В целях оптимизации процессов и сокращения издержек организации рассматривают возможность отказа от ведения бумажных унифицированных форм первичной учетной документации. Данное руководство разъясняет правомерность и порядок отказа от бумажных форм № Т-2 «Личная карточка работника» и № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» в коммерческой организации (ООО).
вверхШаг 1: Анализ действующего законодательства
Первоначально необходимо установить, является ли ведение указанных форм обязательным. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 были утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, включая формы Т-2 и Т-6. Однако с 1 января 2013 года в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, за исключением организаций государственного сектора.
Для коммерческих организаций, не относящихся к государственному сектору, унифицированные формы носят рекомендательный характер. Обязательными к применению остаются лишь формы, установленные уполномоченными органами в соответствии с федеральными законами (например, формы статистической отчетности).
вверхШаг 2: Определение статуса документов Т-2 и Т-6
Форма № Т-2 «Личная карточка работника» и форма № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска» не отнесены к обязательным федеральным законами или нормативными правовыми актами Правительства РФ. Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н регулирует вопросы ведения трудовых книжек и не содержит упоминаний о формах Т-2 и Т-6.
Таким образом, ООО вправе самостоятельно разработать и утвердить формы данных документов либо вести учет соответствующих сведений в иной удобной форме, в том числе исключительно в электронном виде, при условии обеспечения достоверности, сохранности и возможности проверки данных.
вверхШаг 3: Разработка и утверждение новых форм документов или электронного регламента
Работодателю необходимо создать новые формы личной карточки и приказа об отпуске, либо разработать подробный регламент ведения соответствующих электронных записей в кадровой информационной системе. Новые формы должны содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа, указанные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ.
При разработке собственных форм или электронного регламента необходимо обеспечить фиксацию всех сведений, которые традиционно содержатся в формах Т-2 и Т-6, так как они необходимы для кадрового, бухгалтерского учета и отчетности перед государственными органами (ПФР, ФНС, ФСС).
вверхШаг 4: Издание локального нормативного акта (приказа)
Переход на новые формы документооборота оформляется приказом руководителя организации. В приказе следует обосновать причины перехода (оптимизация, переход на электронный документооборот), утвердить новые формы документов или регламент их ведения в электронном виде, назначить ответственных лиц и установить дату, с которой бумажные формы Т-2 и Т-6 применяться не будут.
Согласно части 1 статьи 8 Трудового кодекса РФ, работодатель вправе принимать локальные нормативные акты в пределах своей компетенции. Такой приказ является внутренним распорядительным документом, обязательным для исполнения всеми сотрудниками организации.
Приказ о переходе на электронный документооборот в области кадрового учета
ПРИКАЗ № 45-к
г. Москва
20 марта 2025 г.
О переходе на электронный документооборот в области кадрового учета
В целях оптимизации кадрового делопроизводства, сокращения использования бумажных носителей и перехода на электронный документооборот
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. С 01 апреля 2025 года в ООО "Компания" прекратить использование унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в бумажном виде, а именно:
1.1. Формы № Т-2 «Личная карточка работника».
1.2. Формы № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику».2. Утвердить и ввести в действие с 01 апреля 2025 года:
2.1. Регламент ведения электронных личных карточек работников в кадровой информационной системе «КадрПлюс» (Приложение 1).
2.2. Форму электронного приказа о предоставлении отпуска, генерируемую в системе «КадрПлюс» (макет Приложения 2).3. Назначить начальника отдела кадров Сидорову М.В. ответственной за внедрение нового порядка и обучение сотрудников отдела.
4. Бухгалтерии (главному бухгалтеру Семеновой А.К.) обеспечить прием и обработку электронных документов, указанных в п. 2 настоящего приказа, для целей бухгалтерского и налогового учета.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Основание: ст. 8 Трудового кодекса РФ, Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Генеральный директор ООО "Компания" _______________ /Иванов П.С./
Выписка из Регламента ведения электронных личных карточек (образец)
РЕГЛАМЕНТ
ведения электронных личных карточек работников ООО "Компания"
(Приложение 1 к приказу от 20.03.2025 № 45-к)1. Общие положения
1.1. Электронная личная карточка (далее – ЭЛК) является основным учетным документом, содержащим персональные и учетные данные работника ООО "Компания".
1.2. Ведение ЭЛК осуществляется в специализированной кадровой информационной системе «КадрПлюс» (далее – Система).2. Состав информации ЭЛК
2.1. В ЭЛК в обязательном порядке отражаются следующие блоки информации:... [перечень аналогичный разделам формы Т-2].3. Порядок формирования и хранения
3.1. ЭЛК создается специалистом отдела кадров в течение 3 дней с даты приема работника на основании документов, предусмотренных ст. 65 ТК РФ.
