Списание и утилизация архивов

26 ноября 2025

В процессе деятельности любой организации формируется значительный массив документов. Со временем часть из них теряет свою актуальность и юридическую силу, продолжая занимать ценное пространство в архивах. Правильно организованный процесс экспертизы ценности и уничтожения документов — это не просто «расхламление», а важнейшая организационная процедура, которая позволяет оптимизировать архивное хранение, снизить издержки и обеспечить согласование с требованиям законодательства. С развитием электронного документооборота, эта задача приобрела особую актуальность.

вверх

1. Нормативная база и ключевые понятия

Основополагающим документом, регулирующим сроки хранения документов, является Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов...» (с последующими изменениями). Именно этот перечень используется для определения судьбы большинства управленческих документов.

Важные понятия:

Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основе критериев их ценности для определения сроков хранения и отбора на государственное хранение или уничтожение.
Постоянное хранение — документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение.
Временное хранение — документы, имеющие практическое значение в течение установленного срока (например, 1, 3, 5, 10, 50 лет).
Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.

Процедура уничтожения документов носит не произвольный, а строго регламентированный характер. Самовольное уничтожение документов с неистекшими сроками хранения может привести к административной и даже уголовной ответственности.

вверх

2. Экспертная комиссия (ЭК) — центральное звено процесса

Поскольку решение о дальнейшей судьбе документов требует высокой квалификации, его нельзя доверять одному человеку. Для этих целей в организации создается постоянно действующая экспертная комиссия.

Порядок создания ЭК:

Издается приказ руководителя организации, которым утверждается:

Положение о постоянно действующей экспертной комиссии.
Персональный состав комиссии.

Состав комиссии (рекомендуемый):

Председатель: Один из заместителей руководителя организации.
Члены комиссии: Руководитель архива или ответственный за делопроизводство, представитель юридической службы, главный бухгалтер, руководители ключевых структурных подразделений.
Секретарь: Сотрудник, ответственный за архив.

Основные задачи экспертной комиссии:

Организация и проведение экспертизы ценности документов как в делопроизводстве, так и в архиве.
Рассмотрение и одобрение:
- Номенклатуры дел организации.
- Описей дел постоянного хранения и по личному составу.
- Актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Внесение предложений об изменении сроков хранения документов.

Решения комиссии принимаются коллегиально, оформляются протоколом и вступают в силу только после их утверждения руководителем организации.

Образец приказа о создании экспертной комиссии

Общество с ограниченной ответственностью «Профит»
(ООО «Профит»)
ПРИКАЗ № 45-к
о создании постоянно действующей экспертной комиссии
г. Москва
«15» марта 2025 года
В целях организации проведения экспертизы ценности документов и дел, образующихся в деятельности ООО «Профит»,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Создать с 15 марта 2025 года постоянно действующую экспертную комиссию в следующем составе:
Председатель комиссии: Заместитель генерального директора Иванов Сергей Петрович.
Члены комиссии:
Начальник отдела кадров Петрова Анна Викторовна.
Главный бухгалтер Сидорова Ольга Игоревна.
Руководитель юридического отдела Козлов Дмитрий Александрович.
Секретарь комиссии: Специалист по кадровому делопроизводству (ответственный за архив) Николаева Елена Владимировна.
Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии ООО «Профит» (прилагается).
Возложить на экспертную комиссию обязанности по проведению экспертизы ценности документов, рассмотрению и подготовке к утверждению номенклатуры дел, описей и актов на уничтожение документов.
Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор: _________________ / А.В. Семенов /

вверх

3. Пошаговый алгоритм уничтожения документов

Шаг 1: Подготовка и экспертиза ценности

Процедура начинается с тщательного отбора документов. Работа ведется на основе номенклатуры дел и описей.

Выявление дел с истекшими сроками хранения. Уничтожение можно проводить только после 1 января года, следующего за тем, в котором истек срок хранения. Например, документы со сроком хранения 5 лет, созданные в 2019 году, можно уничтожить с 1 января 2025 года.
Полистный просмотр дел. Члены ЭК или уполномоченные сотрудники проверяют дела на предмет наличия документов постоянного срока хранения, которые могли быть ошибочно подшиты.
Работа со «смешанными» делами. Если в деле находятся документы с разными сроками хранения, дело распускается, документы переформировываются, а в описи вносятся соответствующие изменения.

