Списание и утилизация архивов

В процессе работы с документами и формирующимся архивом предприятия рано или поздно приходится сталкиваться с тем, что часть документов, заполняющих полки архива, необходимо уничтожить. При этом в процессе уничтожения важно не потерять необходимые бумаги и оптимизировать систематизацию и хранение оставшихся после уничтожения дел. Решать эти задачи призвана экспертная комиссия и служба делопроизводства и архива предприятия, а в случае их отсутствия — сторонняя организация.

Если на вашем предприятии все в порядке, то у вас уже имеется и работает номенклатура бумажных и электронных дел. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел описи их уже поделены на описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сделаны необходимые формы, а в самой номенклатуре указано, как и когда можно начинать утилизировать те или иные документы и сданные в архив предприятия дела.

По окончании каждого делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи. Собственно после этого и имеет смысл начать процедуру уничтожения ненужных документов.

Настоятельно рекомендуется не поручать это дело одному сотруднику. Во-первых, он может ошибаться, во-вторых, отбор и экспертиза документов и дел для уничтожения предполагают изучение не только их заголовков, но и содержания, а с этой работой даже в масштабе малого предприятия сложно справляться одному. Поэтому на предприятии приказом руководства должна быть сформирована постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Она создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия. В её состав входят минимум 3 человека. В идеальном случае это представители бухгалтерии, службы делопроизводства и юридического отдела, работники эти должны обладать необходимым опытом и квалификацией. Возглавляет комиссию один из замов руководителя предприятия или директор лично, ее секретарем, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив учреждения. Если на предприятии существует еще и научно-техническая документация, то для экспертизы её ценности следует создать комиссию из специалистов в данной области знаний. Вообще к работе комиссии могут привлекаться любые эксперты, включая внешних.

Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководителе учреждения. Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем учреждения. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России (Росархив). Она образовывается приказами руководителя об утверждении Положения о постоянно действующей экспертной комиссии и об утверждении персонального состава комиссии на соответствующий период. Положение о экспертной комиссии создается на основе «Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

Основными задачами ЭК являются:

— Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

— Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.

— Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

Экспертная комиссия, как правило, рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:

На утверждение ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения:

— описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;

— перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение;

— акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне, документов до 1945 г. включительно.

На согласование ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своего учреждения:

— сводную номенклатуру дел учреждения;

— описи дел по личному составу;

— акты об утрате или неисправимом повреждении документов постоянного хранения.

На рассмотрение ЭПК архивного учреждения:

— предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем.

На утверждение руководителя учреждения:

— акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

— акты об утрате или неисправимом повреждении документов по личному составу.

Комиссия работает по годовым планам, ей же утверждаемым. Решения экспертная комиссия предприятия принимает открытым голосованием, простым большинством голосов и оформляет протоколом. Решения ее вступают в силу только после утверждения руководителем организации. Протоколы, содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Экспертиза ценности документов проводится на всех этапах жизненного цикла документа:

В текущем делопроизводстве:

— при составлении номенклатуры дел,

— при формировании документов в дела,

— при подготовке дел к последующему хранению;

В архиве организации:

— в процессе подготовки дел к передаче в центральные архивы;

— в процессе выделения документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Ценность документов как для каждой конкретной организации, так и для государства в целом неравнозначна. Она зависит от многих факторов. Так, часть документов содержит информацию, которая необходима только для решения какого-то конкретного задания или процедуры. Такая информация носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Информация, содержащаяся в других документах, может сохранять свое значение на протяжении нескольких лет. По этой причине и установлен пятилетний срок хранения для всех видов переписки. Однако часть документов сохраняет свое значение на длительный (или постоянный) срок, так как содержит информацию, которая может быть использована ретроспективно уже не только для практической деятельности, но и для научных целей. Документы, которые содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата, деятельности юридических лиц и др., могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются прежде всего важностью информации, заключенной в них.

Отбор документов для уничтожения осуществляется на основе данных номенклатуры, в которой указаны сроки хранения документов, описей дел и срок их хранения. Условно всю документацию, подлежащую уничтожению, можно разделить на не являющуюся ценной текущую — временного срока хранения (до 10 лет или «До минования надобности»), дублирующую (копии, черновики), архивную — с истекшим сроком временного хранения.

Первая разновидность документации отбирается в конце года или несколько раз в год на этапе формирования дел постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения и формирования их для отправки в архив. Вторая — как на этапе формирования дел, так и в ходе их последующего постраничного осмотра. Третья — в ходе изучения описей и номенклатуры дел архива предприятия.

На этапе формирования архивных дел все документы временного хранения выводятся в отдельные папки, полистно изучаются и, как правило, уничтожаются. Сначала, правда, необходимо сформировать дела постоянного и временного хранения, произвести опись включаемых в них документов, сшить эти дела, а только потом приступать к изучению и уничтожению оставшихся документов, не подлежащих хранению вообще. Уничтожение их проходит по Акту о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Секретные и несекретные документы уничтожаются по разными актам. Образец акта приведен в соответствующем разделе журнала. Основанием для его издания будет Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Акт проходит несколько этапов. Составляется он на основе решения ЭПК по разделению дел на дела постоянного и временного хранения — в нашем случае по не включенным с этот список документам. Подписывается лицом или лицами, его составившими. Затем согласовывается с экспертной комиссией организации. Согласованный с экспертной комиссией организации акт передается на утверждение руководителю организации. Затем осуществляется вывоз документов на уничтожение, о чем делается соответствующая запись. Последняя запись в акте свидетельствует о том, что документы уничтожены, а ответственный за работу архива внес сведения об этом в учетные документы архива. Акт подшивается в соответствующее дело.

