Устанавливаем работникам премии Общие положения по оплате труда

Поощрение работников по результатам труда является одним из способов материального стимулирования. При этом работодатель связывает такое стимулирование с личным вкладом работника, его компетентностью и добросовестностью. В статье разберем основные моменты, на которые работодателю необходимо обратить внимание при назначении премий работникам, а также определим, от чего может зависеть размер таких выплат.

Итак, нормой ч. 1 ст. 129 ТК РФ предусмотрено, что заработной платой (оплатой труда работника) является вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты). То есть ТК РФ определяет как заработок (доход работника) не только выплаты, непосредственно связанные с результатом трудовой деятельности, но и стимулирующие и компенсационные, однако их содержание не раскрывается. Основанием как непосредственно связанных с трудовым результатом, так и стимулирующих и компенсационных выплат являются трудовые отношения между работником и работодателем (Постановление ФАС СКО от 12.08.2011 N А32-26316/2010). Кроме того, арбитры указывают на стимулирующий характер выплат, производимых работникам ко дню рождения, и признают такие выплаты элементами оплаты труда (постановления Президиума ВАС РФ от 10.05.2011 N 17950/10, ФАС ПО от 15.12.2011 N А12-7230/2011).
Также напомним, что Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.12.2007 N 818 утверждены перечень видов выплат стимулирующего характера в федеральных бюджетных, автономных, казенных учреждениях и разъяснения о порядке установления таких выплат в указанных учреждениях. В соответствии с этим приказом к таковым относятся выплаты:
— за интенсивность и высокие результаты работы;
— за качество выполняемых работ;
— за стаж непрерывной работы, выслугу лет;
— премиальные по итогам работы.
Характер производимой работнику выплаты ВАС определяет, исходя из установленных коллективным договором условий ее получения и определения размера. При этом следует отличать премию от материальной помощи. Так, если на выплату влияют, например, стаж работы, размер оклада, наличие почетного звания, отсутствие нарушений трудовой дисциплины, то она не является материальной помощью и относится к системе оплаты труда (Определение ВАС РФ от 20.08.2010 N ВАС-4350/10).

Обратите внимание! К материальной помощи относятся выплаты, которые не связаны с выполнением получателем трудовой функции и направлены на удовлетворение его социальных потребностей, обусловленных возникновением трудной жизненной ситуации или наступлением определенного события (Постановление Президиума ВАС РФ от 30.11.2010 N ВАС-4350/10 по делу N А46-9365/2009, Определение ВАС РФ от 20.08.2010 N ВАС-4350/10 по делу NА46-9365/2009). Материальная помощь характеризуется разовым характером и социальной направленностью (Определение ВАС РФ от 26.08.2010 N ВАС-9762/10 по делу NА04-251/2009). Соответственно, она выдается работнику организации для личных нужд и не является оплатой труда за фактически отработанное время.

Статья 131 ТК РФ предусматривает, что выплата заработка производится в денежной форме в валюте РФ (в рублях). В соответствии с коллективным договором или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству РФ и международным договорам РФ. Доля зарплаты, выдаваемая в неденежной форме, не может превышать 20% начисленной месячной заработной платы.
Напомним, что коллективный договор представляет собой правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. В коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работников и работодателя, в частности формы, системы и размеры оплаты труда, выплата пособий и компенсаций (ст. 40, абз. 2, 3 ч. 2 ст. 41 ТК РФ).
В соответствии со ст. 135 ТК РФ система оплаты труда (включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования) устанавливается коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Однако следует учитывать, что локальный нормативный акт, предусматривающий стимулирующие выплаты, должен приниматься с учетом мнения представительного органа работников (ч. 4 ст. 135).
Согласно положениям ст. 191 ТК РФ работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии). При этом другие виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине. За особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам.
Из анализа положений ТК РФ следует, что необходимо разделять премии на два вида:
— поощрительные выплаты, являющиеся составной частью заработной платы и определенные системой оплаты труда в организации, выплачиваемые на регулярной основе;
— носящие разовый характер поощрения за успехи в работе.

К сведению. В целях формирования статистических данных о зарплате работников премии и вознаграждения, имеющие систематический характер, включаются в фонд заработной платы работников в составе платы за отработанное время (п. 85.1, пп. «м» п. 86.1 Указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения ).