3.2. Работник знакомится с данными раздела «Сведения о воинском учете» и подтверждает их достоверность усиленной квалифицированной электронной подписью (ЭП) в Системе.
3.3. Все изменения в ЭЛК вносятся на основании соответствующих приказов и документов, фиксируются в Системе с указанием даты, основания и лица, внесшего изменение.
3.4. Резервное копирование баз данных Системы осуществляется ежедневно. Срок хранения ЭЛК – 75 лет.
Макет приказа о предоставлении отпуска (образец)
вверхООО "Компания"
ЭЛЕКТРОННЫЙ ПРИКАЗ № 56-отп
о предоставлении отпуска
25 марта 2025 г.Предоставить ежегодный основной оплачиваемый отпуск:
Сотрудник: Петров Алексей Константинович
Табельный номер: 045
Должность: Менеджер по продажам
Структурное подразделение: Отдел продаж
Вид отпуска: Ежегодный основной оплачиваемый
Количество календарных дней: 14
Период: с 12 апреля 2025 года по 25 апреля 2025 года.Основание: График отпусков на 2025 год, утвержденный 15.12.2024.
Генеральный директор: _______________ /Иванов П.С./ (подписано ЭП)
С приказом ознакомлен: _______________ /Петров А.К./ (подписано ЭП)
Дата ознакомления: 25.03.2025
Часто задаваемые вопросы
Обязательно ли согласовывать отказ от бумажных форм с профсоюзом или иным представительным органом работников?
Нет, непосредственно отказ от унифицированных форм и утверждение новых форм кадровых документов, как правило, не требует обязательного учета мнения представительного органа работников, если новые формы не ухудшают условия фиксации трудовых отношений. Однако если новый регламент вносит изменения в порядок обработки персональных данных, может потребоваться соблюдение процедур, предусмотренных ст. 86 ТК РФ.
Нужно ли знакомить работников под подпись с новыми электронными формами документов?
Да, работник должен быть ознакомлен под подпись с документами, связанными с его трудовой деятельностью (ст. 22, 68 ТК РФ). При электронном документообороте ознакомление может происходить с использованием электронной подписи работника, что должно быть зафиксировано в системе.
Как быть со старыми бумажными личными карточками и приказами?
Ранее созданные бумажные документы должны храниться в установленные законом сроки (например, личные карточки (Т-2) – 75 лет, приказы о предоставлении отпуска (Т-6) – 5 лет). Их уничтожение до истечения срока хранения недопустимо. Рекомендуется организовать их архивное хранение.
Можно ли полностью отказаться от приказов на отпуск, если отпуска оформляются в электронном графике?
Нет, сам по себе график отпусков не заменяет приказ (распоряжение) работодателя о предоставлении отпуска конкретному работнику в конкретные даты (ст. 68 ТК РФ). Документ, содержащий это распоряжение (пусть и в электронной форме с ЭП), должен издаваться в каждом случае.
Что важнее предусмотреть в регламенте электронного документооборота?
Критически важно предусмотреть: порядок идентификации и аутентификации сотрудников (использование ЭП), обеспечение юридической значимости электронных документов, регламент внесения изменений, систему защиты и резервного копирования данных, порядок предоставления выписок или копий по запросам работника или госорганов.
Будет ли принята налоговая или трудовая инспекция при проверке электронных форм вместо Т-2 и Т-6?
Да, при условии, что электронные документы содержат все обязательные реквизиты, имеют юридическую силу (подписаны квалифицированной электронной подписью ответственных лиц) и могут быть предоставлены проверяющим в читаемом виде (распечатка, выгрузка на диск).
Можно ли вести личную карточку в формате Word/Excel?
Технически можно, но такой подход несет высокие риски несанкционированного редактирования, потери данных и проблем с доказательством их неизменности. Использование специализированной кадровой системы или систем электронного документооборота с разграничением прав доступа и журналированием действий является предпочтительным и более безопасным.
вверхПрактические рекомендации
1. Перед отказом от бумажных форм проведите аудит действующих процессов и убедитесь, что электронная система или новые формы покрывают все информационные и юридические потребности (учет, отчетность, запросы работников).
2. Обязательно ознакомьте всех сотрудников, особенно кадровых работников и бухгалтерию, с новым регламентом под подпись и проведите необходимое обучение.
3. Проконсультируйтесь с юридической службой или внешними экспертами на предмет соответствия разработанных электронных регламентов и форм требованиям Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных».
4. Организуйте параллельный пробный запуск нового электронного процесса до полного отказа от бумаги, чтобы выявить и устранить возможные сбои и нестыковки.
вверх