Общество с ограниченной Утверждаю

Ответственностью «Лазурит-К»

Генеральный директор

ООО «Лазурит-К»

___________ И. О. Цыкало

22.10.2014

Акт N1

18.10.2014 г. г. Волоколамск

О выделении к уничтожению,

Не подлежащих хранению

На основании Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие своё практическое значение следующие документы ООО «Лазурит-К».

N п/п	Заголовок дела или группы дел	Крайние даты	Номера описей	Индекс дела по номенклатуре дел	Кол-во ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
	Отдел кадров
12	Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии	2004	—	05-03	1	ДМН ст. 6 а
13	Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных отпусков	2004	—	05-05	3	5 лет ст. 6 б
14	Переписка о работе с кадрами	2004	—	05-16	1	5 лет ЭПК ст. 264, 334
15	Переписка об оформлении командировок	2004	—	05-17	1	5 лет ст. 352
16	Графики отпусков	2000-2004	—	05-25	1	1 год ст. 356
	Юридический отдел
17	Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии	2004	—	06-03	1	ДМН ст. 6 а
18	Справки, заключения, разъяснения отдела по применению законодательства	2004	—	06-15	2	5 лет ЭПК ст. 61
19	Переписка по правовым вопросам	2004	—	06-18	1	3 года ст. 62
20	Заявления и жалобы физических лиц и документы по их рассмотрению	2004	—	06-19	2	5 лет ст. 56 б
…	…

Описи дел постоянного хранения за 2004-2008 годы утверждены, по личному

Составу согласованы с ЭПК N-ского архива (протоколы от 11.04.14 N 5,

16.04.14 N 7).

Итого 285 (двести восемьдесят пять) ед. хр. за 2000-2004 годы.

Заведующая канцелярией Л. А. Квочкина

18.10.2010

Согласовано

Протокол ЭК

От 20.10.2010 N 2

Документы в количестве _______ ед. хр., весом ____ кг сданы на переработку

По приемно-сдаточной накладной от _________ N ____ / полностью уничтожены

В присутствии __________________________________________________________.

Заведующая канцелярией Л. А. Картенко

28.04.2014

Затем мы отправляемся в архив предприятия и с помощью лица, ответственного за его ведение и номенклатуры дел, выделяем те, у которых истек срок хранения. В отношении уже сформированных дел, у которых истекли сроки хранения, действует простое правило. Утилизировать их можно только после 1 января года, следующего за тем, в котором истек срок их хранения. Если в архиве существуют смешанные дела, в которых частично представлены документы с истекшим сроком хранения, их придется расшивать, изымать те, что подлежат экспертизе ценности или безусловной утилизации, вносить изменения в описи дел, в которых остаются документы, которые необходимо еще хранить, затем дела сшиваются заново. Также удаляются копии, черновики, двойные экземпляры документов, которые по каким-то причинам попали в архивные дела. Следует помнить, что критерием для включения копий и черновиков в архив обычно является их ценность, так что комиссии следует внимательно изучить их содержание перед изъятием из дел. Дела с истекшими сроками изымаются из архива по соответствующему акту.

Полученный массив документации необходимо, если это ещё возможно (часто архив в ужасном состоянии, и о том, чем когда-то был этот комок бумаги, можно догадаться только по номенклатуре дел), описать. При составлении акта необходимо учитывать и тот факт, что описание дел, включаемых в акт, отличается от описания дел, вносимых в описи. В акте не описывается каждое дело индивидуально, а указывается общее количество дел данного вида (наименования) и крайние сроки завершения дел в делопроизводстве, то есть: Приказы о назначении премий 14 января 1993 г. — 18 января 1997 г. — 3 дела.

Акт будет дублировать структуру и порядок расположения документов из номенклатуры дел. В случае расхождения числа фактических дел и тех, что указаны в описях, следует указать причины такого расхождения (допустим, акт об неисправимом повреждении нескольких дел водой при аварии в 1996 году, который тоже имеется в архиве). В идеале количество дел, которые вы уничтожаете, и их число по документам должны совпасть.

Полученная масса дел отправляется на экспертизу. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. Наиболее важные и ценные документы возвращаются в архив с продленными сроками хранения, передаются в Архивную систему России, все прочие после подписания актов о проведенной экспертизе ценности отправляются на уничтожение. Способ уничтожения избирается организацией самостоятельно. Это может быть химическое уничтожение, сжигание, измельчение документов. Главное — не пускать их на черновики и не выбрасывать с бытовым мусором.

Электронные документы проходят процедуру экспертизы ценности и уничтожения схожим способом, единственное отличие заключается в том, что носители информации, на которых они записаны, например, компакт-диски, можно также уничтожить физически, а данные, хранящиеся на жестких дисках или в облачных хранилищах, следует стирать безопасными методиками, т. е. многократно от 8 до 50 раз заполняя место, которое занимал файл цифровым мусором.

Бланки строгой отчетности, подлежащие уничтожению ввиду порчи, требуется уничтожать, предварительно вырезав их номера, — они подтвердят факт уничтожения в дальнейшем.

Об уничтожении документов составляется соответствующий акт. Нужно заметить, что уничтожение до конца должно происходить в присутствии ответственного за это лица. Если организация поручила уничтожение третьему лицу, к акту добавятся договор об утилизации и накладная о приеме документов на утилизацию.