Отметим, что размеры доплат и надбавок стимулирующего характера, премий и иных поощрительных выплат в силу ст. 132 ТК РФ не ограничены и не связаны с оплатой труда в каких-либо особых условиях. Соответственно, работодателю необходимо самостоятельно установить перечень оснований, условия и порядок выплаты этих сумм, а также их размер. Кроме того, данные положения должны быть закреплены в локальном нормативном акте, например, в положении об оплате труда, коллективном договоре, соглашении. (Аналогичная позиция отражена в Определении Санкт-Петербургского городского суда от 14.09.2010 N 33-12682.) Однако следует помнить, что в трудовом договоре с работником обязательна ссылка на локальный нормативный акт, предусматривающий условия и порядок премирования . Это необходимо для того, чтобы организация смогла принять данные выплаты в расходы в налоговом учете.
Если в трудовом договоре работника и локальном нормативном акте отсутствуют условия об обязательной выплате премии в фиксированном размере ежемесячно, то работодатель вправе самостоятельно устанавливать размер премии (Определение Санкт-Петербургского городского суда от 15.04.2010 N 4755). При указании в трудовом договоре размера премии необходимо отразить условия премирования и (или) дать ссылки на локальные акты, регулирующие выплату премий работникам, поскольку отсутствие этих сведений и доказательств ознакомления работников с данными локальными актами будет означать, что премии являются составной частью заработной платы и должны быть выплачены в обязательном порядке. Данный вывод представлен в определениях Санкт-Петербургского городского суда от 15.09.2009 N 12202, от 14.10.2010 N 33-5015/2010.
Согласно позиции Минфина, изложенной в Письме от 22.02.2011 N 03-03-06/4/12, премии, выплачиваемые сотрудникам к праздничным дням, не относятся к выплатам стимулирующего характера, так как не связаны с производственными результатами. Уточним, что ранее финансовое и налоговое ведомства придерживались того же мнения (письма Минфина РФ от 21.07.2010 N 03-03-06/1/474, от 16.11.2007 N 03-04-06-02/208, УФНС по г. Москве от 05.04.2005 N 20-12/22796).
Однако мнение судей отличается. Так, в постановлениях ФАС МО от 24.02.2010 N КА-А40/450-10-1,2 (Определением ВАС РФ от 09.06.2010 N ВАС-4861/10 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС), от 17.06.2009 N КА-А40/4234-09, ФАС УО от 19.01 2009 N Ф09-10311/08-С3, ФАС ЗСО от 23.01.2008 N Ф04-222/2008(688-А27-37), ФАС ЦО от 15.09.2006 N А64-1004/06-11, ФАС ПО от 07.09.2004 N А65-20830/03-СА1-32 суды со ссылкой на ст. 5, 8 ТК РФ указывали, что выплаты к праздничным датам могут быть отнесены к оплате труда, если они предусмотрены трудовым (коллективным) договором или иным локальным актом, связаны с производственной деятельностью и выполнением трудовых обязанностей, носят поощрительный и стимулирующий характер.
Поэтому, чтобы признать премии как составляющие оплаты труда, рекомендуем в положении о премировании отразить, в частности:
— основания, показатели, условия премирования;
— перечень выплат, на которые премия начисляется и не начисляется;
— показатели (условия), при которых премия не выплачивается либо выплачивается в меньшем размере;
— источник финансирования.
Основными критериями премирования могут являться:
— интенсивность и напряженность труда;
— своевременное, добросовестное, качественное выполнение трудовых обязанностей;
— качественное и оперативное выполнение важных заданий, поручений;
— достижение определенных финансово-экономических результатов.
Не начислить же премию можно в следующих случаях:
— за нарушение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности, требований охраны труда;
— за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией;
— за невыполнение приказов и распоряжений;
— за нарушение, повлекшее дисциплинарное взыскание.
Также встречаются ситуации, когда премия не предусмотрена трудовыми и (или) коллективными договорами, но начисляется на основании приказа (распоряжения) работодателя. Отметим, что данные выплаты нельзя отнести непосредственно на оплату труда (см. Письмо УФНС по г. Москве от 05.04.2005 N 20-12/22796). Аналогичное мнение отражено в постановлениях ФАС СЗО от 19.06.2006 N А56-25980/2005, от 16.07.2008 N А56-15358/2007.

Что влияет на размер премии?

