Учет рабочего времени

Точный учет отработанного времени — это не просто бюрократическая процедура, а прямая обязанность работодателя, установленная статьей 91 Трудового кодекса Российской Федерации. Правильно заполненный табель учета рабочего времени (далее ТУРВ) служит основанием для расчета заработной платы, позволяет контролировать соблюдение трудовой дисциплины и защищает интересы обеих сторон трудовых отношений в случае споров. Несмотря на это, многие организации, особенно малый бизнес, пренебрегают его ведением, что является грубым нарушением и влечет за собой значительные штрафы по статье 5.27 КоАП РФ.

Отсутствие табеля учета рабочего времени лишает работодателя законных оснований для начисления зарплаты, применения дисциплинарных взысканий и служит весомым доказательством нарушений при проверке Государственной инспекцией труда.

Что относится к рабочему времени?

Согласно статье 91 ТК РФ, рабочее время — это период, в течение которого работник должен исполнять свои трудовые обязанности, а также иные промежутки, законодательно приравненные к нему.

Помимо непосредственного выполнения работы, в рабочее время включаются:

• Специальные перерывы: Например, перерывы для обогрева на открытом воздухе в холодное время года (ст. 109 ТК РФ).
• Перерывы для кормления ребенка: Предоставляемые работающим женщинам с детьми до 1.5 лет, которые оплачиваются в размере среднего заработка (ст. 258 ТК РФ).
• Время простоя: Как по вине работодателя, так и по независящим от сторон причинам, которое оплачивается в размере не менее 2/3 средней заработной платы работника (ст. 157 ТК РФ).
• Время в пути к месту работы вахтовым методом.
• Периоды работы в командировке.

Рабочее время — это не только часы, проведенные сотрудником на рабочем месте за своими непосредственными обязанностями. Закон включает в это понятие и другие оплачиваемые периоды, связанные с трудовой деятельностью

Виды продолжительности рабочего времени:

• Нормальная: Не более 40 часов в неделю (ст. 91 ТК РФ).
• Сокращенная: Устанавливается для определенных категорий работников (несовершеннолетние, инвалиды I и II групп, работники с вредными условиями труда — ст. 92 ТК РФ).
• Неполная: Устанавливается по соглашению между работником и работодателем (ст. 93 ТК РФ).

Работа за пределами установленной для сотрудника продолжительности рабочего времени является сверхурочной и подлежит точному учету и повышенной оплате в соответствии со статьей 152 ТК РФ

Кто и как ведет табель?

Ответственное лицо
Для ведения табеля руководитель организации должен издать приказ о назначении ответственного сотрудника. Им может быть:

• Специалист отдела кадров;
• Бухгалтер по расчету заработной платы;
• Руководитель структурного подразделения;
• Секретарь или офис-менеджер.

Если в организации несколько отделов, целесообразно назначить ответственных в каждом из них, которые будут передавать сводные данные главному табельщику.

Обязанность по ведению табеля должна быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции сотрудника. Если это не было сделано изначально, необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору

Образец приказа о назначении ответственного за ведение табеля

[Наименование организации]
(ООО «Все о кадрах»)

ПРИКАЗ № 15-к
г. Москва «20» марта 2025 г.

О назначении ответственного за ведение
табеля учета рабочего времени

В целях обеспечения учета рабочего времени сотрудников и соблюдения требований ст. 91 Трудового кодекса РФ,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить специалиста отдела кадров Петрову Анну Игоревну ответственной за ведение табеля учета рабочего времени по организации в целом.
2. Установить, что Петрова А.И. обязана ежемесячно, не позднее 25-го числа текущего месяца, предоставлять заполненный и подписанный табель в бухгалтерию для расчета заработной платы.
3. Главному бухгалсту Ивановой М.И. ознакомить Петрову А.И. с настоящим приказом под подпись.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: ст. 91 Трудового кодекса РФ, должностная инструкция специалиста отдела кадров.

Руководитель организации _______________ /А.Б. Семенов/

С приказом ознакомлена:
_______________ /А.И. Петрова/
«20» марта 2025 г.

Формы табеля и электронный документооборот
Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 утверждены две унифицированные формы:

• Форма Т-12 — для ручного заполнения.
• Форма Т-13 — для автоматизированного учета (с помощью электронных пропусков, карточек и т.д.).

С 2021 года применение унифицированных форм не является обязательным. Организация вправе разработать и утвердить собственную форму табеля, но она должна содержать все обязательные реквизиты первичного учетного документа, указанные в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Электронный табель
Веду табель в электронном виде на основании данных системы контроля доступа (турникетов) — это законно. Однако такая система не освобождает от необходимости:

1. Вносить в табель коды отклонений (больничные, отпуска, простой) на основании оправдательных документов (больничных листов, приказов на отпуск).
2. Распечатывать и подписывать табель по итогам месяца для сдачи в архив. Электронный документ должен быть подписан квалифицированной электронной подписью.

Правила заполнения табеля: пошаговая инструкция

Шаг 1. Присвоение табельных номеров
Каждому сотруднику, включая совместителей (которым присваивается отдельный номер), присваивается уникальный табельный номер, который не меняется в течение всего срока работы и не передается другому лицу в течение 1-2 лет после увольнения.

Шаг 2. Выбор метода учета

• Сплошной метод: Регистрация всех явок и неявок.
• Метод отклонений: Регистрация только опозданий, неявок, сверхурочных часов и т.п. (более удобен для больших коллективов со стандартным графиком).

Шаг 3. Ежедневное внесение отметок
Рекомендуется вносить данные ежедневно, чтобы избежать ошибок и иметь актуальную информацию для оперативного управления.

Основные условные обозначения (коды):

Шаг 4. Подведение итогов за месяц
В конце месяца подсчитывается общее количество отработанных часов и дней по каждому сотруднику. Табель подписывается ответственным лицом, руководителем структурного подразделения и передается в бухгалтерию.

Образец заполнения табеля по форме Т-13 (фрагмент)

Табельный номер	ФИО	Должность	1 марта	2 марта	...	31 марта	Итого за месяц:
			Код	Часы	Код	Часы	...	Код	Часы	Дни	Часы
101	Иванов А.С.	Менеджер	Я	8	К		...	Я	8	20	160
102	Петрова Е.В.	Бухгалтер	ОТ		ОТ		...	ОТ		0	0
103	Сидоров П.К.	Водитель	Я	8	Б		...	Я	8	15	120

Сложные ситуации и частые ошибки

1. Вахтовый метод.

• Дни работы на вахте отмечаются кодом «ВМ» (05) с указанием часов.
• Дни междувахтового отдыха отмечаются кодом «ОВ» (27) без указания часов, так как это оплачиваемые дополнительные выходные.

2. Неполные часы работы.
Если рабочий день составляет 8 часов 12 минут, его можно указать как «8,2» (восемь целых две десятых часа) или «8:12». Минуты обязательно указывать, если они предусмотрены графиком.

3. Перевод часов.
При переходе на летнее/зимнее время в табеле проставляется фактически отработанное время по графику (6 или 8 часов соответственно).

4. Больничный, принесенный после закрытия табеля.
Если сотрудник принес листок нетрудоспособности после того, как табель был сдан в бухгалтерию и по нему начислена зарплата, необходимо:

• Составить корректировочный табель за тот месяц, на который пришелся больничный.
• На его основании бухгалтерия сделает перерасчет заработной платы.

Любое исправление в бумажном табеле должно быть заверено подписью ответственного лица и пометкой «Исправленному верить». Зачеркивание не допускается. Ошибку нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой, чтобы был виден первоначальный вариант, написать верные данные и заверить подписью.