Расчет нормы рабочих часов при суммированном учете

Правильный расчет нормы рабочих часов — краеугольный камень корректного ведения суммированного учета рабочего времени. Ошибки на этом этапе приводят к неправильному определению переработок, недостоверному расчету заработной платы и, как следствие, к претензиям со стороны контролирующих органов и судебным спорам. В этой статье на конкретных практических примерах мы разберем, как рассчитать норму для сотрудника на неполной ставке, как скорректировать ее в случае отпуска или болезни, и проанализируем две существующие методики корректировки нормы, одобренные Рострудом и Минтрудом России. Материал дополнен актуальными образцами документов.

Согласно части 1 статьи 104 Трудового кодекса Российской Федерации, введение суммированного учета рабочего времени допустимо, когда ежедневная или еженедельная продолжительность труда не может быть соблюдена. Главное условие — чтобы продолжительность работы за учетный период не превышала нормальное число рабочих часов.

1. Базовый принцип: как определяется норма часов

Исходной точкой для любого расчета является еженедельная продолжительность работы, установленная для конкретной категории сотрудников (часть 3 статьи 104 Трудового кодекса Российской Федерации).

Полное рабочее время: Норма равна 40 часам в неделю.
Сокращенное рабочее время: Для определенных законом категорий (несовершеннолетние, инвалиды I и II групп, работники с вредными условиями труда) норма составляет 36, 35 или 24 часа в неделю.
Неполное рабочее время: Норма устанавливается по соглашению сторон (например, 20 часов в неделю).

Для сотрудников с полным и сокращенным рабочим днем нет необходимости проводить самостоятельные расчеты. Готовые нормы на год, квартал и месяц содержатся в официальном Производственном календаре. Например, в 2025 году норма при 40-часовой неделе составляет 1972 часа.

2. Специальные случаи: расчет нормы для неполного рабочего времени

Когда сотрудник работает на условиях неполного рабочего времени (неполный день или неполная неделя), норму часов приходится рассчитывать самостоятельно. Для этого применяется Порядок, утвержденный Приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н.

Формула расчета:

Норма часов = (Установленная недельная продолжительность (часы) / 5) × Количество рабочих дней по календарю 5-дневной недели в периоде — Часы сокращения в предпраздничные дни

Пример 1. Расчет для сотрудника на 0.5 ставки

Определим норму часов совместителю (0.5 ставки = 20 часов в неделю) за II квартал 2025 года.

А = 20 часов.
B = 59 рабочих дней (по производственному календарю).
C = 2 часа (сокращение на 1 час в предпраздничные дни 30 апреля и 11 июня).

Расчет: (20 / 5) × 59 — 2 = 234 часа.

Нельзя просто разделить полную норму часов (например, 470 часов для II квартала) пополам. Это приведет к ошибке (470 / 2 = 235 часов, тогда как точный расчет дает 234 часа). Всегда используйте утвержденную формулу.

Пример 2. Расчет для индивидуального графика

Сотрудник работает 4 дня в неделю по 3 часа. Его недельная норма — 12 часов. Рассчитаем годовую норму на 2025 год.

А = 12 часов.
B = 247 рабочих дней.
C = 4 часа (4 предпраздничных дня в 2025 году).

Расчет: (12 / 5) × 247 — 4 = 588,8 часа.

3. Индивидуальный расчет нормы

Норма подлежит индивидуальному расчету, если сотрудник был принят на работу или уволился в середине учетного периода. В этом случае норма рассчитывается только за фактическое время его нахождения в организации.

Пример 3. Расчет для вновь принятого сотрудника

Сотрудник принят 14 апреля 2025 года. Учетный период — квартал. Условия труда вредные (3.2 класс), рабочая неделя — 36 часов.

Полная норма за II квартал для 36-часовой недели = 422,8 часа.
Период с 1 по 13 апреля = 9 рабочих дней.
Часы, которые сотрудник не отработал: (36 / 5) × 9 = 64,8 часа.

Индивидуальная норма: 422,8 — 64,8 = 358 часов.

4. Корректировка нормы: когда и зачем она нужна

Изначально рассчитанная норма является «идеальной» и не учитывает периоды, когда сотрудник законно отсутствовал на работе. Для корректного определения сверхурочных часов эту норму необходимо уменьшить — провести корректировку.

Коррекция нормы требуется на периоды, когда за сотрудником сохранялось место работы, но он не исполнял трудовые обязанности. Любая переработка сверх скорректированной нормы будет считаться сверхурочной работой и подлежать оплате в повышенном размере.

Периоды для корректировки:

Ежегодный основной и дополнительный отпуска.
Временная нетрудоспособность (больничный).
Командировки.
Исполнение государственных или общественных обязанностей.
Донорские дни.
Дополнительные выходные по уходу за ребенком-инвалидом.
Прохождение обязательного медицинского осмотра или диспансеризации.

