Исправление ошибок и внесение изменений в трудовые книжки

В процессе кадрового делопроизводства неизбежно возникают ситуации, когда в записях о трудовой деятельности сотрудника допускаются ошибки или требуется актуализировать устаревшие, но изначально верные сведения. Неверно оформленные исправления могут привести к конфликтам с работниками, претензиям со стороны контролирующих органов и проблемам для самого работодателя. В этой статье мы подробно разберем, как грамотно исправить ошибочную информацию, какие записи считаются потенциально рискованными и могут привлечь внимание госорганов, а также как вносить изменения в корректные, но потерявшие актуальность данные.

Мы рассмотрим на конкретных примерах:

Признание недействительной записи, ошибочно внесенной в трудовую книжку (например, запись о переводе, внесенная не тому сотруднику), с одновременным внесением правильной записи или без него.
Корректировку записей об увольнении, в том числе при отзыве работником своего заявления.
Внесение исправлений в принудительном порядке по решению суда или контролирующего органа.
Особенности признания недействительными записей в сведениях формы ЕФС-1, касающихся перехода на электронную трудовую книжку, кадровых событий и вида договора.

Вы также узнаете о ключевых различиях между корректировками по старым (действовавшим до сентября 2021 года) и новым правилам, а также о том, как использовать имеющиеся в законодательстве пробелы в свою пользу.

Где фиксируется трудовая биография?

Основная информация о трудовой деятельности и стаже сотрудника отражается в двух ключевых документах:

В бумажной трудовой книжке – если она продолжает вестись по желанию работника.
В сведениях о трудовой деятельности (электронной трудовой книжке) – которые формируются работодателем в электронном виде и передаются на хранение в Социальный фонд России.

Ошибки могут закрасться в оба типа учета. Критически важно своевременно их обнаружить и исправить по всем правилам, чтобы избежать не только конфликтов, но и проблем при назначении пенсии или подтверждении стажа.

Терминология: что такое «исправление» и что такое «изменение»?

Прежде чем перейти к процедурам, четко разграничим понятия:

Изменения и дополнения – это действия в отношении верных, но устаревших записей. Например, изменение фамилии сотрудницы или дополнение сведений об образовании. Как правило, изменения вносятся путем зачеркивания (на титульном листе), а дополнения – без зачеркивания.
Исправления – это действия, направленные на замену ошибочных или некорректных записей на правильные.

Именно исходя из этого разделения, мы и будем рассматривать дальнейшие алгоритмы.

Корректировка записей в бумажной трудовой книжке

1. Исправления на титульном листе

Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее – Порядок), детально регламентирует правки на титульнике:

ФИО и дата рождения: прежние данные аккуратно зачеркиваются одной чертой, рядом вписываются новые. На внутренней стороне обложки делается ссылка на документ-основание (паспорт, свидетельство о браке и пр.) с указанием его номера, даты и выдавшего органа. Запись заверяется подписью работодателя и печатью.
Образование, профессия, специальность: новые сведения дополняют старые без какого-либо зачеркивания.

2. Исправления в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении»

Здесь Порядок не столь детализирован, что дает кадровикам определенную свободу, но и накладывает строгий запрет.

Пункт 12 Порядка: В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Второй абзац того же пункта гласит, что в «таком же порядке» признаются недействительными записи об увольнении или переводе, признанных незаконными. Однако сам этот «порядок» в итоговой редакции документа не прописан.

Интересно, что в проекте Порядка присутствовали развернутые формулировки, практически дословно копирующие нормы утратившей силу Инструкции (Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69). Но в окончательной версии они были исключены.

Практическое применение: свобода в рамках закона

Отсутствие жестких предписаний – это не только проблема, но и возможность. Главный принцип: неверная запись признается недействительной без зачеркивания. Все, что не противоречит этому правилу, допустимо.