Шаг 2: Составление и оформление акта на уничтожение

На основании решения экспертной комиссии составляется основной документ — Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Что должно быть отражено в акте:

Полное наименование организации.
Дата и номер акта.
Основание для уничтожения (ссылка на Перечень № 558).
Таблица с перечнем уничтожаемых дел.
Итоговое количество дел (единиц хранения).
Подписи членов комиссии, составивших акт.
Гриф согласования с ЭК (протокол, дата, номер).
Гриф утверждения руководителем организации.
Отметка о факте уничтожения.

Образец акта о выделении к уничтожению документов

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «Профит»
_________________ /А.В. Семенов/
«28» марта 2025 года
АКТ № 1
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
г. Москва
«25» марта 2025 года
На основании Приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов...» комиссией в составе:
Председателя — заместителя генерального директора Иванова С.П.
Членов комиссии — начальника отдела кадров Петровой А.В., главного бухгалтера Сидоровой О.И.
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы ООО «Профит» со следующими истекшими сроками хранения:

№ п/п Заголовок дела (группы дел) Крайние даты Индекс дела по номенклатуре Кол-во дел Срок хранения и № статей по перечню
1 Приказы генерального директора по основной деятельности (копии) 2018 01-03 1 До минования надобности (ст. 6а)
2 Графики отпусков 2019 01-25 1 1 год (ст. 356)
3 Переписка по хозяйственным вопросам 2018 02-15 2 3 года (ст. 87)
4 Договоры аренды (исполненные) 2015-2017 03-11 5 5 лет после истечения срока действия (ст. 463)
Итого: 9 (девять) дел за 2015-2019 годы.
Описи дел постоянного хранения за 2015-2019 годы утверждены ЭК (протокол от 20.03.2025 № 2).
Составили:
Члены комиссии:
_________________ /С.П. Иванов/
_________________ /А.В. Петрова/
_________________ /О.И. Сидорова/
СОГЛАСОВАНО:
Протокол заседания экспертной комиссии
ООО «Профит» от «25» марта 2025 года № 3
Отметка об уничтожении:
Документы в количестве 9 (девяти) дел уничтожены измельчением в шредере «28» марта 2025 года в присутствии членов комиссии.
Ответственный за архив: _________________ /Е.В. Николаева/

№ п/п	Заголовок дела (группы дел)	Крайние даты	Индекс дела по номенклатуре	Кол-во дел	Срок хранения и № статей по перечню
1	Приказы генерального директора по основной деятельности (копии)	2018	01-03	1	До минования надобности (ст. 6а)
2	Графики отпусков	2019	01-25	1	1 год (ст. 356)
3	Переписка по хозяйственным вопросам	2018	02-15	2	3 года (ст. 87)
4	Договоры аренды (исполненные)	2015-2017	03-11	5	5 лет после истечения срока действия (ст. 463)

Шаг 3: Утверждение акта и физическое уничтожение

Согласованный с ЭК акт передается на утверждение руководителю организации.
После утверждения документы передаются к уничтожению.

Способы уничтожения:

Бумажные документы: Измельчение (шредирование), сжигание (в специализированных печах). Запрещено выбрасывать документы в общий мусорный контейнер.
Электронные документы и носители: Для жестких дисков и серверов — гарантированное стирание с использованием специального программного обеспечения. Для CD/DVD, флеш-накопителей — физическое уничтожение (дробление, измельчение).
Бланки строгой отчетности: Уничтожаются с предварительным вырезанием или гашением номеров.

Если уничтожение передается на аутсорсинг специализированной компании, к акту необходимо приложить договор на оказание услуг и акт приема-передачи документов. Это подтвердит законность процедуры.

Шаг 4: Финализация процедуры

В акте делается отметка о факте, дате и способе уничтожения.
Утвержденный акт с отметкой об уничтожении подшивается в дело постоянного хранения (например, в дело «Акты о выделении к уничтожению документов»).
В учетные документы архива (описи, лист-заверитель дела) вносятся соответствующие отметки.

вверх

4. Особенности уничтожения электронных документов

С развитием цифровизации работа с электронным архивом стала неотъемлемой частью процесса. Алгоритм экспертизы ценности тот же, но способы уничтожения отличаются:

Экспертиза проводится на основе электронной номенклатуры дел.
Уничтожение файлов должно быть необратимым. Простое удаление в корзину недостаточно. Необходимо использование программ для гарантированного стирания данных.
Физические носители (серверные жесткие диски, вышедшие из строя) должны уничтожаться физически с составлением акта.

вверх

Оформление документов