Итак, как указано выше, работодатель в локальном нормативном акте устанавливает критерии начисления премии, определяет ее размер и причины неначисления. Соответственно, если определенные показатели не достигнуты, то работодатель вправе принять решение о неначислении премии либо о ее начислении в меньшем размере. Но такое решение должно быть обоснованным (определения Московского областного суда от 07.10.2010 N 33-18979, Московского городского суда от 13.07.2010 N 33-16401).
Считаем, что полностью лишить работника премии можно только в случае, если он в течение периода, за который назначается премия, находился на больничном либо в отпуске. Однако, как следует из норм, приведенных в ст. 22 и 132 ТК РФ, зарплата каждого работника зависит как от количества затраченного труда, так и от сложности и качества выполняемой работы. Соответственно, больничный лист, отпуск не всегда могут служить основанием для уменьшения размера премии.
Также на размер и сам факт начисления/неначисления премии может повлиять дисциплинарное взыскание. За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание в форме замечания, выговора, увольнения (ст. 192 ТК РФ). При наложении взыскания должны учитываться тяжесть совершенного проступка и обстоятельства, при которых он был совершен.
Отметим, что работодатель в локальном нормативном акте может предусмотреть условие о том, что при наличии дисциплинарного взыскания премия не выплачивается в течение всего срока действия взыскания. В то же время трудовое законодательство не содержит прямых норм, запрещающих выплачивать работнику, имеющему дисциплинарное взыскание, премию, а также не устанавливает конкретных требований к содержанию локальных нормативных актов.

К сведению. Согласно ст. 194 ТК РФ, если в течение года со дня применения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому дисциплинарному взысканию, то он считается не имеющим взыскания. При этом работодатель до истечения года со дня применения взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников.

Также обратим внимание на Письмо Роструда от 11.03.2009 N 1146-ТЗ, в котором разъяснено, что обязательным является условие о режиме рабочего времени (который включает также сведения о времени начала и окончания работы). Он закрепляется в трудовых договорах с работниками и правилах внутреннего трудового распорядка, являющихся локальным нормативным актом организации, наличие которого у работодателя обязательно. Кроме того, согласно ст. 21 ТК РФ работник обязан добросовестно исполнять трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, трудовую дисциплину и др. Следовательно, опоздание на работу (уход с работы) без уважительных причин нужно расценивать как нарушение одного из условий трудового договора, что является дисциплинарным проступком, за совершение которого предусмотрено дисциплинарное взыскание.
Однако если начисление и выплата премии зависят от достижения определенных количественных и качественных показателей, а не от соблюдения трудовой дисциплины, то работодатель не вправе лишить работника премии, если иное не предусмотрено в трудовом договоре или другом локальном нормативном акте.
Таким образом, в зависимости от того, как составлен локальный нормативный акт, выплата премий может быть как правом работодателя, так и обязанностью. Если основания для ее начисления не определены однозначно, обязанность работодателя по выплате премий установить невозможно, есть только право на это. Другими словами, принятая в организации система премирования может лишь предполагать выплату премии на основании установленных конкретных показателей и условий, а не обязывать выплатить ее при достижении определенных результатов.
Если исходя из трудовых (коллективных) договоров или локальных актов организации выплата премий является обязанностью работодателя, но не была осуществлена, то организация может быть привлечена к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение законодательства о труде.

Оформляем решение о выплате премий

Данное решение оформляется приказом (распоряжением) руководителя. При оформлении премий за особые успехи в труде или в связи с определенными датами, то есть носящих разовый характер, применяются унифицированные формы Т-11 (при премировании только одного работника), Т-11а (если премии назначаются нескольким работникам). Таким образом, форма Т-11а (Т-11) обязательна для применения и заполнения. Аналогичное мнение изложено в Письме УФНС по г. Москве от 25.04.2011 N 16-15/040299@. Кроме того, в приказе о премировании необходимо отразить, за какие успехи поощряется работник.
Однако если выплачиваются премии, предусмотренные системой оплаты труда организации (положением о премировании работников, коллективным (трудовым) договором), то издание приказов по унифицированным формам не является обязательным.
Чтобы обосновать обязательность оформления выплаты премий, напомним нормы налогового законодательства, согласно которым в расходы организации-налогоплательщика на оплату труда включаются предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (ст. 255 НК РФ):
— любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах;
— стимулирующие начисления и надбавки;
— компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда;
— премии и единовременные поощрительные начисления;
— расходы, связанные с содержанием работников.
В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии их связи с его финансово-хозяйственной деятельностью, направленной на получение доходов.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными:
— либо в соответствии с законодательством РФ;
— либо по обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной по договору работе).
Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, обеспечивающими формирование полной и достоверной информации о деятельности организации. Эти документы являются первичными, на основании которых ведется учет (ст. 313 НК РФ).
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если в этих альбомах не предусмотрена форма документов, они должны содержать следующие реквизиты:
— наименование документа;
— дату составления документа:
— наименование организации, от имени которой составлен документ;
— содержание хозяйственной операции;
— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
— наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
— подписи указанных лиц.