблюдением месячного срока ознакомления.

Если в организации есть и офисные работники с пятидневкой, и производство со сменами, какие графики применять?

Необходимо применять разные графики в зависимости от режима. Для офисных работников – график работы (если режим фиксированный). Для производственных работников – график сменности. Сроки ознакомления будут различными: для графика сменности – за месяц, для графика работы – по установленным в организации правилам.

Что будет, если работодатель называет график сменности «графиком работы» и знакомит за 7 дней?

Если по существу это график сменности (определяет чередование смен), то независимо от названия на него распространяются требования статьи 103 ТК РФ. Нарушение месячного срока ознакомления может быть обжаловано работником в ГИТ, а работодатель может быть привлечен к административной ответственности.

Можно ли изменить срок ознакомления с графиком работы, установленный в ПВТР?

Да, можно, путем внесения изменений в сами Правила внутреннего трудового распорядка. Изменения в ПВТР, касающиеся режима работы, принимаются с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии) в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ.

Как доказать, что работник был ознакомлен с графиком в установленный срок?

Факт ознакомления должен быть документально зафиксирован. Лучше всего вести отдельный журнал ознакомления с графиками, где работник ставит подпись и дату. Также можно использовать листы ознакомления, прилагаемые к самому графику, или направлять график по электронной почте с запросом подтверждения (если это предусмотрено локальными актами).