Запись о недействительности с внесением верной записи
Раньше кадровики опасались отступать от шаблонных фраз. Сейчас допустимо использовать как полную форму («Запись за номером 12 недействительна»), так и краткую («Запись № 12 недействительна»).
Важное изменение: сейчас рекомендуется оформлять запись о недействительности и правильную запись разными строками, а не единым блоком, как было раньше.
Пример: В записи о приеме на работу ошибочно указана должность «заместитель директора по общим вопросам» вместо «заместитель директора».
Как исправить:
1. Следующим порядковым номером (например, 13) вносится запись: «Запись № 12 недействительна». Датой указывается день исправления.
2. Затем, под номером 14, вносится правильная запись о приеме на работу. При этом датой приема указывается первоначальная дата, а в графе «Основание» повторяется реквизиты исходного приказа.
Отмена ошибочно внесенной записи
Бывают ситуации, когда запись нужно просто аннулировать, не внося новую. Например, если запись о переводе была внесена ошибочно не тому сотруднику или отражала временный перевод (что в трудовой книжке недопустимо).
Пример: В трудовую книжку Тельцова ошибочно внесена запись о переводе, предназначенная для Стрельцова.
Как исправить: Под следующим порядковым номером вносится запись: «Запись № 11 недействительна».
Нюанс: В графе «Основание» можно оставить пустое место, так как приказ о переводе другого сотрудника не является основанием для исправления в данной трудовой книжке. Однако если ошибка связана с временным переводом, то в качестве основания можно указать реквизиты приказа о таком переводе.
Исправление записи об увольнении
Особенность здесь в том, что записи за период работы у одного работодателя заверяются подписью и печатью, тем самым «закрывая» блок.
- Если ошибка обнаружена до заверения: исправляем по стандартной схеме.
- Если блок уже заверен: перед внесением исправлений необходимо заново «открыть» его. Для этого в графе 3 указывается полное и сокращенное наименование работодателя в виде заголовка. После этого вносятся записи о недействительности и правильная запись, а весь новый блок заверяется подписью и печатью заново.
  Пример: Сотрудник уволен по соглашению сторон, но на самом деле – по собственному желанию. Ошибка обнаружена в день увольнения, записи уже заверены.
  Как исправить:
1. Вносим заголовок с наименованием организации.
2. Под следующим номером вносим запись о недействительности записи об увольнении.
3. Затем вносим правильную запись об увольнении по новому основанию.
4. Заверяем новый блок подписью и печатью.
Отзыв заявления об увольнении
Если работник отозвал свое заявление об увольнении, но запись уже внесена и заверена, действуем по аналогии с исправлением заверенного блока.
1. Открываем блок записей заголовком.
2. Вносим запись о недействительности записи об увольнении.
3. В графе «Основание» указываем реквизиты приказа об отмене приказа об увольнении.
  После этого трудовая книжка продолжает вестись в обычном порядке, как если бы увольнения не было.
«Принудительные» исправления по решению суда или контролирующих органов
Если увольнение или перевод признаны незаконными, работодатель обязан исправить записи. Порядок тот же – признание записи недействительной. При этом не требуется обязательно дополнять запись фразой «восстановлен на прежней работе», хотя она и допустима.
Основанием для исправления будет служить приказ работодателя, изданный во исполнение решения суда или предписания госоргана. Его реквизиты и указываются в графе «Основание».

Корректировка сведений в электронной трудовой книжке (ЕФС-1)

С 1 апреля 2024 года действует новая форма ЕФС-1, утвержденная Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Исправления в электронном виде имеют свою специфику.

Исправление записи о выборе формы трудовой книжки
В подразделе 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» указывается информация о заявлении работника на ведение бумажной или электронной книжки.
- Если указана неверная дата заявления: представляется новый подраздел 1.1 с правильной датой.
- Если запись нужно отменить полностью (например, заявление не подавалось): в соответствующей строке указывается ранее внесенная дата, а в поле «Признак отмены» ставится знак «X».

Заключение: как использовать пробелы в законодательстве?

Отсутствие жестко регламентированных формулировок в Порядке ведения трудовых книжек предоставляет работодателям свободу маневра. Могут ли такие «нетрадиционные» детали, как знак «№» или отсутствие фразы о восстановлении, навредить работнику? Скорее нет, чем да.

Во-первых, при отсутствии четких предписаний нет и формального нарушения. Во-вторых, сегодня бумажные трудовые книжки играют в основном справочную роль. Страховой стаж для пенсии Социальный фонд России рассчитывает прежде всего на основе сведений индивидуального персонифицированного учета (то есть электронных данных). Поэтому для сотрудника критически важна точность записей именно в ЕФС-1 и корректность уплаты страховых взносов.

Таким образом, действуя в рамках общего запрета на зачеркивание и принципа признания записей недействительными, кадровый специалист может исправлять ошибки наиболее логичным и удобным способом, минимизируя риски для организации и обеспечивая работнику достоверное отражение его трудового пути.