5. Два способа корректировки нормы: какой выбрать?

В законодательстве нет единой методики, поэтому на практике применяются два подхода. Выбор между ними имеет критическое значение для расчета заработной платы.

Способ 1. Вычет по индивидуальному графику работника

Суть: Из нормы вычитается то количество часов, которое сотрудник должен был бы отработать по своему индивидуальному графику на период отсутствия.
Поддержка: Письма Минтруда России от 01.09.2021 № 14-6/ООГ-8378, Роструда от 01.03.2010 № 550-6-1.
Недостаток: Может быть несправедлив для вахтовиков, заболевших в период междувахтового отдыха, так как из нормы не вычитается ничего, хотя фактически они отсутствовали.

Способ 2. Вычет по календарю 5-дневной 40-часовой недели

Суть: Из нормы вычитается количество часов, рассчитанное исходя из стандартной 40-часовой (или иной установленной ему) недели, независимо от его реального графика.
Поддержка: Рекомендации на портале Роструда «Онлайнинспекция.рф».
Преимущество: Более универсальный и справедливый способ, особенно при длительных отсутствиях.

Какой способ предпочтительнее?

Способ 1 логично применять при краткосрочных незапланированных отсутствиях (больничный на 2-3 дня, сдача крови, дополнительные выходные), когда у работника есть четкий график смен.
Способ 2 целесообразно использовать при длительных запланированных отсутствиях (ежегодный отпуск, отпуск по уходу за ребенком, длительная командировка), когда индивидуальный график на этот период не составлялся.

Пример 4. Корректировка нормы на период отпуска

Сотрудник с графиком «2 через 2» по 12 часов идет в ежегодный отпуск с 7 по 20 апреля 2025 года (14 календарных дней).

По Способу 1: На период отпуска по графику приходится 6 смен по 12 часов = 72 часа. Норма уменьшается на 72 часа.
По Способу 2: На период отпуска приходится 10 рабочих дней по 5-дневной неделе. Расчет: (40 / 5) × 10 = 80 часов. Норма уменьшается на 80 часов.

Разница в 8 часов существенна и повлияет на расчет сверхурочных.

6. Особый случай: корректировка на период отпуска

Отпуск предоставляется в календарных днях. Чтобы скорректировать норму часов, необходимо перевести дни отпуска в часы.

Формула: Часы отпуска = (Количество календарных дней отпуска / 7) × Продолжительность рабочей недели (часы)

Пример 5. Учет основного и дополнительного отпуска

Сотруднику с 35-часовой неделей предоставляется отпуск: 28 дней основного + 3 дня дополнительного = 31 день.

Часы, приходящиеся на отпуск: (31 / 7) × 35 = 155 часов.
Рассчитанная норма за полугодие (например, 816 часов) уменьшается на 155 часов.
Скорректированная норма: 816 — 155 = 661 час.

Образец приказа об утверждении норм рабочих часов

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ПРОМСТРОЙ»
(ОГРН 1181234567890, ИНН 7721234567)
г. Москва, ул. Промышленная, д. 15

ПРИКАЗ
«25» декабря 2024 года
№ 159-Н

Об утверждении норм рабочих часов на 2025 год

В соответствии со статьей 104 Трудового кодекса Российской Федерации, разделом 5 Правил внутреннего трудового распорядка ООО «Промстрой», утвержденных приказом от 15.03.2024 № 45,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвертить на 2025 год для работников производственного подразделения, в отношении которых ведется суммированный учет рабочего времени с учетным периодом «квартал», следующие нормы рабочих часов:

| Учетный период | Норма рабочих часов в зависимости от установленной продолжительности рабочей недели |
| :— | :—: | :—: | :—: |
| | 40 часов | 36 часов | 24 часа |
| I квартал 2025 года | 463,0 | 416,6 | 277,4 |
| II квартал 2025 года | 470,0 | 422,8 | 281,6 |
| III квартал 2025 года | 528,0 | 475,2 | 316,8 |
| IV квартал 2025 года | 511,0 | 459,8 | 306,2 |
| 2025 год (итого) | 1972,0 | 1774,4 | 1182,0 |

Начальнику отдела кадров Семеновой И.П. обеспечить составление графиков сменности на 2025 год с учетом утвержденных настоящим приказом норм рабочих часов.

Главному бухгалтеру Волковой Е.А. при расчете заработной платы руководствоваться утвержденными нормами рабочих часов.

Настоящий приказ довести до сведения всех работников производственного подразделения под подпись в срок до «28» декабря 2024 года.

Генеральный директор _________________ /А.В. Новиков/

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров _________________ /И.П. Семенова/ «25» декабря 2024 г.
Главный бухгалтер _________________ /Е.А. Волкова/ «25» декабря 2024 г.